Das Jahresende rückt näher: Es wird wieder Zeit für Jahresgespräche. Wenn Sie Talente schon in der Ausbildung entdecken und entwickeln wollen, dann bietet dieser Austausch Ihnen eine ideale Möglichkeit.
Fünf gute Gründe, warum Sie Jahresgespräche führen sollten
In vielen Unternehmen gehören Feedbackgespräche zum Ende des Jahres zum Standardrepertoire. Toll, wenn das bei Ihnen schon der Fall ist. Noch besser, wenn Sie hier auch schon Ihre Azubis einschließen. Für alle anderen gibt es hier fünf gute Gründe, warum Sie Jahresgespräche während der Ausbildung führen sollten.
- Konstruktives Feedback motiviert, steigert Arbeitszufriedenheit und Commitment
Viele Azubis haben bis zu Ihrem Berufsstart in der Ausbildung noch kein strukturiertes Feedback bekommen. Nutzen Sie die Chance Ihren Azubis Tipps für gutes Feedback mit auf den Weg zu geben, Ihnen konstruktiv eigene Stärken und Schwächen aufzuzeigen und gemeinsam Talente bereits in der Berufsausbildung zu entdecken. So motivieren Sie durch gute Personalentwicklung schon von Anfang an, steigern die Arbeitszufriedenheit und das Commitment – was eine große Studie zum Personalmanagement der Universität Köln wissenschaftlich bestätigt hat. Hier lesen Sie im Interview mit Prof. Dirk Sliwka, wie wirtschaftlicher Erfolg und professionelle Personalarbeit (u.a. durch Feedbackgespräche) zusammenhängen.
- Transparentes Erwartungsmanagement verhindert Missverständnisse
Während viele Inhalte und Aufgaben für Sie als Führungskraft klar sind, kann es häufig vorkommen, dass Sie für Azubis, die gerade erst am Anfang ihres Arbeitslebens stehen, noch nicht so klar auf der Hand liegen. Damit Sie nicht aneinander vorbeireden oder Ihre Azubis Ihre Erwartungen erraten müssen, können Sie die Jahresgespräche nutzen, um transparent und klar zu kommunizieren, was Ihre Erwartungshaltung ist und wie Sie Leistungen beurteilen.
- Kommunikation von Unternehmens- und Ausbildungsziele steigert Verbundenheitsgefühl
Nutzen Sie ein Jahresgespräch mit Ihren Azubis nicht nur für Feedback zur individuellen Entwicklung, sondern auch zur Kommunikation der größeren Unternehmens- und Ausbildungsziele. Lassen Sie Ihre Azubis an Ihren Entwicklungsplänen für das gesamte Unternehmen teilhaben, um das Verbundenheitsgefühl zu stärken, wenn gemeinsam auf ein großes Ziel hingearbeitet wird. Zeigen Sie auf, welchen konkreten Beirat die Azubis einbringen und wie die individuellen Ausbildungsziele mit den strategischen Gesamtzielen zusammenhängen.
- Gemeinsame Zukunftsplanung erhöht (Leistungs-)motivation
Jahresgespräche sind eine gute Möglichkeit, um gemeinsam über Entwicklungsperspektiven und Zukunftsplanung zu sprechen. Machen Sie gemeinsam einen Plan, wie es in den kommenden Wochen, Monaten und ggf. Jahren weitergehen kann, und zeigen Sie klar auf, welche Entwicklungs- und Aufstiegschancen es gibt und welche einzelnen Schritte dafür gegangen werden müssen. Je transparenter Sie die nächsten Schritte ansprechen und gemeinsam planen, desto höher ist das Commitment Ihrer Azubis in der Ausbildung (und darüber hinaus), Gas zu geben.
- Regelmäßige, feste Termine (und Protokolle) ermöglichen objektive Beurteilung
Führen Sie Feedbackgespräche mindestens jährlich und protokollieren Sie diese, um Entwicklungen nachzuvollziehen und sichtbar zu machen. Wenn Sie zentrale Feedbackpunkte, Zielvereinbarungen und Wünsche beider Seiten festhalten, können Sie zu einem späteren Zeitpunkt (z.B. vor dem nächsten Gespräch, zum Ende der Ausbildung oder vor Beförderungen) darauf zurückgreifen, ohne sich auf auf bloße, häufig unkonkrete Erinnerungen beider Seiten verlassen zu müssen.
Wenn Sie die obenstehenden fünf Punkte überzeugt haben, dann freuen wir uns jetzt, Ihnen einen Einblick zu geben, wie Sie das meiste aus Ihren Jahresgesprächen in der Ausbildung rausholen – von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung.
Mit der richtigen Vorbereitung in die Jahresgespräche starten
- Planung von Jahresgesprächen kommunizieren
Jahresgespräche finden, wie der Name schon sagt, in der Regel zu einem regelmäßigen Termin statt – meist Ende des Jahres als Rückschau des vergangenen Jahres. Gerade Auszubildende kennen diese unternehmensinternen Routinen noch nicht, daher sollte bereits zu Beginn (z.B. im Onboarding) darauf hingewiesen werden, dass es Jahresgespräche gibt und wann sie stattfinden. Besonders vor dem ersten Jahresgespräch gilt: Erklären Sie, warum Jahresgespräche geführt werden, was die Zielsetzung ist und wie Azubis sich am besten vorbereiten können, z.B. zusammen in einer Runde/Infomail mit allen Azubis. Nutzen Sie die Chance Ihren Azubis zu zeigen, dass Personalentwicklung bei Ihnen schon in der Ausbildung eine wichtige Rolle spielt.
Wenn Sie in die individuelle Planung der Gespräche gehen, denken Sie daran, dass Sie die geplanten Termine mit ausreichend Vorlaufzeit an Ihre Azubis kommunizieren – damit sich diese genau so wie Sie vorbereiten können.
- Gesprächsleitfaden entwickeln
Legen Sie für sich vor den Jahresgesprächen möglichst klar fest, welche Ziele Sie erreichen wollen und wie Sie darauf aufbauend die Gespräche führen möchten. Ein Gesprächsleitfaden kann Ihnen helfen, in der Vorbereitung nichts zu vergessen und ist während des Gesprächs eine hilfreiche Stütze. Hier geht es nicht darum, dass Sie jede Frage genau formuliert minutiös vorplanen, sondern eher um ein großes Gerüst, was Orientierung bietet.
Überlegen Sie sich beispielsweise, wie Sie einen guten und lockeren Gesprächseinstieg schaffen, wie Sie positive Themen und Verbesserungspotenziale gewichten, wie Sie Rückblick und Ausblick zeitlich einbauen und wie Sie am Ende nächste Schritte festhalten. Ein grober, erster Gesprächsleitfaden kann dann für jedes Gespräch genutzt und nur noch mit individuellen Schwerpunkten ergänzt bzw. konkretisiert werden. Ein guter Gesprächsleitfaden hilft außerdem, Gespräche untereinander zu vergleichen – sowohl bei einem Azubi im Zeitverlauf der Ausbildung, als auch zwischen verschiedenen Azubis.
- Den richtigen Rahmen schaffen
Ein guter Rahmen ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Jahresgespräche in der Ausbildung, weil es für viele junge Menschen die ersten strukturierten Feedbackgespräche sein werden. Planen Sie daher, gerade für das allererste Gespräch, ausreichend Zeit ein (ca. 1,5-2h), suchen Sie sich einen Ort, an dem Sie ungestört sprechen können und schaffen Sie, wenn möglich, Pausenzeiten vor und nach den Gesprächen, um auf unvorhergesehene Verlängerungen reagieren zu können und Zeit zur Vorbereitung und Reflexion haben. Sollte sich zeigen, dass Sie ein geplantes Gespräch nicht realisieren können, geben Sie dem Azubi möglichst frühzeitig Bescheid, erklären Sie den Hintergrund und machen Sie direkt einen neuen Termin aus.
Mit der richtigen Struktur zum Erfolg
- Kommunikationsregeln
Viele gute und grundlegende Kommunikationsregeln haben wir bereits in unserem Artikel “10 Tipps für gutes Feedback” hier auf unserem Blog veröffentlicht. Wir empfehlen, gerade vor dem allerersten Jahresgespräch in der Ausbildung, einmal gemeinsam dazu zu sprechen, welche Regeln es für den Austausch gibt, z.B. zum Verhalten im Konfliktfall oder auch zur Frage, wer mit Feedback und Einschätzungen anfängt, ob einzelne Punkte kommentiert werden sollen o.ä. .
- Ablauf
Wenn Sie in der Vorbereitung einen eigenen Gesprächsleitfaden entwickelt haben, dann sollte der Ablauf Ihres Gesprächs klar umrissen sein. Ganz grundsätzlich bestehen Jahresgespräche klassischerweise aus zwei Bereichen: Rückblick und Ausblick. Im Rückblick geht es um die Beurteilung der bisherigen Leistung, um konkrete Noten und Projektergebnisse, aber auch um “softere” Themen wie die Zusammenarbeit im Team, Kommunikationsfähigkeit etc. Im Ausblick geht es darum zu schauen, welche Aufgaben und Projekte anfallen, was erreicht werden soll, wie man Stärken ausbauen und Schwächen verringern kann und wie es insgesamt im Unternehmen (oder in einer einzelnen Abteilung) weitergehen soll.
Gerade bei Jahresgesprächen in der Ausbildung scheint es naheliegend, das Feedback und den Ausblick ausschließlich auf den Ausbildungszeitraum zu beschränken. Zu Beginn, im ersten Lehrjahr, macht das sicherlich auch Sinn, da es in aller Regel schwierig ist, mehr als zwei Jahre konkret in die Zukunft zu planen. Im Verlauf der Ausbildung sollten Sie jedoch auch klar und transparent über Übernahmechancen, Stellen nach der Ausbildung und weitere Entwicklungspotenziale sprechen. So können Sie Ihren Azubis rechtzeitig kommunizieren, dass Sie diese gerne weiterentwickeln möchten, dass Sie sich frühzeitig um Talente kümmern – was nicht nur Sicherheit gibt, sondern auch die Motivation erhöht, in einem Unternehmen zu bleiben, was Wert auf gute Personalarbeit schon in der Ausbildung legt.
- Ziele besprechen
Um das Gespräch möglichst konkret mit einem Ausblick enden zu lassen, sollte auf jeden Fall über das Thema “Ziele” gesprochen werden. Hier geht es um die individuellen Ziele (und Entwicklungswünsche) der Azubis, genauso wie um die übergeordneten Ziele des Unternehmens, einzelner Abteilungen und um die naheliegenden Ziele der betrieblichen Ausbildung. Schauen Sie bei den Zielen der Azubis sowohl auf den schulischen Bereich (Berufsschule, Fort-/Weiterbildungen, fachliche Qualifizierung), als auch auf Ziele im Betrieb/Unternehmen (praktische Qualifizierung, Teamzusammenarbeit, Arbeit mit verschiedenen Führungskräften).
Halten Sie Ihre Ziele gemeinsam fest und schreiben Sie sie auf, um später zu schauen, wie und wann sie erreicht wurden. Ziele sind vor allem dann gut formuliert, wenn sie SMART sind, d.h. spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert.
Die richtige Nachbereitung von Jahresgesprächen: Follow-ups und mehr
- Protokolle
Wie bereits oben erwähnt, hilft es, die wichtigsten Eckpunkte aus dem Jahresgespräch in der Ausbildung festzuhalten, z.B. mit einem Gesprächs- bzw. Ergebnisprotokoll. Hier geht es nicht (nur) darum, das Gespräch möglichst gut abzubilden, sondern v.a. um gemeinsame Vereinbarungen, wie es weiter geht, an was gearbeitet wird und was bis zum nächsten Gespräch erreicht werden soll.
Gute Protokolle helfen beiden Seiten, sich auf den weiteren Austausch vorzubereiten, sie bilden eine gute Grundlage für Zwischenevaluationen im Laufe des Jahres und sie können über die Ausbildung hinweg (und darüber hinaus) Fortschritte und Entwicklungen konkret sichtbar machen. Protokolle werden daher am besten so abgelegt, dass Azubis und Ausbildungsleiter Zugriff auf sie haben, z.B. in der digitalen Personalakt auf unserer Talent2Go Plattform.
- Follow-up Termine
Das Wichtigste vorweg: Jahresgespräche sollten nicht der einzige Zeitpunkt sein, zu dem es Feedback im Laufe der Ausbildung gibt! Jahresgespräche bieten einen guten Rahmen, um jährlich strukturiert auf die vergangenen Monate und das bevorstehende Jahr zu schauen. Sie sind daher vor allem für mittel- und langfristige Ziele und Themen relevant und weniger für den ganz konkreten Alltag. Gerade in der Ausbildung ist zu Beginn regelmäßiges Feedback wichtig, um sich schnell einzufinden und zu verstehen, wie es im Unternehmen läuft. Hier sind kürzere, wöchentliche oder monatliche Check-In-Termine für Feedback absolut ausreichend, die von beiden Seiten keine intensive Vorbereitung brauchen.
Kommen im Jahresgespräch in der Ausbildung konkrete Themen auf, für die es nochmal gesondert einen Follow-up-Termin geben sollte (z.B. weil über eine konkrete Weiterbildung gesprochen werden soll), dann sollten diese Termine bestenfalls direkt im Anschluss an das Jahresgespräch vereinbart werden, um nicht in Vergessenheit zu geraten.
- Gemeinsame Talententwicklung
Last but not least: Personalentwicklung sollte schon in der Ausbildung starten. Jahresgespräche bieten die ideale Grundlage für eine gemeinsame Talententwicklung.
Sie wollen Ihre Talente schon in der Ausbildung identifizieren und Sie digital begleiten und damit binden? Dann melden Sie sich jetzt gerne bei uns für einen unverbindlichen Austausch.
