Nur 5% der Unternehmen schätzen ihren HR-Digitalisierungsgrad als „sehr hoch“ ein – obwohl Produktionsprozesse längst automatisiert sind. PDV-Systeme, ein inhabergeführtes IT-Unternehmen mit 120 Mitarbeitenden und 15 Azubis, hat den Sprung vom Excel-Chaos zur vernetzten HR-Landschaft vollzogen. In diesem Webinar berichten Angelina Küster und Sven-Florian Peinemann direkt aus der Praxis, wie die Einführung von Personio und Talent2Go Recruiting, Onboarding und Ausbildungsmanagement grundlegend verändert hat – mit echten Ergebnissen, konkreten Learnings und offenen Worten über das, was noch nicht perfekt ist.

Das erwartet Sie in dieser Aufzeichnung:

📍 Schritt 1 – Status quo & Warum Digitalisierung in HR unverzichtbar ist:
Wo steckt die meiste verschwendete Zeit – und was haben Excel-Listen, physische Aktenordner und fehlende Automatisierung wirklich mit Fachkräftemangel zu tun?

🚀 Schritt 2 – Recruiting & Bewerbermanagement mit Personio:
Wie PDV-Systeme den gesamten Recruiting-Prozess von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung digitalisiert hat – inkl. Live-Einblick in den Candidate-Journey-Flow

✅ Schritt 3 – Onboarding: Vom A4-Zettel zur digitalen Checkliste:
Wie automatisierte Aufgabenverteilung, Ampelsysteme und klare Verantwortlichkeiten sicherstellen, dass kein neuer Azubi mehr vor einem nicht vorbereiteten Schreibtisch sitzt

💡 Schritt 4 – Ausbildungsalltag mit Talent2Go:
Versetzungsplanung, digitales Berichtsheft, Sozialkompetenz-Spinnendiagramm, To-do-Management und E-Learning – wie das in der Praxis aussieht

🔗 Schritt 5 – Die Personio–Talent2Go-Integration in der Realität:
Wie die Schnittstelle funktioniert, welche Daten automatisch synchronisiert werden – und wo noch Feintuning nötig ist

Das nehmen Sie aus diesem Webinar mit

➡️ Excel ist kein HR-System – nie war es eines. PDV-Systeme startete mit einer Handvoll Mitarbeitern, Excel-Listen, physischen Akten und einem selbstprogrammierten EAP-System. Irgendwann funktioniert das nicht mehr – insbesondere, wenn Onboarding-Checklisten per Hand von Abteilung zu Abteilung gereicht werden.

➡️ Insellösungen sind teuer – auch wenn sie nichts kosten. Wer fünf Systeme hat, die nicht miteinander reden, hat fünf Orte, an denen Daten veralten, Fehler entstehen und manuelle Doppelpflege Arbeitszeit frisst. Ziel muss eine Single Source of Truth sein.

➡️ Recruiting digitalisiert sich nicht von allein – aber es lohnt sich sofort. Mit Personio lassen sich Stellenanzeigen mit wenigen Klicks auf mehreren Portalen gleichzeitig schalten, Bewerbungen zentral sammeln, Fachabteilungen ohne E-Mail-Cc einbinden und Eingangsbestätigungen automatisieren. Das Ergebnis: 40% Produktivitätssteigerung in HR-Prozessen bei mittelständischen Unternehmen.

➡️ Onboarding entscheidet über Bindung – nicht erst das Jahresgespräch. Moritz Rumstadts persönliche Erfahrung: Kein Laptop, niemand wusste, dass er da ist – nach einer Woche gekündigt. Bei PDV-Systeme ist das heute anders: Jede Aufgabe hat eine verantwortliche Person, ein Fälligkeitsdatum und ein Ampelsystem.

➡️ Versetzungsplanung ohne Excel spart bis zu 80% Planungsaufwand. Der größte Schmerzpunkt bei PDV-Systeme war die Ausbildungsplanung – Umformatieren, erneut hochladen, nicht die aktuelle Version im Intranet. Talent2Go automatisiert die Erstplanung und ermöglicht einfaches Feintuning.

➡️ Das digitale Berichtsheft macht Schluss mit der Blackbox. Zweistufiger Prüfprozess: Azubi schreibt, Lernstation zeichnet ab, Ausbilder gibt digital frei. Kein Ausdrucken mehr, keine Stapel – und der Rückstand fehlender Berichte ist auf Knopfdruck sichtbar.

➡️ Sozialkompetenz messbar machen – mit dem Spinnendiagramm. Azubi und Ausbilder bewerten dieselben Kriterien unabhängig voneinander. Die Übereinstimmungen und Abweichungen werden im Feedback-Gespräch gemeinsam besprochen – datenbasiert statt bauchgefühlbasiert.

➡️ Die Integration Personio-Talent2Go funktioniert – auch ohne fünfköpfige IT-Abteilung. Mit einem Hilfeartikel ist die Verknüpfung eingerichtet. Neue Azubis werden automatisch in Talent2Go angelegt, erhalten ihre Zugangsdaten und sehen direkt ihren Ausbildungsplan – kein manuelles Übertragen mehr.

„Digitale Systeme sind der heilige Gral in HR. Es gibt kein mühsames Suchen in Ordnern und Excel-Listen mehr. Die Daten sind für jeden zugänglich. Das hat dazu geführt, dass wir für strategische Personalarbeit deutlich mehr Zeit haben.“

Angelina Küster – Personalsachbearbeiterin & Ausbildungsverantwortliche, PDV-Systeme

Webinar-Zusammenfassung: Vom Papier-Chaos zur vernetzten HR-Landschaft – der Weg von PDV-Systeme

Ausgangslage: Wachstum ohne System

PDV-Systeme, IT-Spezialist für industrielle IT-Infrastruktur und -Sicherheit, wuchs in wenigen Jahren von einer kleinen Mannschaft auf 120 Mitarbeitende. Was dabei auf der Strecke blieb: die HR-Prozesse. Bewerbungen kamen per Post und E-Mail, wurden in Ordnern abgelegt und in Excel-Listen nachverfolgt. Das Onboarding lief per A4-Zettel durch die Abteilungen. Die Ausbildungsplanung: eine Matrix-Excel, die nach jeder Änderung manuell neu formatiert und ins Intranet hochgeladen werden musste. Sabine, Co-Founderin bei Talent2Go, kennt dieses Bild aus vielen Kundengesprächen: Es ist kein Versagen einzelner Personen – es ist ein strukturelles Problem, das erst bei wachsender Mitarbeiterzahl sichtbar wird.

Recruiting & Onboarding: Der erste Wandel mit Personio

Mit Einführung von Personio im Jahr 2020 veränderte PDV-Systeme zunächst Recruiting und Onboarding grundlegend. Stellenanzeigen werden heute mit wenigen Klicks auf mehreren Portalen gleichzeitig geschaltet, Bewerbungen landen gesammelt im System, Eingangsbestätigungen werden automatisch versendet, Fachabteilungen ohne E-Mail-Cc eingebunden. Moritz Rumstadt, Senior Partner Manager bei Personio, ergänzt die Zahlen: Mittelständische Unternehmen erzielen durch HR-Digitalisierung eine Produktivitätssteigerung von rund 40%. Das Onboarding bei PDV-Systeme wuchs von einer 7-Punkte-Checkliste auf heute über 20 Schritte – vollständig digital, mit Ampelsystem, automatisierten Erinnerungen und klaren Verantwortlichkeiten pro Aufgabe.

Integration & Learnings: Ehrlich statt glattgezogen

Die Personio–Talent2Go-Schnittstelle synchronisiert Stammdaten automatisch: Wird ein neuer Azubi in Personio angelegt, erscheint er direkt in Talent2Go, erhält seine Zugangsdaten und sieht sofort seinen Ausbildungsplan. Dokumente aus Talent2Go – etwa Zeugnisse oder Schulungszertifikate – werden automatisch in die Personio-Personalakte gespiegelt. Sven gibt dabei auch offen Feedback: Ausbildungsinhalte lassen sich noch nicht vollständig ohne Versetzungsplanung zuweisen, und automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei Versetzungen fehlen noch. „Aber wir sind ein Riesenschritt weitergekommen“, fasst er zusammen – und Sabine ergänzt: Dieses Feedback fließt direkt in die Produktentwicklung ein, in Kürze werden dazu bereits Updates veröffentlicht.

Tipps für die eigene Digitalisierungsreise

Moritz Rumstadt und Sven-Florian Peinemann geben am Ende des Webinars gemeinsam ihre wichtigsten Empfehlungen:

• Zuerst den Schmerzpunkt definieren – nicht die schickste Software kaufen, sondern das konkrete Problem lösen
• Alle Stakeholder frühzeitig einbinden – IT, Datenschutz und Betriebsrat so früh wie möglich
• Realistische Zeitplanung – Implementierungen dauern länger als erwartet, immer
• ROI mitdenken – eine Software kostet Geld, aber manuelle Prozesse kosten noch mehr
• Support und Onboarding des Anbieters prüfen – eine intuitive Software mit gutem Support ist mehr wert als ein günstiger Preis ohne Begleitung

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