Digitale Meetings: Offline, online und hybrid durch die Ausbildung

Spätestens seit der Pandemie sind sie aus dem Arbeitsalltag kaum noch wegzudenken: Digitale Meetings. Kundengespräche, interne Teamabsprachen oder Jahresgespräche finden immer häufiger virtuell statt. Wenn man auf die richtigen Rahmenbedingungen achtet, kann das viele Vorteile mit sich bringen – gerade auch in der Ausbildung. Wir zeigen Ihnen, wie das geht.

Das ideale Setup: Online, offline, hybrid?

Einen wichtigen Punkt möchten wir gleich vorab machen: Es gibt nicht das eine perfekte Setup für ein Meeting in der heutigen Arbeitswelt. Jedes Meeting ist individuell und hat damit andere Anforderungen, andere Teilnehmende, andere Beschränkungen und andere Planungszeiträume. 

Jedes Meetingformat hat seine eigenen Vor- und Nachteile, daher sollte man vor jeder Entscheidung, wie ein Meeting gestaltet werden soll, immer genau überlegen, was Sinn und Zweck dieses Meetings ist und welches Format sich dafür am besten eignet

Online Meetings

• Vorteile: Schnell aufgesetzt, keine große Vorbereitung nötig, keine Anreise nötig, geringe Kosten (keine Location- und Cateringkosten, maximal Kosten eines Videotelefonieanbieters) 
• Nachteile: Mindestanforderungen an technisches Setup (d.h. gute Kamera, gutes Mikrofon, stabile Internetleitung), keine bzw. wenig persönliche Interaktion möglich

Online Meetings eignen sich besonders für wiederkehrende Treffen zu Prozessabsprachen (z.B. wöchentliche/monatliche Jour-Fixe-Termine) oder für Austauschtermine zwischen unterschiedlichen Standorten (ggf. auch Zeitzonen).

Offline Meetings

• Vorteile: Persönlicher Austausch, Raum für kreatives Zusammenarbeiten, Möglichkeit für Führungen, Anschauungsmaterial, Ausprobieren von Produkten/Dienstleistungen
• Nachteil: Höherer koordinatorischer Aufwand, Kosten bei externen Locations und Catering, Zeitaufwand durch Anreise, Ausschluss bestimmter Gruppen (z.B. Mitarbeitende im Ausland)

Offline Meetings eignen sich besonders für erste Kennenlerntermine, bei denen es darum geht, eine persönliche Beziehung aufzubauen, sowie für Termine, bei denen vor allem das Netzwerken und der persönliche Austausch im Vordergrund stehen. Auch interaktive Workshops oder andere Termine, für die es Anschauungsmaterialien oder etwas zum Ausprobieren gibt, werden am besten offline durchgeführt.

Hybride Meetings

Hybride Meetings werden häufig als “das Beste aus beiden Welten” angepriesen und sie können in der Tat viele Vorteile kombinieren. 

Darauf sollten Sie bei hybriden Meetings achten:

• Hochwertiges technisches Setup, d.h. eine gute Kamera- und Mikrofontechnik für die Teilnehmenden vor Ort zur Übertragung in einen digitalen Raum
• Vorstellungsrunde, damit die alle wissen, wer vor Ort teilnimmt und wer virtuell
• Klare Rollenverteilung, d.h. eindeutige Ansprechpartner für die Moderation, für das technische Setup, ggf. für die separate Betreuung der Personen vor Ort und der Personen im virtuellen Meetingraum
• Abgestimmte Regeln, z.B. zu Wortmeldungen und Rückfragen
• Ausreichend Zeit für Pausen
• Interaktive Elemente, z.B. durch virtuelle Whiteboards wie Conceptboard oder Miro
• Auflockerungen, z.B. durch kurze Check-In Spiele/Aktivitäten (z.B. mit dem Check-In-Generator) oder aktivierende Elemente nach einer Mittagspause (z.B. aus der online Datenbank “Wilde Workshop Spiele”) 
• Feedbackmöglichkeiten, damit Sie für das nächste hybride Meeting wissen, was gut war und was noch besser laufen könnte

Der Wandel hin zu einer hybriden Arbeitskultur vollzieht sich immer schneller. Daher sind in den letzten Jahren immer mehr Tools und Plattformen entstanden, um virtuelle Meetings ansprechender und besser zu machen. Neben den klassischen Videokonferenzanbietern wie Zoom, Microsoft Teams, Google Meet oder WebEx, gibt es innovative Tools, die vor allem auch das virtuelle Netzwerken in den Vordergrund stellen. Dazu gehören u.a. gather.town, remo oder trember.

Auch die erweitere “Toollandschaft” rund um virtuelle Meetings hat sich in den letzten Jahren deutlich weiterentwickelt. Um online Meetings noch interaktiver zu gestalten, gibt es neben den klassischen virtuellen Whiteboards wie Miro, MURAL oder Conceptboard beispielsweise Slido und Mentimeter (für Q&As und Umfragen), Votr (für sichere digitale Abstimmungen), Kahoot (für Online-Quizze), Click It (für gemeinsame Fotos von virtuellen Treffen) oder Fanomena (für digitale Goodiebags).

Digitale Meetings in der Ausbildung

Sicherlich haben Ihre Azubis bereits jetzt einige digitale Meetings, die ganz natürlich in ihrer Ausbildung vorkommen, zum Beispiel Teamabsprachen oder Termine mit Kund:innen, die sie begleiten. Wir möchten Ihnen hier im Artikel daher noch ein paar weitere Impulse mit auf den Weg geben, wie Sie ganz gezielt die Vorteile digitaler Meetings nutzen können, um ein attraktives Angebot für Ihre Azubis zu schaffen.

Idee 1: Teilnahme an Kund:innengesprächen

Virtuelle Gespräche mit Kund:innen gehören heute zum Tagesgeschäft. Das bietet gerade Azubis die Chance, bei hochrangigen Gesprächen dabei zu sein, die vor einigen Jahren noch ausschließlich vor Ort bei den Kund:innen stattgefunden haben – und damit häufig außerhalb der Reichweite von Azubis waren.

Nutzen Sie diese Möglichkeit, Ihren Azubis vielfältige Einblicke in Gespräche mit Ihren externen Stakeholdern zu geben. So schaffen Sie nicht nur eine hohe interne Bindung zum eigenen Unternehmen, sondern gleich auch eine wichtige Bindung zu den Kund:innen.

Idee 2: Austauschformate mit anderen Standorten

Wenn Sie als größerer Betrieb mehrere Standorte oder sogar internationale (Tochter-/Mutter-)unternehmen haben, dann sind digitale Meetings eine ideale Möglichkeit, die Azubis der jeweiligen Orte miteinander zu vernetzen. 

Bieten Sie interne Austauschformate, virtuelle Stammtische oder andere Netzwerkmöglichkeiten an, damit sich Ihre Azubis über Standorte, Ausbildungsjahre und Fachrichtungen hinweg austauschen können. Das schweißt nicht nur zusammen, sondern bereitet Ihre Azubis auf mögliche weitere Stationen an anderen Standorten vor und schafft dazu ein besseres Gesamtverständnis, was Ihr Unternehmen macht und wie es wo an welchen Themen arbeitet.

Idee 3: Externe Fachvorträge

Digitale Meetings bringen viele Vorteile mit sich – unter anderem eröffnen sie die Möglichkeit, Personen für Vorträge gewinnen zu können, die sonst aufgrund von Anreisezeiten o.ä. nicht zur Verfügung stehen würden. Hier haben Sie die Chance, spannende Speaker:innen aus Ihrem Fachbereich einzuladen, können aber auch virtuelle Schulungen zu einer Reihe von Soft Skills digital anbieten.

Machen Sie sich als Arbeitgeber und Ausbildungsbetrieb attraktiv und werben Sie aktiv damit, dass Sie Ihren Azubis die Möglichkeit geben, sich auch über den Betrieb hinaus weiterzubilden, mit spannenden Personen aus der Branche auszutauschen und virtuell neue Netzwerke zu erschließen.

Idee 4: Digitale Lerngruppen

Gerade, wenn es in der Berufsschule heiß hergeht, können Lerngruppen ein entscheidender Erfolgsfaktor sein. Neben digitalen, ausbildungsbegleitenden Lernmaterialien, wie denen von Prüfung2Go, können Sie digitale Lerngruppen initiieren, um Ihre Azubis noch besser untereinander zu vernetzen. Nutzen Sie Ihr Wissen aus dem Talent2Go Ausbilderdashboard und bringen Sie gezielt Personen mit ähnlichen Zielsetzungen, Lernthemen oder Perspektiven zusammen.

Idee 5: Onboarding mit dem CEO

Gerade die ersten Wochen und Monate im Betrieb sind entscheidend, um Azubis von sich zu überzeugen. Für die meisten ist die Ausbildung der erste Schritt in die Arbeitswelt, sodass vieles noch neu und ungewohnt ist. Nutzen Sie diese erste Zeit, um Ihren Azubis Wertschätzung entgegenzubringen und zeigen Sie Ihnen, dass sie ein wertvoller Teil des Unternehmens sind und man sich auf die gemeinsame Entwicklung freut. 

Eine gute Möglichkeit all da zu kommunizieren, ist ein Austauschtermin mit dem CEO bzw. der Geschäftsführung, die noch einmal “von ganz oben” signalisieren kann, dass die Azubis die Zukunft des Unternehmens sind. Da es gerade in größeren Unternehmen kaum möglich sein wird, CEO und alle neuen Azubis an einem Tag an einem Ort zusammenzubringen, kann hier ein digitales Meeting eine wunderbare Möglichkeit sein, trotz räumlicher Distanz emotionale Nähe zu schaffen.

Die digitale Welt bietet Ihnen viele Möglichkeiten, potenzielle, neue und bestehende Azubis von sich und Ihrem Betrieb zu überzeugen. Gut aufgesetzte und strategisch durchdachte digitale Meetings können hier eine entscheidende Säule sein.

Wenn Sie darüber hinaus mit einem durchdachten, komplett digitalen und innovativen Ausbildungsmanagement punkten wollen, dann freue ich mich darauf, mit Ihnen ins Gespräch zu kommen. Melden Sie sich jetzt für eine kostenfreie Demo an und werden Sie schon bald Teil unserer Community aus über 40 begeisterten Partner:innen.