Vom Excel-Tetris zum strukturierten Feedback-System: Wie die Baugesellschaft Hanau ihre Ausbildung digitalisiert hat – und was alle anderen daraus lernen können.

Berichtsmappen, die verschollen gehen. Azubis, die kurz vor der IHK-Anmeldung noch monatelang fehlende Nachweise nachholen müssen. Eine Ausbildungsplanung, die aussieht wie ein buntes Tetris-Spielfeld aus Excel-Reitern und Farbkästchen – und beim kleinsten Sonderwunsch eines Azubis stundenlange manuelle Umbauten erfordert. Und Beurteilungsbögen, die als Word-Dokument ausgedruckt, per Hand ausgefüllt, eingescannt und am Ende doch irgendwo in einem Ordner verschwinden.

Das war die Ausgangssituation bei der Baugesellschaft Hanau – einem kommunalen Wohnungsunternehmen mit rund 75 Mitarbeitenden, 4.260 Wohnungen und einer Personalleitung, die buchstäblich alles von A bis Z alleine stemmt. Mareike Förtsch berichtet in diesem Webinar offen und ehrlich, wie die Entscheidung für Talent2Go fiel, wie die Einführung lief – und warum sie nach knapp einem Dreivierteljahr rund 80% Zeitersparnis unterzeichnen würde.

Das erwartet Sie in dieser Aufzeichnung:

📋 Teil 1 – Die Ausgangslage: Excel-Tetris, Papiermappen und das Hinterherlaufen-Problem: Wie Ausbildungsplanung als farbcodiertes Tetris-Spiel aussah, warum Berichtsmappen kurz vor der Prüfung plötzlich verschwunden waren – und bei welchem Moment klar wurde: So kann es nicht weitergehen

🔍 Teil 2 – Die Entscheidung: 7 Anbieter im Vergleich, 2 im Finale – und warum Talent2Go gewonnen hat: Welche Must-haves Mareike definiert hat, warum Berichtsheft-only-Lösungen sofort ausschieden und was letztlich den Ausschlag gab

🚀 Teil 3 – Das neue Beurteilungswesen in Talent2Go: flexibel, digital, aussagekräftig: Wie das neue Beurteilungsmodul funktioniert, welche Kompetenzfelder, Fragen und Antwortformate sich individuell konfigurieren lassen – und warum selbst die Geschäftsführerin bei der Baugesellschaft Hanau Berichtshäfte freigibt

✅ Live Q&A: Jahresbeurteilungen für alle Mitarbeitenden, Azubi-Feedback zu Abteilungen, Exportfunktionen, Betriebsratseinbindung – direkt beantwortet

Das nehmen Sie aus diesem Webinar mit

➡️ Über 50% aller Ausbildungsabbrüche hängen direkt oder indirekt mit fehlendem Feedback zusammen. Das zeigt der Datenreport aus dem Berufsbildungsbericht 2025. Azubis, die keine strukturierten Rückmeldungen bekommen, wissen oft nicht, woran es liegt, wenn es nicht läuft – und Betriebe erkennen Probleme zu spät, um gegenzusteuern. Regelmäßige Beurteilungsgespräche reduzieren Konflikte nachweislich um bis zu 30%.

➡️ Die Baugesellschaft Hanau hat in knapp einem Dreivierteljahr rund 80% Zeitersparnis erreicht. Mareike Förtsch beschreibt den Unterschied plastisch: Berichtsmappen, die wochenweise hinterherlaufen mussten – ersetzt durch eine App, in der Azubis ihren Nachweis unterwegs schreiben können. Ausbildungsplanung als Tetris-Excel – ersetzt durch eine automatisierte Dreijahresplanung auf Knopfdruck. Beurteilungsbögen als umlaufende Word-Dokumente – ersetzt durch ein flexibles digitales System, das alle Beteiligten automatisch einlädt.

➡️ „Excel-Tetris“ – und was dahintersteckt. Wer in einer Ausbildungsabteilung mit mehreren Azubis, mehreren Abteilungen und gelegentlichen Sonderwünschen plant, kennt das: Reiter pro Azubi, Reiter pro Abteilung, Farbkodierungen für Verfügbarkeiten. Funktioniert – solange nichts dazwischenkommt. Sobald ein Azubi länger in einer Abteilung bleiben möchte, beginnt das Puzzle von vorn. Talent2Go ersetzt diesen Aufwand durch eine automatisierte Planung, die Kapazitäten, Sperrzeiten und Lehrjahre selbstständig berücksichtigt.

➡️ Berichtsmappen, die vor der IHK-Anmeldung verschwinden – kein Einzelfall. Bei der Baugesellschaft Hanau passierte genau das: Azubis kamen kurz vor der Prüfung und hatten ihre Mappe seit Wochen nicht mehr gesehen. Das Ergebnis: monatelange Nacharbeit unter enormem psychischen Druck, genau in der Phase, in der die Azubis eigentlich alle Kapazität für die Prüfungsvorbereitung brauchen. Mit dem digitalen Berichtsheft in Talent2Go existiert dieses Problem schlicht nicht mehr.

➡️ 7 Anbieter verglichen, 2 im Finale – und warum die Must-have-Liste entscheidet. Mareike hat sich vor der Entscheidung eine klare Pro-Kontra-Liste erstellt: Was muss die Software können? Was wäre ein schönes Zusatzfeature? Anbieter, die nur das Berichtsheft abbilden, flogen sofort raus. Ebenso solche, bei denen Ausbildungsplanung oder Lernplattform fehlten. Am Ende standen zwei Anbieter im Finale – und Talent2Go gewann durch die Kombination aus Vollständigkeit, moderner Optik, intuitiver Bedienung und einem Support-Chat, der innerhalb von Stunden antwortet.

➡️ Das neue Beurteilungsmodul: ein Baukastensystem nach dem Lego-Prinzip. Kompetenzfelder, Fragenkataloge, Antwortformate (Skala, Single Choice, Multiple Choice, offene Frage, Zahl, Datum), Pflichtfragen, optionale Fragen, Einleitungs- und Abschlusstexte, Tagged Questions für kaufmännische vs. technische Berufe – alles frei konfigurierbar. Wer noch keinen eigenen Bogen hat, startet mit dem Talent2Go-Standardbogen. Wer bereits einen vom Betriebsrat abgestimmten Bogen hat, überträgt ihn eins zu eins in das System.

➡️ Selbsteinschätzung, Fremdeinschätzung, Lernstations-Feedback – alles aus einem System. Talent2Go weiß, wer als Stammausbilder bei welchem Azubi hinterlegt ist. Bei der Anlage einer Beurteilung werden die richtigen Personen automatisch zugewiesen – ohne manuelle Suche. Selbst- und Fremdeinschätzungen laufen parallel, die Auswertung zeigt auf einen Blick, wo große Abweichungen zwischen Selbst- und Fremdbild bestehen – und genau diese Abweichungen werden zum Gesprächseinstieg im Beurteilungsgespräch.

➡️ Bei der Baugesellschaft Hanau gibt sogar die Geschäftsführerin Berichtshäfte frei – und findet das richtig gut. Jede Führungskraft ist Lernstationsverantwortliche, inklusive Geschäftsführung. Das bedeutet: Die Azubis verbringen ein bis zwei Monate in der Geschäftsführung – und die Geschäftsführerin kontrolliert inhaltlich die Berichtshäfte. Azubis erleben das als Wertschätzung, die sie in kaum einem anderen Unternehmen erwarten würden.

➡️ Frühes Stakeholder-Management ist der entscheidende Erfolgsfaktor bei der Einführung. Mareike hat Betriebsrat, Führungskräfte, Stabsstellen und Azubis von Beginn an eingebunden – noch bevor die Entscheidung für einen Anbieter gefallen war. Das Ergebnis: Als der Go-live kam, wussten alle, was sie erwartet. Die Azubis fragten im wöchentlichen Azubi-Meeting schon Wochen vorher: „Wann geht’s endlich los?“

➡️ Einmal pro Woche „OpenTable für digitale Anwendung“ – ein simples, wirkungsvolles Format. Die Baugesellschaft Hanau hält jeden Donnerstag von 11 bis 12 Uhr eine offene Sprechstunde ab. Wer Fragen zu Talent2Go, SAP, Outlook oder Excel hat, kommt vorbei. Manchmal sind es 20 Personen, manchmal zwei. Das Format senkt die Hemmung, Fragen zu stellen – und sorgt dafür, dass kein Problem wochenlang ungelöst bleibt.

„80% Zeitersparnis – das könnte ich auf jeden Fall unterschreiben. Es ist wirklich eine enorme Entlastung. Und gerade dadurch haben wir jetzt endlich die Zeit, uns wirklich dem Thema Beurteilungen zu widmen – was vorher durch den Aufwand hinten runtergefallen ist.“

Mareike Förtsch – Personal- und Ausbildungsleiterin @ Baugesellschaft Hanau

„Über 50% aller Ausbildungsabbrüche hängen direkt oder indirekt mit fehlendem Feedback zusammen. Azubis, die nicht wissen, wo sie stehen, verlieren die Orientierung – oft lange bevor irgendjemand es bemerkt.“

Sabine Furtwängler – Co-Founderin @ Talent2Go

Webinar-Zusammenfassung: Ausbildungsverwaltung & Azubi-Beurteilung endlich sinnvoll verbinden

Warum klassische Ausbildungsverwaltung 2026 an ihre Grenzen stößt

Papierordner mit Klarsichtfolien. Berichtsmappen, die verschollen gehen. Ausbildungs- und Einsatzplanungen, die nach dem Tetris-Prinzip funktionieren und beim ersten Sonderwunsch kollabieren. Beurteilungsbögen als Word-Dokumente, die per E-Mail kursieren – in veralteten Versionen, von denen niemand weiß, welche die aktuelle ist. Das ist kein Problem kleiner Unternehmen, das ist der Alltag vieler Ausbildungsabteilungen in Deutschland. Rund ein Drittel der Webinar-Teilnehmenden gab an, noch vollständig analog unterwegs zu sein. Weitere 30% nutzen Insellösungen, die zwar das Berichtsheft digitalisieren, aber alles andere unberührt lassen.

In drei Schritten zum digitalen Beurteilungswesen – ohne Riesenprojekt

Wer noch nie strukturiert beurteilt hat und nicht weiß, wo anfangen: Der Einstieg funktioniert über den Talent2Go-Standardbogen. Keine eigene Vorlage nötig, keine monatelange Konzeptionsphase. Wer bereits einen vom Betriebsrat abgestimmten Bogen hat, überträgt ihn einmalig in das System – und kann ihn danach jederzeit ohne Versionschaos aktualisieren. Die erste Beurteilungsrunde lässt sich mit einer Pilotgruppe starten: eine Lernstation, ein Lehrjahr, ein Durchgang. Iterativ skalieren statt alles auf einmal perfekt machen – das ist die Empfehlung, die Mareike und das Talent2Go-Team aus der Praxis mitgeben.

KOSTENLOSE POTENZIAL-ANALYSE

Bereit, Ihre Ausbildung zu digitalisieren?

Erfahren Sie kostenlos, welche Ihrer Ausbildungsprozesse sich mit Talent2Go sofort effizienter gestalten lassen.

👉 Produkt-Demo entdecken