Ausbildungszeugnis erstellen: Infos, Vorlagen, Beispiele & Checkliste

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Inhaltsverzeichnis

„Stellen Sie sich vor, Ihr bester Azubi bittet Sie um ein Zeugnis. Ihnen bleibt wenig Zeit, und der Stapel Arbeit auf Ihrem Schreibtisch wächst. Wie schaffen Sie es, ein wertschätzendes, professionelles und vor allem rechtssicheres Zeugnis zu erstellen und was sollte überhaupt darin enthalten sein?“

Wenn diese Situation Sie nervös macht, sind Sie nicht allein!

Viele Ausbildungsverantwortliche kämpfen mit der Herausforderung, die Erwartungen ihrer Azubis zu erfüllen, gesetzliche Vorgaben zu beachten und gleichzeitig Zeit für ihre vielen anderen Aufgaben zu finden.

Wir wissen, wie belastend das sein kann.

Mit diesem Leitfaden möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Ausbildungszeugnisse effizient erstellen – und dabei Qualität und Professionalität gewährleisten.

Ein gutes Zeugnis ist nicht nur ein Pflichtdokument, sondern eine wichtige Chance, die Leistung Ihrer Azubis zu würdigen und sich als Arbeitgeber positiv zu präsentieren.

💡 Lesen Sie weiter und entdecken Sie:
  • 🤝 Wie Sie ein Ausbildungszeugnis klar und rechtssicher formulieren
  • ⚖️ Typische Fehler und Missverständnisse, die Sie vermeiden sollten
  • 👨‍🏫 Vorlagen, Beispiele, Formulierungshilfen und Checkliste als kostenlose Downloads

Was ist ein Ausbildungszeugnis?

Ein Ausbildungszeugnis ist ein schriftlicher Nachweis über die Leistungen und das Verhalten eines Azubis während seiner Ausbildung. Es ist gemäß § 16 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) verpflichtend und spielt eine zentrale Rolle für die berufliche Zukunft des Azubis.

Es muss in Schriftform erstellt werden und ist zwingend handschriftlich vom Ausbildenden zu unterschreiben. Die elektronische Form ist unzulässig.

Warum ist ein Ausbildungszeugnis wichtig?

Für Azubis: Das Ausbildungszeugnis dient dem Azubi als wichtiges Dokument und ist oft das erste Dokument, das sie in Bewerbungen einreichen. Es zeigt potenziellen Arbeitgebern ihre Fähigkeiten, Kenntnisse und Entwicklung.

Für Unternehmen: Es reflektiert die Qualität Ihrer Ausbildung und Ihre Professionalität als Ausbilder.

💡 Hinweis: Ein erstklassiges Ausbildungszeugnis zeigt nicht nur die Exzellenz Ihres Unternehmens, sondern ist auch ein starkes Zeichen der Wertschätzung für Ihre Azubis!

Was macht ein gutes Ausbildungszeugnis aus?

Ein gutes Zeugnis sollte mehr als eine stumpfe Pflichtübung sein. Es sollte:

  • Klar und verständlich formuliert sein.
  • Den Azubi in einem ehrlichen aber positiven Licht darstellen.
  • Alle relevanten Informationen enthalten.

Welche Arten von Ausbildungszeugnissen gibt es?

Einfaches Ausbildungszeugnis

Das einfache Ausbildungszeugnis enthält nur die wichtigsten Angaben über die Ausbildung und den Ausbildungsbetrieb:

  • Es umfasst nur die grundlegenden Informationen: Dauer, Art und Ziel der Ausbildung
  • Es gibt keine Bewertungen zu Leistungen oder Verhalten
  • Es wird meist nur ausgestellt, wenn es Unstimmigkeiten zwischen Ausbildungsbetrieb und Azubi gab

👉 Beispiel für ein einfaches Ausbildungszeugnis (PDF)

👉 Vorlage für ein einfaches Ausbildungszeugnis (.docx)

Qualifiziertes Ausbildungszeugnis

Das qualifizierte Ausbildungszeugnis enthält zusätzlich die Leistungen und das Verhalten des Azubis während der Ausbildung:

  • Leistungsbewertung: Wie gut hat der Azubi gearbeitet?
  • Verhaltensbewertung: Wie hat sich der Azubi gegenüber Kollegen und Vorgesetzten verhalten?
  • Besonders wichtig für Bewerbungen, da es ein umfassendes Bild des Azubis aufzeigt

👉 Beispiel für ein qualifiziertes Ausbildungszeugnis (PDF)

👉 Vorlage für ein qualifiziertes Ausbildungszeugnis (.docx)

Zwischenzeugnis in der Ausbildung

Ein Zwischenzeugnis wird ausgehändigt, wenn der Azubi sich vor Abschluss seiner Ausbildungszeit in einem anderen Betrieb bewerben oder gar abbrechen möchte.

Unterschied Arbeitszeugnis vs Ausbildungszeugnis

Ein Arbeitszeugnis und ein Ausbildungszeugnis unterscheiden sich grundlegend in Inhalt und Zweck:

Das Arbeitszeugnis wird am Ende eines regulären Arbeitsverhältnisses ausgestellt und dokumentiert die Gesamtleistung eines Mitarbeiters. Es enthält in der Regel eine umfassende Bewertung der beruflichen Tätigkeiten, Kompetenzen und des Verhaltens.

Das Ausbildungszeugnis hingegen fokussiert sich speziell auf die Leistungen und Entwicklung während der Berufsausbildung. Es dient primär dazu, die erworbenen Fähigkeiten und den Lernfortschritt eines Auszubildenden zu dokumentieren.

Das Abschlusszeugnis nach der Ausbildung

Das Abschlusszeugnis markiert quasi den Höhepunkt der Berufsausbildung und ist mehr als nur ein formales Dokument. Es repräsentiert den erfolgreichen Abschluss der Ausbildung und die Reife des Auszubildenden für den Arbeitsmarkt.

Nach bestandener Abschlussprüfung vor der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) oder Handwerkskammer erhält der Auszubildende dieses wichtige Zeugnis. Es dokumentiert nicht nur die Gesamtnote der Prüfung, sondern gibt auch einen umfassenden Überblick über die während der Ausbildung erworbenen Kompetenzen, Fähigkeiten und Soft Skills.

IHK Ausbildungszeugnis: Besonderheiten und Bedeutung

Das IHK-Ausbildungszeugnis ist nur eine andere Formulierung für das Abschlusszeugnis einer Ausbildung. Es hat besondere Bedeutung im dualen Ausbildungssystem Deutschlands, wird wie bereits erwähnt nach erfolgreich abgelegter Abschlussprüfung von der Industrie- und Handelskammer ausgestellt und garantiert eine standardisierte, qualitativ hochwertige Dokumentation der Berufsausbildung.

Besonderheiten umfassen:

  • Bundesweit einheitliche Bewertungskriterien
  • Detaillierte Dokumentation der Ausbildungsinhalte
  • Offizielle Bestätigung der beruflichen Qualifikation
  • Wichtiger Nachweis für zukünftige Arbeitgeber

Zeugnis bei Ausbildungsabbruch und Kündigung

Auch bei Ausbildungsabbruch oder einer fristlosen Kündigung, zum Beispiel aufgrund unentschuldigter Fehlzeiten, ist der Ausbildungsbetrieb verpflichtet, dem Auszubildenden ein Ausbildungszeugnis auszustellen.

Ein solches Zeugnis muss selbst dann erstellt werden, wenn der Auszubildende ausdrücklich darauf verzichtet hat, da ein solcher Verzicht gemäß §§ 16, 25 BBiG immer unwirksam ist.

Ausbildungszeugnis erstellen: Vorlage & Muster

Aufbau, Form und Inhalt eines Ausbildungszeugnisses

Ein Ausbildungszeugnis sollte sowohl rechtlichen Anforderungen genügen als auch gut strukturiert und leicht lesbar sein.

  • Das Ausbildungszeugnis beginnt grundsätzlich mit “Ausbildungszeugnis” als Überschrift.
  • Das einfache Ausbildungszeugnis muss Angaben über Dauer, Art und Ziel der Berufsausbildung beinhalten.
  • Wenn der Azubi verlangt, müssen auch Angaben über Leistung, besondere fachliche Fähigkeiten und Führung des Auszubildenden mit aufgenommen werden.
  • Der Aufbau eines qualifizierten Ausbildungszeugnisses besteht aus Kopfzeile und Überschrift, Angaben zu Ihrer Person, Ausbildungsziel, Bestätigung der Teilnahme am theoretischen Unterricht und einer Unternehmensvorstellung.
FormFundamentale Inhalte* Bewertung von Leistung und Verhalten
📝 Schriftlich:
Elektronische Versionen wie E-Mails oder PDFs sind nicht zulässig.

👔 Sauber und professionell:
Keine Tippfehler, Flecken oder Markierungen.

✍️ Unterschrieben:
Von einem Verantwortlichen im Unternehmen, idealerweise vom direkten Ausbilder.
🏷️ Persönliche Daten des Azubis:
Name, Geburtsdatum.

🎓 Details zur Ausbildung:
Beginn, Ende, Ausbildungsberuf.

💡 Auflistung der Kenntnisse und Fähigkeiten:
Was wurde gelernt, welche Kompetenzen wurden erworben?
💪 LEISTUNG:

Arbeitsqualität: Wurden die übertragenen Aufgaben präzise und vollständig erledigt?

Engagement: Wie motiviert und eigenständig war der Azubi?

Lernbereitschaft: Hat der Azubi schnell neue Fähigkeiten erworben?

🙃 VERHALTEN:

Teamfähigkeit: Wie gut hat der Azubi mit anderen zusammengearbeitet?

Höflichkeit und Auftreten: Wurde ein professionelles Verhalten gezeigt?

Konfliktverhalten: Wie ging der Azubi mit Herausforderungen oder Problemen um?

Wann muss ein Ausbildungszeugnis ausgestellt werden?

Jeder Azubi hat Anspruch auf ein Zeugnis, unabhängig davon, ob die Ausbildung regulär abgeschlossen wurde oder vorzeitig endet.

Bei einem normalen Durchlaufen der Ausbildung sollte das Zeugnis direkt nach dem letzten Tag der Ausbildung ausgestellt werden.

Sonderfälle sind…

  • Ein Zwischenzeugnis: Auf Wunsch kann ein Zeugnis während der Ausbildung erstellt werden, z. B. bei einem Wechsel der Abteilung.
  • Bei Verlust: Ein verlorenes Zeugnis kann auf Anfrage erneut ausgestellt werden.

💡 Tipp: Sorgen Sie dafür, dass das Zeugnis rechtzeitig und korrekt ausgestellt wird, um Missverständnisse oder rechtliche Probleme zu vermeiden.

Häufige Fehler und Missverständnisse

Typische Fehler:

  1. Unklare Formulierungen im Ausbildungszeugnis: Aussagen wie “Er war bemüht …” werden oft als negativ interpretiert
  2. Fehlende Inhalte: Wichtige Details wie die Dauer der Ausbildung oder die erworbenen Fähigkeiten dürfen nicht fehlen
  3. Übertriebene Bewertungen: Unglaubwürdige Aussagen schaden dem Azubi und Ihrer Glaubwürdigkeit

Formulierungen im Ausbildungszeugnis

Die sogenannte „Zeugnissprache“ hat sich über die Jahre entwickelt, um einerseits positiv zu klingen, andererseits aber auch zwischen den Zeilen zu bewerten. Hier ein Beispiel:

  • „Er erledigte seine Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit.“ = Gut (Schulnote 2).
  • „Er erledigte seine Aufgaben zu unserer Zufriedenheit.“ = Befriedigend (Schulnote 3).

Es gibt allerdings auch bestimmte Formulierungen, die Arbeitgeber verwenden, um ihre Unzufriedenheit auszudrücken. Die Verwendung sogenannter Geheimcodes ist nicht gestattet.

Formulierungen wie “Sehr gut”, “Gut”, “Befriedigend”, “Ausreichend” und “Mangelhaft” werden verwendet, um die Leistungen und das Verhalten des Azubis zu bewerten.

Beispiele für Formulierungen im Ausbildungszeugnis

Aus dem “Ratgeber Ausbildungszeugnis” der IHK NRW:

Variante 1NoteSprachliche Umsetzung
stets zu unserer vollsten Zufriedenheit1Verbinden Sie eine Zeitangabe (jederzeit, immer, stets o.Ä.) mit einem größtmöglichen Lob (äußerst, bestens o.Ä.)
zu unserer vollsten Zufriedenheit1-2
stets zu unserer vollen Zufriedenheit2Verbinden Sie eine Zeitangabe (jederzeit, immer, stets o.Ä.) mit einem großen Lob (gut, in hohem Maße o.Ä.)
zu unserer vollen Zufriedenheit3Verwenden Sie keine Zeitangabe, aber ein Lob
stets zu unserer Zufriedenheit3-4Verbinden Sie eine Zeitangabe (jederzeit, immer, stets o.Ä.) ohne Lob
zu unserer Zufriedenheit4Verzichten Sie sowohl auf eine Zeitangabe, als auch auf ein Lob
im Wesentlichen zu unserer Zufriedenheit5Schränken Sie die Aussage ein (im Wesentlichen, oft, grundsätzlich o.Ä.)

Sehr gut:

  • Sie hat die ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt.
  • Er erzielte herausragende Arbeitsergebnisse und zeigte außergewöhnliches Engagement.
  • Sie wurde von Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kund:innen jederzeit als höfliche und fleißige Mitarbeitende geschätzt.
  • Er hat den Erwartungen in jeder Hinsicht und allerbester Weise entsprochen.
  • Sie zeigte in jeder Situation exzellente Fachkompetenz, verbunden mit vorbildlicher Eigeninitiative und außergewöhnlicher Belastbarkeit.

Gut:

  • Sie hat die ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.
  • Er erzielte beste Arbeitsergebnisse und zeigte hohes Engagement.
  • Ihr Verhältnis zu Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kund:innen war stets einwandfrei.
  • Er hat den Erwartungen in jeder Hinsicht und bester Weise entsprochen.

Befriedigend:

  • Sie hat die ihr übertragenen Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.
  • Er war bei der Arbeit sorgfältig und genau.
  • Ihr Verhalten gegenüber Mitarbeiter:innen und Vorgesetzten war vorbildlich.
  • Er erfüllte die Erwartungen in jeder Hinsicht.

Die komplette Liste mit Vorlagen und Beispiele für Formulierungen im Ausbildungszeugnis können Sie sich hier kostenlos runterladen:

👉 Download: Beispiele für Formulierungen im Ausbildungszeugnis (PDF)

Ausbildungszeugnis: Rechte und Pflichten

Auszubildende haben einen gesetzlich verankerten Anspruch auf ein qualifiziertes Ausbildungszeugnis. Diese wichtige Dokumentation der beruflichen Entwicklung ist durch das Berufsbildungsgesetz (BBiG) in §16 präzise geregelt.

Rechtliche Ansprüche

  • Ausstellungspflicht des Ausbildungsbetriebs
  • Der Ausbildungsbetrieb ist verpflichtet, Ihnen nach erfolgreicher Abschlussprüfung ein Ausbildungszeugnis auszuhändigen
  • Das Zeugnis muss sachlich und transparent formuliert sein

Rechte als Auszubildender

  • Anspruch auf ein vollständiges und aussagekräftiges Zeugnis
  • Möglichkeit der rechtlichen Durchsetzung bei Verweigerung
  • Klagerecht, falls der Ausbilder das Zeugnis nicht ausstellt

💡 Link-Tipp: Rechte und Pflichten von Ausbildern & Azubis: Ein umfassender Leitfaden

Tipps für Ausbilder*innen und Ausbildungsbeauftragte

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Zeugnisse den Vorgaben des BBiG entsprechen und keine versteckten negativen Botschaften enthalten.
2. Nutzen Sie Vorlagen, um auf der sicheren Seite zu sein.
3. Lesen Sie das Zeugnis aufmerksam gegen und lassen Sie es gegebenenfalls von Kolleg:innen prüfen.
4. Planen Sie die Zeugniserstellung frühzeitig ein. Ein Zwischenzeugnis während der Ausbildung erleichtert die Arbeit im Nachgang.
5. Lassen Sie sich von digitalen Tools bei standardisierten Prozessen unterstützen, um die Erstellung schneller und effizienter zu gestalten.

Digitalisierung und Zukunft des Ausbildungszeugnisses

Digitale Plattformen bieten immer bessere Lösungen, um das Ausbildungsmanagement digital zu verwalten.

Software-Tools wie Talent2Go ermöglichen es strukturierte Prozesse und Vorlagen zu nutzen, individuelle Anpassungen vorzunehmen und alles zentral zu speichern.

Unternehmen, welche sich gegen die digitale Wende sträuben, werden Herausforderungen dabei haben, die Qualität der dualen Ausbildung genauso hoch zu halten wie die Konkurrenz.

Trotz aller digitalen Tools bleibt aber eines klar. Das Ziel mit diesen Programmen und Software-Tools ist es, Zeit zurückzugewinnen für eine bessere Ausbildung und für eure Auszubildende.

Vorlagen, Muster und Beispiele für Ausbildungszeugnisse

Hier finden Sie 2 praktische Beispiele, wie ein vollumfängliches Ausbildungszeugnis aussehen sollte:

👉 Beispiel für ein einfaches Ausbildungszeugnis (PDF)

👉 Beispiel für ein qualifiziertes Ausbildungszeugnis (PDF)

Nutzen Sie die folgende Vorlagen für ein einfaches oder qualifiziertes Ausbildungszeugnis als Basis, um Ihre Azubis zu bewerten. Die Vorlagen enthalten alle wichtigen Informationen, die in einem Ausbildungszeugnis enthalten sein müssen:

👉 Vorlage für ein einfach Ausbildungszeugnis (.docx)

👉 Vorlage für ein qualifiziertes Ausbildungszeugnis (.docx)

💡 Tipp: Geregeltes und effektives Azubi-Feedback, Beurteilungsgespräche, sowie digitale Ausbildungsnachweise vereinfachen die Dokumentation und somit die Erstellung von Zeugnissen.

FAQ – Interview mit Mike Joszko (Experte für Ausbildung, 15 Jahre Erfahrung)

Was ist der größte Fehler bei der Erstellung von Ausbildungszeugnissen?

Mike Joszko: “Der größte Fehler ist oft die Unklarheit in der Sprache. Zeugnisse sollten klar, fair und positiv formuliert sein. Denn sie haben direkte Auswirkungen auf die berufliche Zukunft des Azubis. Also schauen Sie immer darauf versteckte negative Botschaften zu vermeiden.”

Wie kann man Zeit bei der Zeugniserstellung sparen?

Mike Joszko: “Das ist einfach. Nutzen Sie den Vorteil der Digitalisierung bewusst aus. Talent2Go ist hier mit Sicherheit eine sehr gute Wahl. Denn wir sind der einzige Anbieter am DACH-Markt, der jegliche fundamentalen Prozesse und Lösungen digital abbilden kann.“ 🙂

Warum ist ein Ausbildungszeugnis mehr als nur ein Dokument?

Mike Joszko: „Ein Ausbildungszeugnis ist Wertschätzung in schriftlicher Form. Es begleitet den Azubi oft jahrelang und ist ein äußerst wichtiges Aushängeschild für Ihr Unternehmen. Aber es zeigt auch, wie professionell Sie und Ihr Ausbildungsbetrieb arbeitet.“

Wie kann man sicherstellen, dass ein Ausbildungszeugnis individuell und fair ist?

Mike Joszko: „Nehmen Sie sich Zeit für jeden Azubi. Betrachten Sie seine Stärken und Erfolge individuell. Tools mit integriertem Talent Management wie Talent2Go helfen dabei.“

Wie erstellt man ein besonders wertschätzendes Ausbildungszeugnis?

Mike Joszko: “Ein wertschätzendes Ausbildungszeugnis zu erstellen bedeutet, den Azubi und seine besonderen Fähigkeiten und Talente sichtbar zu machen. Fokussieren Sie sich darauf. Die Grundvoraussetzung dafür ist allerdings, dass Sie Ihren Azubi all die Jahre in der Ausbildung, aber auch dementsprechend beobachtet haben, um diese Fähigkeiten zu sehen und zu erkennen. Also die finale Antwort auf die Frage lautet wohl eher: Indem sie ihre Auszubildenden die komplette Ausbildungszeit wertschätzen und wahrnehmen.“

Fazit: Das Zeugnis ist ein Werkzeug für Azubi und Ausbildungsbetrieb!

Das Ausbildungszeugnis ist nicht nur Pflicht, sondern auch eine Chance.

Es zeigt auch Ihre Professionalität und die Wertschätzung Ihren Azubis gegenüber und Ihre Azubis erhalten so das Rückgrat, das sie für ihre berufliche Zukunft benötigen.

Mit klaren Formulierungen, guter Planung und modernen Tools können Sie die Zeugniserstellung effizient gestalten und gleichzeitig Ihre Rolle als Ausbilder:in stärken.

Jetzt umsetzen:

  • Starten Sie mit klaren Vorlagen und nutzen Sie eine Checkliste.
  • Nutzen Sie digitale Tools wie Talent2Go, um Ihre Prozesse zu optimieren.
  • Geben Sie jedem Azubi die Wertschätzung, die er verdient.

Ein gutes Ausbildungszeugnis ist mehr als ein Blatt Papier – es ist ein Türöffner. Geben und Nutzen Sie diese Chance!

☝️ BONUS:Checkliste Ausbildungszeugnis“ (PDF-Download)

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