Mit der Digitalisierung und der steigenden Komplexität der täglichen Arbeit werden Unternehmen vor immer neue Aufgaben gestellt. Diesen Herausforderungen begegnen Firmen heute zunehmend mit agilem Arbeiten.
Agiles Arbeiten sieht, wie es der Name schon verrät (agil=beweglich) ein flexibles, anpassbares Arbeiten vor, bei dem auf Veränderungen und Probleme kurzfristig reagiert werden kann. Ein steifer Zeitplan mit streng festgelegten Deadlines für jeden Zwischenschritt soll durch etappenweises Arbeiten mit regelmäßigem Feedback und stetiger Reflexion ersetzt werden.
Agiles Arbeiten betrifft aber nicht nur die Arbeitsmethoden, sondern auch die Arbeitenden. Kleine, autonome Teams arbeiten auf ein abgesprochenes Ziel hin, die Aufgaben müssen dabei selbstständig erledigt, priorisiert und organisiert werden.
Die Begriffe Design Thinking, Kanban und Scrum werden oft im selben Atemzug mit Agilem Arbeiten genannt. Es handelt sich hierbei um drei Methoden des agilen Arbeitens.
Hier in diesem Artikel erfahren Sie:
- was Design Thinking, Kanban und Scrum sind
- wie diese Methoden eingesetzt werden können
- was Sie tun können, um Elemente agilen Arbeitens zu übernehmen
Design Thinking
Die Methode des Design Thinking hat es sich zum Ziel gesetzt, komplexe Probleme auf kreative, aber gleichzeitig auch systematische Art und Weise zu lösen.
Die Namensgebung beruht darauf, dass die Arbeitsweise von Designern als Vorbild genommen wurde. Diese arbeiten nämlich beobachtend und am Nutzer/Kunden orientiert.
Design Thinking ist keine Neuheit. Schon 1991 fand die erste Tagung namens “Design Thinking Research Symposia” statt und seit 2007 wird die Erforschung des Design Thinking an der School of Design Thinking von dem Hasso Plattner Institut gefördert. In den letzten Jahren ist der Ansatz jedoch immer beliebter geworden und ist sehr erfolgserprobt.
Beim Design Thinking stehen die Kunden bzw. Nutzer im Vordergrund. An ihnen ist der gesamte Prozess orientiert.
Wie funktioniert der Prozess?
Zuerst muss das Problem verstanden werden. Dabei werden die Schwierigkeiten und Bedürfnisse des Projektes genau definiert.
Danach folgt die Auseinandersetzung mit dem Kunden. Wie sind seine Prioritäten und Bedürfnisse? Dazu müssen sie genau beobachten, um die Kunden zu verstehen.
Die Erkenntnisse dieser beiden Schritte werden vereint, um den Lösungsraum zu bestimmen und das Bild eines idealen, prototypischen Kunden zu konzipieren.
Das eigentliche Design Thinking beginnt an diesem Punkt. Mögliche Ideen zur Problemlösung werden gebrainstormt und eingeordnet und priorisiert.
Nachdem gute Konzepte herausgefiltert wurden, werden diese prototypisch entwickelt und an einer kleinen Gruppe möglichst aufwandsarm getestet.
Wenn sich hier ein Konzept als besonders gut oder erfolgreich herausgestellt hat, muss dieses verfeinert und weiterentwickelt werden.
Welche Grundsätze sollten im Prozess beachtet werden?
- Beim Brainstormen zählt erst die Quantität, dann die Qualität
- Kreativität gewinnt!
- Ideen werden nicht kritisiert und bewertet
- Bau auf den Ideen Anderer auf
Drei Elemente, die eine Voraussetzung für den Erfolg des Design Thinking bieten
- Multidisziplinäre Teams: Kleine Teams aus verschiedensten Mitarbeiter:innen (aus verschiedenen Fachgebieten), die gemeinsam an einer Problemlösung arbeiten
- Variable Räume: Die Arbeitsumgebung soll freies und kreatives Denken ermöglichen, also am besten flexibel und großzügig sein. Zum Festhalten von Ideen dienen Whiteboards etc.
- Der Prozess an sich (oben), der immer weiter wiederholt werden kann.
Beim Design Thinking zählt das gemeinsame Arbeiten an kreativen Lösungsansätzen. Offenheit für Unkonventionalität und andere Meinungen ist essentiell für das Gelingen.
Kanban
Kanban (übersetzt aus dem Japanischen: Schild oder visuelles Signal) ist eine Methode, bei der Prozesse und Arbeiten strukturiert, gemanagt und verbessert werden. Das funktioniert mit dem sogenannten Kanban – Board, auf dem diese Methode durchgeführt wird. Dort wird der Arbeitsprozess sichtbar gemacht, doch besonders Engpässe und Schwierigkeiten können dort identifiziert werden.
Die Kanban Methode kam am Ende der 1940er Jahre bei Toyota auf und entstand im Zuge einer neuen Produktionsmethode.
Kanban wird in sechs Schritten beziehungsweise mit den sechs Prinzipien durchgeführt.
Die sechs Prinzipien von Kanban
- Zuerst muss der gesamte Arbeitsprozess visualisiert werden. Denn um den Workflow zu verbessern, müssen die bisherigen Abläufe festgehalten und überprüft werden. Dazu wird das Board benutzt, welches aus Spalten und Karten besteht (mittlerweile aber fast immer digital ist). Eine Spalte bedeutet einen Arbeitsschritt und jede Karte steht für ein Element der Arbeit.
Die Arbeitsschritte sind in “To Do”, also zu erledigen, “In Bearbeitung” (In Progress) und “Abgeschlossen” (Done) eingeteilt.
- Ein wichtiger nächster Schritt ist die Begrenzung der einzelnen gleichzeitig durchgeführten Elemente, um ein ständiges Umschwenken zwischen verschiedenen Aufgaben zu vermeiden. Dadurch wird effizienter gearbeitet.
- Darauf aufbauend wird nun versucht, die Arbeitsprozesse fließend und gleichmäßig zu gestalten. Die Arbeitselemente sollen also gleichmäßig von einem Arbeitsschritt zum nächsten rutschen, um produktives und besonders ertragreiches Arbeiten zu ermöglichen.
- Damit ein guter Workflow gewährleistet ist, sollte der Prozess für alle Arbeitenden und Teilnehmenden genau definiert und geregelt sein. Das Ziel und die Etappen dorthin sollten jeder und jedem klar sein, um die bestmögliche Arbeit zu erledigen.
- Mit den sogenannten Feedbackschleifen wird zwischendurch immer wieder resümiert, was gut und schlecht gelaufen ist, was die einzelnen Parteien erledigt haben und welche nächsten Schritte eingeleitet werden.
- Im Vordergrund sollte immer stehen, die gemeinsame Zusammenarbeit zu verbessern. Das und die verschiedenen oben aufgegriffenen Prinzipien sorgen für das Gelingen der Kanban Methode.
Kanban in der Digitalisierung
Mittlerweile werden die Tafel und die Haftnotizen von digitalen Tafeln oder Programmen ersetzt. Alle Mitwirkenden können von überall auf die Übersicht zugreifen und die Programme selbst errechnen Engpässe und Fehler, um den Workflow immer mehr zu perfektionieren.
Kanban hat viele Vorteile. DIe Methode kann jederzeit gestartet werden. Außerdem führt es zu effizientem und produktivem Arbeiten.
Scrum
Scrum ist der Inbegriff von agilem Arbeiten. Hierbei wird ein Projekt Stück für Stück in sogenannten “Sprints” entwickelt. Am Ende jedes Sprints soll ein fertiges Produkt heraus kommen. Entwickelt wurde die Methode von zwei Software – Entwicklern, Jeff Sutherland und Ken Schwabe, angesichts der sehr hohen Anzahl an gescheiterten IT – Projekten in den 1980er und 1990er Jahren. Scrum bietet durch die Kleinschrittigkeit und die stetige Reflexion die Möglichkeit Fehler zu vermeiden, die zum Scheitern führen.
Der Ablauf
Insgesamt wird in Sprints von vier Wochen ein Produkt entwickelt oder weiterentwickelt. Diese Sprints werden geplant, reflektiert und täglich besprochen. Am Ende jedes Sprints wird resümiert. Dabei wird immer darauf geachtet, Fehler zu erkennen und bei dem nächsten Sprint zu vermeiden. Dadurch qualifiziert sich Scrum besonders für Software-Entwickler:innen.
Der Ablauf der Sprints ist nicht streng reguliert, es gibt jedoch einige Anhaltspunkte, bzw. Rollen, die vorgegeben sind und dem Ablauf einen Rahmen geben.
In den Sprints gibt es immer verschiedene Verantwortliche, die für das Gelingen sorgen.
Es gibt jemanden, der die Anforderungen priorisiert (Product Owner), jemanden, der das Team überwacht (Scrum Master) und das Team selbst, welches selbstständig arbeitet.
Die Anhaltspunkte sind bestimmte Gegenstände. Zum einen die Liste der Kundenanforderungen und -bedürfnisse (Product Backlog), eine Zusammenstellung der Aktivitäten, die nötig sind, um die Anforderungen der Kunden umzusetzen (Sprint Backlog) und das Ergebnis (also Teilprodukt) jeden Sprints – das Produktinkrement.
Scrum bietet die Möglichkeit ein Produkt immer wieder zu überprüfen und in kleinen Schritten zu verbessern und weiterzuentwickeln. Durch das frühe Feedback nach jeder Produkt- Ablieferung sinkt das Risiko, dass das Produkt am Ende scheitert. Die stetige Aktualisierung garantiert eine Verbesserung und eine geringe Fehlerquote.
Agile Arbeitsmethoden umsetzen
Um agile Arbeitsmethoden umzusetzen ist es vor allem wichtig, auf selbstständig arbeitende Teams zu setzen, die die genauen Zielsetzungen und Anforderungen kennen, damit alle an einem Strang ziehen. Regelmäßige Feedbackrunden sind ein gutes Instrument, um Fehler und Schwierigkeiten frühzeitig zu erkennen. Treten diese auf, ist eine flexible Reaktion gefragt – um gemäß dem digitalen und agilen Arbeiten zu handeln.
