Ein Vertrag reicht nicht: Warum Software-Einführung erst nach dem Go-Live richtig beginnt:

Ein neues Tool kaufen ist die leichte Übung. Die eigentliche Arbeit beginnt danach – wenn Menschen ihre gewohnten Excel-Listen, Papierprozesse und Routinen loslassen sollen. Luca Marie Müller vergleicht das im Webinar mit einer Fitnessstudio-Mitgliedschaft: Man ist hoch motiviert, unterschreibt den Vertrag – und trotzdem bringt der Vertrag allein noch kein Sixpack.

Stefanie Freiberg vom Universitätsklinikum Würzburg berichtet ganz offen, wo es bei ihrer eigenen Software-Einführung geklemmt hat, welche Widerstände entstanden sind und was sie beim nächsten Rollout anders machen würde. Corven Krenke zieht den Bogen von den ersten Sales-Gesprächen bis zum echten Erfolg im Alltag: Herausforderungen zeigen sich meist schon früh – wer sie erkennt, kann gegensteuern.

Das erwartet Sie in dieser Aufzeichnung:

📍 Teil 1 – Ausgangslage: Warum Software-Einführungen so oft scheitern.
Warum reines Einkaufen nicht reicht, und warum ausgerechnet Azubis bei einer Kommunikations-App die Gruppe mit der geringsten Nutzung waren – obwohl sie als „Digital Natives“ galten.

🤝 Teil 2 – Menschen mitnehmen: Wie Change Management in der Praxis funktioniert.
Fünf Nutzertypen von Early Adopter bis Verweigerer, warum Ängste ernst genommen werden müssen und warum ein Tool für jede Zielgruppe anders beworben werden muss.

🚀 Teil 3 – Der rote Faden: Von Sales über Rollout-Learnings zum echten Erfolg.
Vier Frühwarnsignale aus dem Sales-Prozess und Stefanies ehrliche Bilanz: Was am Uniklinikum Würzburg gut lief, wo es hakte und was sie beim nächsten Mal anders machen würde.

✅ Live Q&A: Luca Marie Müller, Corven Krenke und Stefanie Freiberg beantworten Fragen direkt aus der Praxis.

Das nehmen Sie aus diesem Webinar mit

➡️ Digital Natives sind kein Selbstläufer.
Am Universitätsklinikum Würzburg wurde monatelang die Produktion für eine neue Kommunikations-App geschult – die Azubis dagegen wurden vergessen, weil man dachte, sie würden sich die App „einfach so“ herunterladen. Das Ergebnis: Ausgerechnet die Azubis nutzten das Tool am wenigsten, obwohl sie einen eigenen Bereich für Berichtshefte hatten.

➡️ Sorgen und Bedenken müssen ernst genommen werden, egal wie kurios sie klingen.
Luca erzählt von einem Mitarbeiter, der überzeugt war, die Geschäftsleitung könne über die neue App sein Handy „abhören“. Wer solche Ängste nicht ernst nimmt, riskiert, dass sich diese Sorge im Kollegenkreis weiterträgt – unwidersprochen.

➡️ Fünf Nutzertypen reagieren unterschiedlich auf neue Tools:
Early Adopter, Pragmatiker, Zögerer, Skeptiker und Verweigerer. Wer den technikaffinen Early Adopter früh identifiziert und einbindet, gewinnt automatisch Pragmatiker und Zögerer mit – weil positive Erfahrungen sich im Kollegenkreis weitertragen.

➡️ Ein Tool, zwei Perspektiven, zwei Kommunikationsstrategien.
Für HR zählen Zeitersparnis, zentrale Datenhaltung und Fortschrittsübersicht. Für Azubis zählt etwas völlig anderes: Unterstützung beim Lernen, ein digitales Berichtsheft, das bei der Prüfungsvorbereitung hilft. Wer beide Zielgruppen mit denselben Argumenten bewirbt, verliert eine davon.

➡️ Vier Frühwarnsignale zeigen sich schon vor dem Go-Live.
Kein klar definierter Owner für die Einführung, zu weiche Ziele wie „wir wollen digitaler werden“, fehlende Einbindung betroffener Gruppen wie IT, Ausbilder oder Azubis, und einzelne Personen mit unrealistisch hohen Erwartungen an das Tool. Wer diese Signale früh erkennt, kann noch vor dem Rollout gegensteuern.

➡️ „Woran würdet ihr in sechs Monaten konkret merken, dass die Einführung erfolgreich war?“
Diese Frage aus dem Sales-Prozess macht vage Wünsche messbar: Wie viele Excel-Listen sollen wegfallen? Wie viele Stunden Aufwand sollen eingespart werden? Wie viele Nutzer sollen das System aktiv nutzen? Ohne solche Zielgrößen bleibt jede Einführung ein Bauchgefühl.

➡️ Die eigentliche Arbeit beginnt erst nach dem Go-Live.
Am Uniklinikum Würzburg – mit über 8.000 Mitarbeitenden und mehr als 700 Azubis und dual Studierenden – lief die Technik reibungslos, doch der wirkliche Erfolg zeigte sich erst im Alltag: bei Übergangsphasen zwischen alten und neuen Einsatzplänen, bei unterschiedlichen Bedürfnissen zwischen Verwaltung und Handwerk, bei Rückfragen von dual Studierenden, die ein Vierteljahr in der Theoriephase waren und nichts von der Umstellung mitbekommen hatten.

➡️ Ein Mix aus Online- und Offline-Kommunikation erreicht mehr Mitarbeitende.
Intranet-Posts, eine eigene Tool-Seite mit FAQs und Tutorials, Quartalstreffen per Zoom – und ein Foto in der Mitarbeiterzeitschrift, auf dem eine Azubine demonstrativ eine ausgedruckte Excel-Liste zerreißt, während eine andere strahlend ihr Handy mit dem digitalen Einsatzplan zeigt. Gerade bei Non-Desk-Mitarbeitenden ist dieser Mix entscheidend.

➡️ Führungskräfte sind der Hebel für Akzeptanz.
Wenn Führungskräfte das Tool selbst konsequent nutzen und positiv darüber sprechen, entsteht eine ganz andere Akzeptanz im Team, als wenn sie selbst zögern. Das Uniklinikum Würzburg hat Führungskräfte deshalb von Anfang an persönlich eingebunden, statt sie nur zu informieren.

➡️ Der informelle „Buschfunk“ wirkt oft stärker als jede offizielle Kommunikation. Eine echte Anekdote aus dem Webinar: Ein dual Studierender stand plötzlich vor der Tür einer Abteilung, bevor der offizielle Einsatz begann – ein Kollege prüfte kurz in der Software und stellte fest, dass der Plan bereits aktualisiert war. Diese Art von unmittelbarer Verlässlichkeit verbreitet sich unter Kolleginnen und Kollegen ganz ohne Kampagne.

➡️ Auch ein Jahr nach dem Go-Live sind nicht alle an Bord – und das ist normal.
Stefanie berichtet, dass noch heute vereinzelt E-Mails mit Verweis auf alte Excel-Listen eingehen. Ihre Lösung: konsequent wiederholen, bis es jeder verstanden hat – und irgendwann die alte Excel-Liste umbenennen in „Bitte nicht mehr nutzen“ und schließlich ganz vom Laufwerk entfernen.

➡️ Es gibt keinen perfekten Rollout.
Jede Einführung bringt Überraschungen, die vorher niemand auf dem Schirm hatte. Entscheidend ist nicht die perfekte Vorbereitung, sondern die Bereitschaft, im laufenden Prozess nachzusteuern, Feedback ernst zu nehmen und am Ball zu bleiben.

„Das beste Tool bringt nichts, wenn es nicht genutzt wird. Der Mehrwert eines Tools entsteht erst, wenn jede Zielgruppe ihren eigenen Nutzen kennt.“

Luca Marie Müller – Brand Ambassador @ Talent2Go GmbH

„Akzeptanz muss man sich erarbeiten. Technologie kann man kaufen.“

Stefanie Freiberg – Leitung Ausbildung & Studium @ Universitätsklinikum Würzburg

Webinar-Zusammenfassung: Vom Tool-Kauf zur Nutzung

Warum Software-Einführungen so oft an der Nutzung scheitern

Die Technik funktioniert praktisch immer – das ist nie das eigentliche Problem. Was scheitert, ist die Annahme, dass ein gutes Tool sich selbst erklärt und automatisch angenommen wird. Zwischen Kauf und echter Nutzung liegt ein Veränderungsprozess, der Kommunikation, Zeit und echtes Verständnis für unterschiedliche Bedürfnisse braucht. Wer diesen Prozess unterschätzt, erlebt genau das, was am Uniklinikum Würzburg mit den Azubis passierte: Die vermeintlich am einfachsten zu erreichende Zielgruppe wird zur größten Herausforderung.

Frühwarnsignale erkennen, bevor der Rollout beginntgs- und Einsatzplanung besser macht

Schon in den ersten Gesprächen vor dem Kauf zeigt sich, ob eine Einführung holprig wird: Gibt es einen klaren Verantwortlichen? Sind die Ziele konkret genug, um in sechs Monaten messbar zu sein? Sitzen alle relevanten Stakeholder und Gruppen – IT, Ausbilder, Azubis, Datenschutz – schon am Tisch? Und sind die Erwartungen an das Tool realistisch? Wer diese vier Punkte frühzeitig klärt, verkürzt den gesamten Einführungsprozess erheblich.

Was nach dem Go-Live wirklich zählt

Der Go-Live ist nicht das Ziel, sondern der Anfang. Erfolgreiche Einführungen leben von dauerhafter Kommunikation über Online- und Offline-Kanäle, von Führungskräften, die das Tool selbst vorleben, und von der Bereitschaft, auch ein Jahr später noch konsequent nachzusteuern – bis hin zur bewussten Entscheidung, alte Tools endgültig abzuschalten.

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