„Ich will es wirklich gar nicht mehr missen. Alles ist jetzt digital, zentral, einheitlich – und hat wirklich zu einer Steigerung der Ausbildungsqualität geführt.“

Wie ein Berliner Versicherungsunternehmen das Excel-Chaos hinter sich gelassen hat –
und 50% seiner Zeit im Ausbildungswesen einspart.

Das hat die IDEAL Versicherung AG mit Talent2Go erreicht:

100%

papierlos – kein Ausdrucken, kein Unterschreiben, kein Einscannen mehr.

50%

Zeitersparnis in der Ausbildungsverwaltung- und Dokumentation.

100%

Überblick & Transparenz über Nachwuchskräfte, Einsätze und Lernfortschritt.

100%

papierlos – kein einziges physisches Berichtsheft mehr.

50%

Zeitersparnis in der Ausbildungsverwaltung- und Dokumentation.

100%

Überblick & Transparenz über Nachwuchskräfte, Einsätze und Lernfortschritt.

Personalentwicklung & Ausbilder @ IDEAL Versicherung

Zusammengefasst: Warum IDEAL auf Talent2Go setzt

Konstantin Rohde war als einziger Ausbildungsverantwortlicher bei der IDEAL für bis zu elf Azubis in vier Ausbildungsberufen zuständig – und verlor immer mehr Zeit an Excel-Tabellen, Papierberichte und ein IHK-Tool, das immer wieder Probleme machte. Nach einem gezielten Anbietervergleich fiel die Entscheidung für Talent2Go – und keine drei Wochen später war die IDEAL live.

50% Zeitersparnis in der Ausbildungsverwaltung – mehr Zeit für Gespräche mit den Azubis

100% papierlos – kein Berichtsheft wird mehr ausgedruckt, unterschrieben oder eingescannt

Go-Live in unter 3 Wochen – inkl. Betriebsrat, Datenschutz und IT-Freigabe

Beurteilungen nach jedem Einsatz statt nur halbjährlich – digital, anpassbar, nachvollziehbar

Begeisterte Azubis nutzen E-Learning aktiv auf dem Heimweg und in der Berufsschule

Inhaltsverzeichnis:

Die Herausforderung

Die Lösung

Das Ergebnis

Die Herausforderung

Die IDEAL Lebensversicherung bildete schon immer aus – mit Herzblut und Überzeugung. Doch hinter dem Anspruch auf gute Ausbildung steckte ein organisatorischer Alltag, der vor allem eines kostete: Zeit.

Konstantin Rohde, als einziger Ausbildungsverantwortlicher im Haus zuständig für Azubis, duale Studenten und Praktikanten, hatte irgendwann genug vom Excel-Dschungel und begann, gezielt nach einer besseren Lösung zu suchen.

Die größten Pain Points vor Talent2Go:

📄 📊 Excel-Tapete statt System – fehleranfällig und nicht skalierbar

Die gesamte Einsatzplanung – wer ist wann in welcher Abteilung – lief über Tabellen. Solange nur wenige Azubis da waren, ging es noch so. Doch die IDEAL bildete in verschiedenen Jahren sehr unterschiedlich viele Nachwuchskräfte aus: mal drei, mal acht, mal elf – je nachdem, wie der Bewerbermarkt es zuließ.

Spätestens bei elf Azubis in vier verschiedenen Ausbildungsberufen mit individuellen Rotationsplänen stieß Excel an seine Grenzen. „Für drei Azubis geht's noch so. Für 11 muss man wirklich ein Rätselfan sein, um das alles richtig hinzubekommen.“ Hinzu kam: Jede neue Ausbildungsordnung musste manuell als PDF heruntergeladen, angepasst, unterschrieben und wieder hochgeladen werden – ein Prozess, der sich bei jedem Azubi und jedem Berichtszeitraum wiederholte.

📄 Papierchaos beim Berichtsheft

Word-Dokumente ausdrucken, unterschreiben lassen, einscannen, als PDF hochladen – ein mehrstufiger manueller Prozess, der bei jedem Azubi und jedem Berichtszeitraum wiederholt wurde.

🔧 Kein Support, keine Verlässlichkeit beim IHK-Tool

Das kostenlose Berichtsheft-Tool der IHK war die Ausgangslösung bei der IDEAL – aber kein tragfähiges Fundament. Konstantin war der zentrale Organisator, seine Mentoren vor Ort hingegen – also die Fachvorgesetzten, die den Azubis das Versicherungs- und Immobilien-Know-how vermitteln – mussten das System eigenständig bedienen. Die Folge: wiederkehrende Rückfragen, technische Probleme und immer wieder Fälle, in denen eingereichte Ausbildungsnachweise schlicht nicht ankamen. „Ich weiß gar nicht, wie oft ich mit den Mentoren besprochen habe: Wie funktioniert das? Und dann: Es kam doch nichts an.“ – Mehraufwand statt Entlastung.

🗂️ Keine zentrale Übersicht

Dokumente, Beurteilungen, Zeugnisse und Notizen waren über verschiedene Systeme verstreut – kein zentraler Ort, an dem man schnell den Stand eines Azubis überblicken konnte

Die Lösung

Nach dem Vergleich mehrerer Anbieter fiel die Entscheidung für Talent2Go – ausschlaggebend waren der Funktionsumfang als echte All-in-One-Lösung, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis am Markt und nicht zuletzt das moderne Design: Während viele Wettbewerber optisch an längst vergangene Windows-Zeiten erinnerten, präsentierte sich Talent2Go zeitgemäß. Vom Vertragsabschluss bis zum Go-Live vergingen keine drei Wochen – Betriebsrat, Datenschutz und IT-Abteilung waren alle eingebunden und signalisierten schnell grünes Licht.

📋 Digitales Berichtsheft & Ausbildungsmanagement

Das manuelle Berichtsheft-Chaos gehört bei der IDEAL der Vergangenheit an. Azubis erfassen ihre Ausbildungsnachweise digital – ob am PC oder per Smartphone – und reichen sie mit wenigen Klicks zur Genehmigung ein. Der Mentor erhält eine automatische Benachrichtigung, gibt frei, und Konstantin bestätigt abschließend digital. Kein Ausdrucken, kein Unterschreiben, kein Einscannen, kein Rüberschicken.

Für die Prüfungsanmeldung bei der IHK genügt ein PDF-Export per Klick. Dank individuell angepasster Vorlagen – mit IDEAL-Logo und unternehmensspezifischen Feldern – entsteht ein einheitliches, professionelles Bild für alle Ausbildungsformen.

🗓️ Einsatzplanung & Verwaltung

Die komplexe Rotationsplanung – wer ist wann in welcher Abteilung – läuft nun zentral über Talent2Go. Gerade bei mehreren Ausbildungsberufen mit individuellen Pflichteinsätzen war das vorher eine echte Herausforderung. Heute sehen alle Beteiligten – Azubi, Mentor und Ausbildungsverantwortlicher – auf einen Blick, was als nächstes ansteht und was bereits abgeschlossen ist.

📈 Beurteilungen & Talent Management

Beurteilungsgespräche finden bei der IDEAL nun nach jedem Einsatzabschnitt statt – nicht mehr nur halbjährlich. Der anpassbare Beurteilungsbogen in Talent2Go bildet die Grundlage: unternehmensspezifische Fragen, digitale Durchführung, kein Papierchaos.

Notizen zu einzelnen Azubis – von Pünktlichkeit bis Entwicklungsfortschritt – werden direkt im System hinterlegt, sodass der Gesamtverlauf jederzeit nachvollziehbar bleibt.

🎓 E-Learning & Lerninhalte

Die digitalen Lerninhalte waren ursprünglich kein primäres Ziel – wurden aber zu einem echten Bonus. Azubis nutzen die Lernmodule aktiv: auf dem Heimweg, in Freistunden der Berufsschule, wann immer es passt. „Bisher habe ich gar keine negativen Sachen gehört“, so Konstantin.

Ein weiterer Vorteil im Recruiting: Wenn Bewerber sehen, dass Ausbildung digital und modern gestaltet ist, macht das einen Unterschied – besonders in einer Branche, in der das Wort „Versicherung“ nicht unbedingt für Coolness steht.

Das Ergebnis

Was sich bei der IDEAL verändert hat, lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Weniger Bürokratie, mehr echte Ausbildungsarbeit. Die Zeit, die früher in Excel-Tabellen, Papierstapel und manuelle Koordination geflossen ist, steht heute für das zur Verfügung, was wirklich zählt – das Gespräch mit dem Azubi.

Konstantin bringt es selbst auf den Punkt: Statt auf den Ausbildungsnachweis zu schauen, kann er jetzt einen Kaffee holen und einfach fragen: „Sag mal, wie geht es dir eigentlich?“

50% Zeitersparnis

in der Ausbildungsverwaltung- und Dokumentation

100% papierlos

Kein Berichtsheft wird ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt

< 3 Wochen bis zum Go-Live

vom Vertragsabschluss bis zur ersten aktiven Nutzung

Beste Preis-Leistung

im direkten Anbietervergleich

Ich will es wirklich gar nicht mehr missen. Alles ist jetzt digital, zentral, einheitlich – und hat wirklich zu einer Steigerung der Ausbildungsqualität geführt.

Für drei Azubis geht es mit Excel noch so. Aber für 11 muss man wirklich ein Rätselfan sein, um das alles richtig hinzubekommen. Und dass es wirklich jetzt alles an einem Ort ist – das ist ein großer Mehrwert.

Ausbilder @ IDEAL Versicherung AG

Video: 50% weniger Verwaltung – 100% mehr Zeit für echte Ausbildung

Konstantin Rohde, Ausbildungsverantwortlicher bei der IDEAL Lebensversicherung, gibt im gemeinsamen Webinar mit Talent2Go einen ehrlichen und praxisnahen Einblick in seinen Ausbildungsalltag: Wie er aus dem Excel-Chaos herausgefunden hat, was ihn zur Entscheidung für Talent2Go geführt hat – und warum er die Plattform heute nicht mehr missen möchte.

Ausbildungsberufe:

Kaufmann/-frau für Büromanagement
Kaufmann/-frau für Versicherungen & Finanzanlagen
Immobilienkaufmann/-frau
Duales Studium BWL Versicherung
Duales Studium Informatik
Duales Studium BWL/ Immobilienmanagement
Duales Studium Wirtschaftsmathematik
Fachinformatiker/-in für Systemintegration

Website: www.ideal-versicherung.de

Weitere Erfolgsgeschichten

Vom Papierstapel zur digitalen Ausbildungsplattform

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