Im Mittelpunkt dieses Artikels steht die Ausbildungsplanung – ein entscheidender Faktor für den Erfolg dualer Ausbildungen. Doch was genau ist ein betrieblicher Ausbildungsplan, und welche Unterschiede gibt es zum Ausbildungsrahmenplan? Und vor allem, wie erstellt man einen Ausbildungsplan, der nicht nur den rechtlichen Anforderungen genügt, sondern auch einen echten Mehrwert für Azubis und Unternehmen darstellt?
Wir beleuchten die rechtlichen Anforderungen, untersuchen aktuelle Praktiken in der Ausbildungsplanung und präsentieren Ideen und Tipps, um Ihre Ausbildungspläne effektiv zu gestalten. Indem wir die Best Practices für eine erfolgreiche Ausbildungsplanung hervorheben, möchten wir Unternehmen unterstützen, ihre Ausbildungsprogramme zu optimieren und so den Grundstein für die Entwicklung zukünftiger Fachkräfte zu legen.
Rechtliche Grundlagen Ausbildungsplanung
Die Ausbildungsplanung in Deutschland ist durch das Berufsbildungsgesetz (BBiG) und das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) geregelt. Diese Gesetze definieren die Struktur und Inhalte der dualen Ausbildung und setzen Standards für die Qualität und Durchführung von Ausbildungsprogrammen.
Was ist der Unterschied zwischen Ausbildungsplan und Ausbildungsrahmenplan?
Ein zentrales Element ist der betriebliche Ausbildungsplan, der als Teil des Ausbildungsvertrags die zeitliche und sachliche Gliederung der Ausbildungsinhalte festlegt. Er soll sicherstellen, dass die Auszubildenden alle für ihren Beruf notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse erwerben. Während der Ausbildungsrahmenplan die bundesweit einheitlichen Inhalte und Ziele einer Ausbildung festlegt, konkretisiert der betriebliche Ausbildungsplan diese Vorgaben für den spezifischen Kontext eines Unternehmens. Die IHK-Berlin fasst kurz und knapp zusammen, was der Ausbildungsplan ist: “Er gibt an, was, von wem, wo, wie und wann vermittelt wird.”
Was gehört in einen Ausbildungsplan?
Jeder Ausbildungsbetrieb ist verpflichtet, einen detaillierten Ausbildungsplan zu erstellen, der Auskunft darüber gibt, was in der Ausbildung passieren wird. Dazu zählen die Ausbildungsziele, die zu vermittelnden Fertigkeiten und Kenntnisse sowie die Methoden ihrer Vermittlung. Der Plan muss auch Auskunft über die Abfolge und zeitliche Verteilung der Ausbildungsinhalte geben, um zu zeigen, wie ein betrieblicher Ausbildungsplan aussehen muss. Die Industrie- und Handelskammern (IHK) oder Handwerkskammern (HWK) bieten hierfür Ausbildungsplan-Vorlagen an, die Betriebe als Grundlage verwenden können, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Wer überprüft die Ausbildungsplanung?
Die zuständigen Stellen, wie die IHK oder HWK, überwachen die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften in den Ausbildungsbetrieben. Sie prüfen regelmäßig, ob die Ausbildungseignung der Betriebe und Ausbilder:innen gegeben ist und ob der Ausbildungsplan den Anforderungen entspricht. Bei Nichteinhaltung der Vorgaben können Sanktionen verhängt werden, bis hin zum Entzug der Ausbildungsberechtigung.
Es ist für Betriebe also essentiell, die rechtlichen Anforderungen genau zu kennen und umzusetzen. Dennoch gibt es einigen Spielraum für individuelle Anpassungen, solange die gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllt sind.
Status Quo: Ausbildungsplanung heute oft nicht ideal
Trotz der zunehmenden Verfügbarkeit technologischer Lösungen verlassen sich viele Unternehmen nach wie vor auf traditionelle, manuelle Methoden zur Gestaltung ihrer Ausbildungspläne. Zentral hierbei ist der Einsatz von Excel-Tabellen und anderen manuellen Werkzeugen. Diese Methoden bieten zwar eine gewisse Flexibilität und sind für kleinere Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl von Auszubildenden durchaus praktikabel, stoßen jedoch schnell an ihre Grenzen, wenn es um die Verwaltung komplexerer Ausbildungsstrukturen geht.
Hier exemplarisch fünf häufige Herausforderungen, die bei der manuellen Ausbildungsplanung auftreten können:
- Fehleranfälligkeit: Manuelle Eingaben führen oft zu Fehlern, die sich negativ auf die Planung und Durchführung der Ausbildung auswirken können.
- Inkonsistenzen: Unterschiedliche Versionen von Dokumenten können zu Unklarheiten und Inkonsistenzen in der Ausbildungsplanung führen.
- Zeitaufwand: Die manuelle Verwaltung und Aktualisierung von Plänen ist zeitaufwendig und kann Ressourcen binden, die anderswo effektiver eingesetzt werden könnten.
- Fehlende Dynamik: Die manuelle Verwaltung erschwert die Aktualisierung und Anpassung von Ausbildungsplänen, was besonders in dynamischen Arbeitsfeldern, in denen sich Anforderungen schnell ändern können, problematisch ist.
- Fehlende Skalierbarkeit: Während Excel für kleinere Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl von Auszubildenden noch handhabbar sein mag, stößt diese Methode bei größeren Betrieben schnell an ihre Grenzen.
Trotz dieser Nachteile greifen viele Unternehmen weiterhin auf Excel und ähnliche Tools zurück, oft aufgrund fehlender Kenntnisse über alternative Lösungen oder wegen der angenommenen Kosten und Komplexität der Implementierung neuer Systeme.
Die Effizienz und Genauigkeit manueller Planungsmethoden hängen stark von der Sorgfalt und Expertise der verantwortlichen Personen ab. Während kleinere Ausbildungsprogramme noch effektiv manuell verwaltet werden können, zeigt die Erfahrung, dass mit steigender Komplexität und Anzahl der Auszubildenden der Bedarf an präziseren und effizienteren Planungswerkzeugen wächst.
Eine unzureichende Ausbildungsplanung kann nicht nur zu Verwirrung und Frustration bei den Auszubildenden und Ausbildern führen, sondern auch die Qualität der Ausbildung nachhaltig beeinträchtigen. Wie geht es also besser?
Best Practices: Wie muss ein betrieblicher Ausbildungsplan aussehen?
Immer mehr Unternehmen erkennen heute die Notwendigkeit, ihre Ausbildungsplanung zu modernisieren und nach effizienteren, fehlerresistenten Methoden zu suchen. Zusätzlich wird das Thema Talentmanagement im Zeitalter des Fachkräftemangels immer häufiger schon in der Ausbildung relevant. Doch wie bei vielen großen Digitalisierungsfragen wissen viele Betriebe nicht, wo sie anfangen können.
Ein gut gestalteter Ausbildungsplan kann ein erster Schritt sein, die eigenen Azubis nicht nur effizient und stressfrei durch die Ausbildung führen, sondern Azubis und Ausbildungsleiter:innen z.B. konkret bei der Entscheidungsfindung unterstützen, wann beispielsweise ein Auslandsaufenthalt passen könnte, ob eine Verkürzung möglich oder eine Verlängerung nötig ist.
Ideen für die Digitalisierung des Ausbildungsplans
Die zentrale Idee der Digitalisierung des Ausbildungsplans ist es, dass man wegkommt von einem starren Dokument, hin zu einer digitalen digitalen Ausbildungsmanagement, das sich gemeinsam mit dem Azubi im Laufe seiner bzw. ihrer Ausbildung flexibel entwickelt. Viele neuere Ausbildungsordnungen verlangen mittlerweile neben allgemeinen Ausbildungsplänen für Ausbildungsberufe die Erstellung von individuellen betrieblichen Ausbildungsplänen. So soll allen Azubis jeweils individuell aufgezeigt werden können, wie ihre Ausbildung abläuft, was sie wann erwartet und wo Gestaltungsspielräume sind.
Vorteile einer automatisierten und digitalen Ausbildungsplanung:
- Schnell und effizient: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand bei der Erstellung, Aktualisierung und Verwaltung von Ausbildungsplänen erheblich.
- Maximal flexibel: Ihre Azubis verkürzen die Ausbildung, gehen für einige Zeit ins Ausland, wechseln in eine Teilzeitausbildung oder kommen aus einem anderen Betrieb und möchten sich ihre durchlaufene Ausbildungszeit anrechnen lassen? All das lässt sich, gerade bei einer großen Anzahl an Azubis, in starren Excel-Dokumenten nur schwer übersichtlich darstellen und planen.
- Immer aktuell: Eine automatisierte Ausbildungsplanung erlaubt schnelle Anpassungen der Ausbildungspläne an sich ändernde Rahmenbedingungen, neue Technologien oder aktualisierte Ausbildungsverordnungen. Dies gewährleistet, dass die Ausbildung ohne großen Rechercheaufwand stets aktuell bleibt.
- Alles im Blick: Digitale Plattformen ermöglichen es, dass alle Beteiligten (Auszubildende, Ausbilder:innen, Personalverantwortliche) jederzeit Zugriff auf den Ausbildungsplan und den aktuellen Ausbildungsstand ihrer Azubis haben. Das fördert Transparenz, erleichtert die Kommunikation und ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung des Fortschritts.
- Individuelles Feedback: Detaillierte Berichte und Analysen zur Ausbildungsleistung und zu einzelnen Ausbildungsverläufen können sich bei einer digitalen Ausbildungsplanung mit wenigen Klicks erstellen lassen. Dies hilft nicht nur den Azubis, sondern auch Ihrem HR-Team, kontinuierliche Verbesserungen zur Ausbildungsqualität zu treffen.
Für uns ist klar: Für ein individuelles Ausbildungsmanagement braucht es ein übersichtliches, digitales und effizientes internes Management der aktuellen betrieblichen Ausbildungsplanung – und genau hier setzen wir mit unserer Expertise an.
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Wir bei Talent2Go möchten Unternehmen ermutigen, ihre Ausbildungspläne zu nutzen, um nicht nur Compliance zu gewährleisten, sondern darüber hinaus ein optimales Lernumfeld zu schaffen. Wir automatisieren den Prozess der betrieblichen Ausbildungsplanung, damit Sie die maximale Zeitersparnis gewinnen.
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