Die Digitalisierung der Ausbildung schreitet voran – und der Markt für digitale Berichtsheft-Software wächst mit. Für Ausbildungsverantwortliche in Unternehmen bedeutet das: mehr Auswahl, aber auch mehr Orientierungsbedarf.
Gemäß Berufsbildungsgesetz (BBiG) ist das Führen eines Berichtshefts für alle Auszubildenden verpflichtend – unabhängig davon, ob dies analog oder digital geschieht. Seit Oktober 2017 ist die elektronische Form des Ausbildungsnachweises offiziell erlaubt, und viele IHK- sowie Handwerkskammern akzeptieren digitale Lösungen ausdrücklich, sofern sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Nachfrage steigt: Besonders Betriebe mit mehreren Auszubildenden und Ausbildern profitieren von der Umstellung – während kleinere Handwerksbetriebe mit wenigen Azubis den Wechsel bislang oft noch scheuen.
Welches Tool hält im Ausbildungsalltag wirklich, was es verspricht? Welches skaliert mit dem Betrieb? Wir haben zehn relevante Anbieter für Ausbildungsbetriebe verglichen.
💡 Das Wichtigste vorab: Ein digitales Berichtsheft allein löst keine strukturellen Herausforderungen in der Ausbildung. Es schafft jedoch den administrativen Freiraum, den Ausbildungsverantwortliche brauchen, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Entwicklung ihrer Nachwuchskräfte.
Die entscheidenden Kriterien für die Auswahl eines digitalen Berichtshefts
Nicht jeder Anbieter kommuniziert transparent, was seine Software für Ausbildungsbetriebe tatsächlich leistet – und was nicht. Für diesen Vergleich haben wir 13 Kriterien definiert, die im Ausbildungsalltag wirklich relevant sind:
- Fokus: Handelt es sich um ein reines digitales Berichtsheft oder ein ganzheitliches Ausbildungssystem?
- Funktionsumfang Digitales Berichtsheft: Welche Funktionen bietet das digitale Berichtsheft konkret?
- Nutzen: Welchen konkreten Mehrwert bringt das Tool für Ausbilder und Azubis/ Nachwuchskräfte?
- Arbeitsweise: Unterstützt das Tool aktiv durch Workflows und Automatisierungen oder bleibt es bei manueller Eingabe?
- Mobile App: Gibt es eine native App oder eine mobile Weblösung?
- Individuelle Darstellung: Wie flexibel sind Vorlagen und Ansichten anpassbar?
- Ausbilder & Standorte: Wie viele Ausbilder und Standorte können abgebildet werden – und entstehen dabei zusätzliche Kosten?
- Erweiterbarkeit: Kann das Tool um weitere Funktionen (Add-Ons) erweitert werden?
- Datenschutz: Wo liegen die Server?
- Preis- & Lizenzmodell: Wie ist das Preismodell aufgebaut und welche Tarife oder Optionen gibt es?
- Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv ist die Nutzung für Azubis und Ausbilder im täglichen Einsatz?
- Datensicherheit & DSGVO: Welche Sicherheitsstandards und Zertifizierungen sind vorhanden?
- Integration: Gibt es Schnittstellen zu bestehenden HR-Systemen?
- Support: Wie gut ist der Support erreichbar und wie schnell werden Anfragen im Alltag bearbeitet?
10 digitale Berichtsheft-Tools für Ausbildungsbetriebe
1. Talent2Go
Talent2Go ist nichtn ur kein klassisches Berichtsheft-Tool, sondern eine Plattform für ganzheitliches Ausbildungsmanagement. Die Plattform kombiniert die Pflichtdokumentation mit der Einsatzplanung, Beurteilungen, automatisierten Workflows und E-Learning – mit dem Ziel, Ausbildung nicht nur zu dokumentieren, sondern aktiv zu steuern.
Ein zentrales Argument für wachsende Ausbildungsbetriebe ist das Lizenzmodell: Talent2Go berechnet keine Kosten pro Ausbilder oder Standort.
Seit 2026 bietet Talent2Go das digitale Berichtsheft als eigenständige, kostenlose Lösung für alle Ausbildungsbetriebe in Deutschland an – unbegrenzt und ohne Haken. Keine Kosten pro Azubi, kein Limit bei Standorten oder Berufen, keine Einrichtungsgebühr. Das Angebot gilt bis zum 31. Dezember 2026 und richtet sich an Betriebe, die unkompliziert und rechtssicher in die digitale Ausbildungsdokumentation einsteigen möchten – egal ob 5 oder 500 Auszubildende.
| Kriterium | Talent2Go |
|---|---|
| 🎯 Fokus | Ganzheitliches Ausbildungsmanagement statt isolierter Dokumentation |
| ⚙️ Funktionsumfang | Übermittlung, Kommentierung und Freigabe des digitalen Berichtshefts, Einzel- und Sammelexporte für Prüfungen, Individuelle Azubi-Profile mit Stammdaten, Steuerung und Entwicklung der Ausbildung |
| ✅ Nutzen | Prüfungszulassung und strategische Talententwicklung in einem System |
| 🔄 Arbeitsweise | Proaktiv durch automatische Erinnerungen, klare Workflows und strukturierte Prozesse |
| 📱 Mobile App | Responsive Web-App, optimiert für alle Endgeräte |
| 🎨 Individuelle Darstellung | Hohe Anpassbarkeit an Unternehmensstrukturen, Prozesse und Ausbildungsmodelle |
| 📈 Azubis, Ausbilder & Standorte | Digitales Berichtsheft für unbegrenzt viele Ausbilder und Unternehmensstandorte |
| 🔗 Erweiterbarkeit | Vollständig in das Ausbildungsmanagement-System integrierbar, über viele Add-Ons erweiterbar |
| 🔒 Datenschutz | Server-Hosting in Deutschland |
| 💶 Preis- & Lizenzmodell | Bis 31.12.2026 komplett kostenlos – kein Risiko, keine Vertragslaufzeit |
| 🖥️ Benutzerfreundlichkeit | Moderne, intuitive Oberfläche für Ausbilder und Auszubildende |
| 🛡️ Datensicherheit & DSGVO | DSGVO-konform, ISO 27001-zertifiziert |
| 🔌 Integration | Über 160 Integrationen und Schnittstellen zu HR-Systemen |
| 🛠️ Supportmöglichkeiten | Persönlicher Support (E-Mail, Telefon, Live-Chat), Onboarding-Begleitung, Help Center, schnelle Reaktionszeiten, Wissensdatenbank (B2B-Level) |
Wer mehr benötigt, kann das kostenlose Berichtsheft jederzeit um Module wie Ausbildungsplanung, 360°-Feedback, oder das individuelle Beurteilungswesen erweitern. Die Plattform wächst mit den Anforderungen des Unternehmens mit – und lässt sich nahtlos in bestehende HR-Systemlandschaften integrieren.
2. Zubido
Zubido ist eine in sich geschlossene Berichtsheft-App mit starkem Fokus auf die mobile Nutzung. Die Anwendung bietet Chat-Funktionen, einen Offline-Modus und standortbasierte Gruppierungen. Allerdings ist Zubido eine reine Insel-Lösung: Tiefe Integrationen in bestehende HR-Systeme (z. B. für späteres Talentmanagement oder automatisierte Übernahme-Prozesse) sind nicht vorgesehen.
| Kriterium | Zubido |
|---|---|
| 🎯 Fokus | Mobile Berichtsheft-App |
| ⚙️ Funktionsumfang | Berichte, Freigaben, Chat, Offline-Modus, Erinnerungen |
| ✅ Nutzen | Mobile Dokumentation der Ausbildung, auch ohne Internetverbindung nutzbar |
| 🔄 Arbeitsweise | Eher reaktiv, jedoch mit KI-Unterstützung und Chat-Funktion |
| 📱 Mobile App | Native iOS/Android-App |
| 🎨 Individuelle Darstellung | Branding ab Plus-Tarif |
| 📈 Ausbilder & Standorte | Ausbilder-Accounts sind unbegrenzt kostenlos. Für Standort- und Gruppenverwaltungen wird der Plus-Tarif benötigt |
| 🔗 Erweiterbarkeit | Beschränkt auf Tarif-Upgrades (Basic, Plus, Premium) |
| 🔒 Datenschutz | EU-Server oder Standardvertragsklauseln |
| 💶 Preis- & Lizenzmodell | 30 Tage testen Basic: Ab 1,80 €/ Azubi und Monat Plus: 2,80 €/ Azubi und Monat (ab 3 Azubis) Premium: ab 2,03 €/ Azubi und Monat (bis 500 Azubis) |
| 🖥️ Benutzerfreundlichkeit | Mobiler Fokus & einfach Bedienbarkeit und Registrierung |
| 🛡️ Datensicherheit & DSGVO | DSGVO-konform |
| 🔌 Integration | Keine Schnittstellen zu anderen HR-Systemen |
| 🛠️ Supportmöglichkeiten | FAQ-Bereich; technischer Support per E-Mail aus der App heraus |
3. BLok
BLok ist seit 2012 als digitales Berichtsheft in der deutschen Ausbildungspraxis verbreitet und damit eine der ältesten Anbieter, der von offiziellen Stellen (IHK/HWK) empfohlen wird. Das Projekt wurde durch den Bund und den Europäischen Sozialfonds gefördert, was zur breiten Unterstützung beigetragen hat. Die Benutzerfreundlichkeit steht oft in der Kritik, da die Oberfläche zweckmäßig, aber wenig modern wirkt.
| Kriterium | BLok |
|---|---|
| 🎯 Fokus | Klassisches Online-Berichtsheft mit Kammer-Unterstützung |
| ⚙️ Funktionsumfang | Dokumentation, Verwaltung, Einschätzungsrunden, Lernortkooperation, Digitale Prüfungsübermittlung |
| ✅ Nutzen | Digitalisierung von Papierprozessen inkl. Entwicklungsdokumentation |
| 🔄 Arbeitsweise | Formulareingabe, Freigabe und Export |
| 📱 Mobile App | Mobile Ansicht vorhanden, keine App |
| 🎨 Individuelle Darstellung | Gering, stark standardisiert |
| 📈 Ausbilder & Standorte | Ausbilder können ohne Mehrkosten angelegt werden. Sollen mehrere Standorte getrennt voneinander verwaltet werden, fällt eventuell noch eine Einrichtungsgebühr an |
| 🔗 Erweiterbarkeit | Planungsmodul und Checklistenmodul |
| 🔒 Datenschutz | Server-Hosting in Deutschland |
| 💶 Preis- & Lizenzmodell | Einrichtungsgebühr 79,95 € 12,00 € pro Azubi pro Jahr |
| 🖥️ Benutzerfreundlichkeit | Zweckmäßig – fehlende Benutzerfreundlichkeit |
| 🛡️ Datensicherheit & DSGVO | DSGVO-konform |
| 🔌 Integration | Keine Schnittstellen zu anderen HR-Systemen |
| 🛠️ Supportmöglichkeiten | Offizieller E-Mail-Support der BPS GmbH; ausführliches Online-Handbuch und Wiki-FAQ vorhanden |
4. Azubi Digital
Azubi Digital positioniert sich als intelligente, papierlose Software zur Vereinfachung von Ausbildungs- und Prüfungsprozessen. Das Tool verknüpft webbasierte Desktop-Anwendungen mit mobilen Apps. Erweiterte Funktionen wie eine Lernapp oder Rahmenlehrplan-Auswertungen sind dem Pro-Tarif vorbehalten.
5. Azubiheft.de
Azubiheft.de ist eine webbasierte Lösung für die simple Dokumentation. Damit eignet sich das Tool vor allem für kleinere bis mittlere Handwerksunternehmen, denen eine reine Pflichterfüllung ausreicht. Für Innungsbetriebe gibt es oft Sonderkonditionen.
6. u-form Testsysteme
u-form Testsysteme bietet mit dem „Azubi-Navigator“ ein Ausbildungsmanagement-System. Wer lediglich die gesetzliche Pflichtdokumentation digitalisieren möchte, kann nur mit der Basis-Version starten. Sollen darüber hinaus auch IHK-Rahmenpläne, Zeugnisgeneratoren, Unterweisungen oder eine automatisierte Versetzungsplanung genutzt werden, stehen die teureren Plus- oder Premium-Pakete zur Verfügung.
7. e-Zubis
Die e-Zubis App ist die offizielle digitale Lösung des ZVEH (Zentralverband der Deutschen Elektro- und Informationstechnischen Handwerke) und richtet sich ausschließlich an Unternehmen und Auszubildende in elektrotechnischen Handwerksberufen. Die Anwendung ist die digitale Antwort auf das klassische Berichtsheft und bietet Berufsvorgaben direkt in der App. Es bietet keine branchenübergreifenden Skalierungsmöglichkeiten.
| Kriterium | e-Zubis |
|---|---|
| 🎯 Fokus | Berichtsheft-App exklusiv für E-Handwerksberufe |
| ⚙️ Funktionsumfang | Berichte, Freigaben, Chat, Offline-Modus, Erinnerungen |
| ✅ Nutzen | Branchenspezifische, mobile Dokumentation direkt nach den Vorgaben des Elektrohandwerks |
| 🔄 Arbeitsweise | Proaktiv durch automatischen Erinnerungen |
| 📱 Mobile App | Native App vorhanden |
| 🎨 Individuelle Darstellung | keine branchenübergreifende Skalierung oder umfassendes Unternehmensbranding |
| 📈 Ausbilder & Standorte | Ausbilder-Accounts sind unbegrenzt kostenlos. Für Standort- und Gruppenverwaltungen sowie zentrale Rechnungen wird der Plus-Tarif benötigt. |
| 🔗 Erweiterbarkeit | Auf E-Handwerksberufe beschränkt |
| 🔒 Datenschutz | EU-Richtlinien |
| 💶 Preis- & Lizenzmodell | Für Innungsbetriebe Basic: 2,41 €/ Azubi & Monat Plus: 3,25 €/ Azubi & Monat (ab 3 Azubis) Premium: ab 2,35 €/Monat (Paket bis 500 Azubis) Nicht-Innungsbetriebe Basic: 3,25 €/Monat. Plus: 4,33 €/Monat (ab 3 Azubis) Premium: ab 3,14 €/Monat |
| 🖥️ Benutzerfreundlichkeit | Mobiler Fokus & einfach Bedienbarkeit |
| 🛡️ Datensicherheit & DSGVO | DSGVO-konform |
| 🔌 Integration | Keine Schnittstellen zu anderen HR-Systemen |
| 🛠️ Supportmöglichkeiten | Fachliche Fragen an den ZVEH, bei App-Abstürzen muss ein E-Mail-Ticket an den Entwickler (Zubido) gestellt werden |
8. Regionale IHK- und HWK-Apps
Einige Kammern stellen Ausbildungsbetrieben kostenlose digitale Berichtsheft-Lösungen zur Verfügung. Diese Lösungen sind auf die jeweilige Kammer begrenzt und decken das rechtliche Minimum ab. Für standortübergreifende Strukturen, betriebliche Auswertungen oder kammerübergreifende Nutzung sind sie nicht konzipiert.
⚠️ Achtung, wichtiges Risiko: Das IHK-„Serviceportal Bildung“ (welches das digitale Berichtsheft vieler regionaler IHKs bereitstellt) wird bundesweit zum 31. Dezember 2026 eingestellt. Betriebe, die sich jetzt für eine IHK-Lösung entscheiden, müssen also zeitnah mit einem erneuten Systemwechsel rechnen.
Weitere Informationen finden Sie in hier ➡️
| Kriterium | IHK-/HWK-Apps |
|---|---|
| 🎯 Fokus | Regionale Kammer-Lösungen zur reinen Pflichterfüllung |
| ⚙️ Funktionsumfang | Basisdokumentation (Tages-/Wochenberichte), Dateianhänge, Kommentarfunktion, Online-Einreichung, digitale Freigabeprozesse |
| ✅ Nutzen | Kostenfreie und 100% prüfungskonforme Grundfunktion |
| 🔄 Arbeitsweise | Reaktiv (Eingabe, Kontrolle, Freizeichnung durch Ausbilder) |
| 📱 Mobile App | Meist einfache browserbasierte Web-App, die für Smartphones optimiert ist |
| 🎨 Individuelle Darstellung | Nicht vorhanden (Standard-Layout der Kammern) |
| 📈 Ausbilder & Standorte | Meist streng kammerbezogen eingeschränkt; ungeeignet für komplexe Firmenstrukturen |
| 🔗 Erweiterbarkeit | Nur Standardsoftware |
| 🔒 Datenschutz | Hohe Sicherheit durch offizielles Kammer-Hosting in Deutschland |
| 💶 Preis- & Lizenzmodell | Kostenlos für Mitgliedsunternehmen der jeweiligen Kammer |
| 🖥️ Benutzerfreundlichkeit | Einfach und zweckmäßig gehalten |
| 🛡️ Datensicherheit & DSGVO | DSGVO-konform |
| 🔌 Integration | Keine Erweiterung in Richtung HR-System oder Ausbildungsmanagement |
| 🛠️ Supportmöglichkeiten | Hotline ist die zuständige Kammer; stark abhängig von der Erreichbarkeit und dem technischen Wissen des regionalen Sachbearbeiters |
9. Azubibericht.com
Azubibericht.com ist kein Betriebstool, sondern eine intelligente Schreibhilfe, die sich ausschließlich an Auszubildende richtet. Wenn Auszubildende im Word/Excel-Chaos stecken oder Schwierigkeiten haben, ihre Wochenberichte fachlich korrekt zu formulieren, bietet die Anwendung Unterstützung. Das System generiert automatisch Berichtsheft-Einträge auf Basis offizieller IHK/HWK-Rahmenpläne. Da eine Ausbilder- oder Betriebsverwaltung nicht Bestandteil des Angebots ist, eignet es sich für Unternehmen nicht als Management-Tool.
10. autoFACHMANN
autoFACHMANN ist das offizielle Ausbildungsmedium des Zentralverbands Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe (ZDK) und richtet sich ausschließlich an Kfz-Mechatroniker. Das Angebot kombiniert ein Ausbildungsmagazin, ein E-Learning-System mit virtueller Werkstatt und ein digitales Berichtsheft. Die Lösung ist branchengebunden und nicht für andere Ausbildungsberufe einsetzbar.
| Kriterium | autoFACHMANN |
|---|---|
| 🎯 Fokus | Ausbildungsmedium für Kfz-Mechatroniker inkl. Fachmagazin (Print oder digital) |
| ⚙️ Funktionsumfang | Berichtsheft, E-Learning, virtuelle Werkstatt, Ausbildungsmagazin |
| ✅ Nutzen | Kombination aus Lernsystem und Pflichtdokumentation für Kfz-Berufe |
| 🔄 Arbeitsweise | Lern- und dokumentationszentriert |
| 📱 Mobile App | Vorhanden |
| 🎨 Individuelle Darstellung | Stark standardisiert auf Branche, kein individuelles Branding |
| 📈 Ausbilder & Standorte | Auf Kfz-Betriebe beschränkt, keine unternehmensübergreifende Skalierungslogik |
| 🔗 Erweiterbarkeit | Geschlossenes System ohne externe Erweiterungen |
| 🔒 Datenschutz | Nicht vollständig ausgewiesen |
| 💶 Preis- & Lizenzmodell | Bestandteil des Gesamtangebots, Preise nicht separat ausgewiesen |
| 🖥️ Benutzerfreundlichkeit | Logisch aufgebaute Menüführung |
| 🛡️ Datensicherheit & DSGVO | DSGVO-konform angegeben |
| 🔌 Integration | Keine HR-Schnittstellen vorhanden |
| 🛠️ Supportmöglichkeiten | Support über Verlag/ZDK-Strukturen (E-Mail/Telefon), Fokus auf inhaltliche & technische Fragen, kein individueller B2B-Support |
Welches digitale Berichtsheft passt zu welchem Ausbildungsbetrieb?
Die Wahl der richtigen Software hängt von den konkreten Anforderungen des Betriebs ab. Grundsätzlich gilt: Betrieb und Auszubildende müssen sich im Ausbildungsvertrag auf die elektronische Form einigen – und der Betrieb muss sicherstellen, dass geeignete Endgeräte zur Verfügung stehen. Die folgende Einordnung hilft bei der Entscheidung:
- 🏠 Einzelstandort, wenige Azubis, kostenloser Einstieg: Azubiheft.de oder regionale Kammer-Apps können als erste digitale Lösung dienen, wenn ausschließlich die gesetzliche Dokumentation abgebildet werden soll. Dabei sollten jedoch eingeschränkte Funktionen sowie mögliche Systemwechsel (z. B. bei Kammerlösungen) berücksichtigt werden
- ⚡ Elektrotechnische Handwerksbetriebe: e-Zubis ist auf elektrotechnische Ausbildungsberufe spezialisiert und bietet eine branchenspezifische Lösung für die digitale Dokumentation
- 🔧 Kfz-Ausbildungsbetriebe: autoFACHMANN kombiniert Berichtsheft und Lerninhalte speziell für die Kfz-Branche, ist jedoch ausschließlich auf diesen Bereich ausgelegt un bietet keine individuellen Möglichkeiten
- 📚 Fokus auf Prüfungsvorbereitung: u-form Testsysteme legt den Schwerpunkt auf Lernmodule und Prüfungsbegleitung. Das digitale Berichtsheft ist dabei nur ein Bestandteil und nicht als eigenständige, flexible Lösung nutzbar
- ✍️ Betriebe, die Azubis beim Schreiben unterstützen möchten: Azubibericht.com hilft beim Formulieren von Berichtsheften, ersetzt jedoch weder ein betriebliches System noch einen strukturierten Ausbildungsprozess
- 🚀 Wachsende Betriebe, mehrere Standorte, verschiedene Ausbildungsberufe: Talent2Go bietet ein Lösung, die unbegrenzte viele Ausbildungsverantwortliche und Standorte anbietet. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, das Berichtsheft in ein vollständiges Ausbildungsmanagement-System einzubetten. Bis Ende 2026 ist das digitale Berichtsheft komplett kostenlos für alle Ausbildungsbetriebe verfügbar.
Fazit & Ausblick: Das richtige digitale Berichtsheft für die Zukunft Ihrer Ausbildung
Digitale Berichtshefte unterscheiden sich deutlich in ihrem Leistungsumfang. Während einfache Insel-Lösungen nur die gesetzliche Pflicht erfüllen, bieten moderne Systeme die Möglichkeit, die Ausbildung aktiv zu steuern und Talente nach der Prüfung zu übernehmen. Für kleinere Betriebe kann eine Basislösung ausreichend sein. Wachsende Unternehmen profitieren jedoch massiv von skalierbaren Systemen mit Automatisierung, echten Schnittstellen und transparenten Preismodellen.
Sie wissen jetzt, welche Tools es im Bereich digitales Berichtsheft gibt und was sie im Ausbildungsalltag wirklich leisten. Der nächste logische Schritt: der Wechsel – sauber geplant, ohne Datenverluste und mit konkreten Handlungsschritten für den Rollout. Wie das in der Praxis aussieht, lesen Sie in unserem Schritt-für-Schritt-Leitfaden.
👉 Berichtsheft-Wechsel: 7 Schritte zur digitalen Alternative
