Die Digitalisierung hat viele Bereiche des Unternehmensalltags revolutioniert, und das Ausbildungsmanagement bildet hierbei keine Ausnahme. Ein gutes Ausbildungsmanagement verursacht traditionell einen hohen administrativen Aufwand, der Ressourcen bindet und Ausbilder:innen sowie Personalverantwortliche stark beansprucht. Doch wie können Unternehmen diesen Aufwand minimieren und gleichzeitig die Qualität ihrer Ausbildungsprogramme steigern? Die Antwort liegt in der Digitalisierung und dem Einsatz moderner Ausbildungsmanagement Software. Aber fangen wir vorne an …
Was ist Ausbildungsmanagement?
Ausbildungsmanagement umfasst die Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle von Ausbildungsmaßnahmen innerhalb eines Unternehmens. Ziel ist es, Fachkräfte systematisch auszubilden und zu fördern, um langfristig die Fachkräftesicherung zu gewährleisten. Dies beinhaltet unter anderem die Erstellung von Ausbildungsplänen, die Dokumentation von Ausbildungsfortschritten und die Verwaltung von Berichtsheften. Traditionell ist dies ein sehr manueller Prozess, der viel Zeit und Aufwand erfordert – gerade in großen Unternehmen mit mehreren Personalverantwortlichen, Standorten und zahlreichen Azubis und Ausbildungsberufen. Dass es hier Herausforderungen bei der Verwaltung all dieser Informationen und Daten gibt, ist nicht ungewöhnlich.
Herausforderungen im traditionellen Ausbildungsmanagement
Ein klassisches (und damit analoges) Ausbildungsmanagement ist oft geprägt von:
- Hohem administrativen Aufwand: Die manuelle Verwaltung von Ausbildungsplänen, das Führen von Berichtsheften und die Organisation von Prüfungen binden wertvolle Ressourcen.
- Fehlender Transparenz: Oftmals fehlt ein zentraler Überblick über den Ausbildungsstand der Auszubildenden, was die gezielte Förderung erschwert. Gerade bei einer hohen Fluktuation in Personalabteilungen, verschiedenen Ausbildungskoordinator:innen und mehreren Standorten ist hier eigentlich das Chaos schon vorprogrammiert.
- Ineffizienter Kommunikation: Die Abstimmung zwischen Ausbilder:innen, Auszubildenden und anderen Beteiligten erfolgt häufig über verschiedene Kanäle, was zu Verzögerungen und Missverständnissen führen kann.
Unser Lösungsansatz: Die Chancen der Digitalisierung nutzen
Die Digitalisierung des Ausbildungsmanagements bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die nicht nur den administrativen Aufwand reduzieren, sondern auch die Qualität der Ausbildung verbessern können. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Ausbildungsmanagement Software, denn sie ist bestenfalls der Dreh- und Angelpunkt eines effizienten Ausbildungsmanagements.
Vorteile einer Ausbildungsmanagement Software
- Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben, wie der Erstellung und Verwaltung von Ausbildungsplänen, sparen Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen.
- Transparenz und Kontrolle: Eine zentrale Plattform bietet einen klaren Überblick über den Ausbildungsstand und ermöglicht eine gezielte Förderung der Auszubildenden. So kann Personalentwicklung schon während der Ausbildung beginnen, sodass Azubis schon während ihrer Lehrjahre konkrete Entwicklungsoptionen nach Abschluss der Ausbildung besprechen und gemeinsam mit ihren Personalverantwortlichen planen können.
- Verbesserte Kommunikation: Alle Beteiligten können über eine zentrale Plattform kommunizieren und Informationen austauschen, was die Zusammenarbeit erleichtert und Missverständnisse reduziert. Dokumente sind schnell einzusehen, Entscheidungen können besser nachvollzogen werden und ein möglicher Informationsverlust durch ein “Stille-Post-Spielen” zwischen verschiedenen Personen wird minimiert.
- Rechtssicherheit: Durch die digitale Dokumentation sind alle relevanten Informationen jederzeit abrufbar und revisionssicher gespeichert.
- Flexibilität: Digitale Tools ermöglichen eine individuelle Anpassung der Ausbildungspläne und eine flexible Reaktion auf Veränderungen. Egal ob eine Ausbildung verkürzt oder verlängert wird, von Vollzeit und Teilzeit gewechselt wird oder ein Auslandsaufenthalt geplant ist – digital können solche Dinge schnell und für alle Seiten übersichtlich geplant werden.
Konkrete Empfehlungen für die Praxis
Um das Ausbildungsmanagement erfolgreich zu digitalisieren, sollten Unternehmen die folgenden Schritte beachten:
1. Bedarfsermittlung und Zieldefinition
Bevor eine Softwarelösung implementiert wird, sollten Unternehmen ihre spezifischen Anforderungen und Ziele klar definieren. Dazu gehören die Analyse der aktuellen Prozesse und Identifikation von Schwachstellen, die Definition von smarten Zielen, die mit der Digitalisierung erreicht werden sollen (z.B. Zeitersparnis, bessere Dokumentation, höhere Transparenz) und natürlich die Einbindung der relevanten Stakeholder (z.B. Azubis, Ausbilder:innen, Personalverantwortliche, IT-Abteilung).
2. Auswahl der passenden Software
Es gibt eine Vielzahl von Ausbildungsmanagement Softwarelösungen auf dem Markt. Bei unserer Talent2Go-Software haben wir uns vor allem die folgenden Punkte zu Herzen genommen:
- Funktionalität: Die Software bietet alle notwendigen Funktionen, um die Ausbildungsprozesse digital abzubilden (z.B. digitales Berichtsheft, Ausbildungsplanung).
- Benutzerfreundlichkeit: Die Anwendung ist intuitiv und einfach zu bedienen.
- Integration: Die Software sollte sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen.
- Individualisierung: Neben einem umfassenden Support und Schulungen für die Nutzer:innen sind in unseren Augen vor allem individualisierbare Lösungen wichtig, da hier fundierte bestehende Lösungen um betriebseigene Features ergänzt werden können.
- Innovation: Die Software wird kontinuierlich weiterentwickelt und Feedback und Verbesserungsvorschläge von Kunden werden aufgenommen und implementiert.
Unsere Best Practices für digitales Ausbildungsmanagement
1. Nutzung eines digitalen Berichtsheftes
Ein digitales Berichtsheft erleichtert die Dokumentation der Ausbildungsinhalte und -fortschritte. Auszubildende können ihre Berichte online eintragen und diese können von den Ausbildern direkt kommentiert und freigegeben werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Weitere Informationen zu den Vorteilen und der Umsetzung eines digitalen Berichtsheftes finden Sie in unserem Blogartikel: https://talent2go.de/digitales-berichtsheft-online-ausbildungsnachweise-als-gamechanger/
2. Individuelle Ausbildungsplanung
Mit einer digitalen Ausbildungsplanung können Unternehmen individuelle Ausbildungspläne erstellen und flexibel anpassen. Dies ermöglicht eine gezielte Förderung der Auszubildenden und eine bessere Anpassung an deren Bedürfnisse und Fähigkeiten. Durch den Einsatz von Softwarelösungen können Ausbildungspläne dynamisch erstellt und an aktuelle Anforderungen angepasst werden. Sachliche und zeitliche Gliederungen sind kompliziert. Vor allem die (Versetzungs-) Planung. Wir bei Talent2Go automatisieren diesen Prozess. Wie genau eine gute Ausbildungsplanung funktioniert, haben wir bei uns im Blog aufgegriffen: https://talent2go.de/ausbildungsplanung-in-der-dualen-ausbildung-so-erstellen-sie-den-perfekten-ausbildungsplan/
3. Automatisierte Benachrichtigungen
Automatisierte Benachrichtigungen erinnern Ausbilder:innen und Azubis an wichtige Termine und Aufgaben. Dies reduziert die Gefahr, dass wichtige Fristen oder Aufgaben übersehen werden. Die Benachrichtigungen tragen dazu bei, dass alle Beteiligten stets auf dem Laufenden sind. Beispielsweise können Erinnerungen für anstehende Prüfungen, Abgabe von Berichtsheften oder Feedbackgespräche automatisiert verschickt werden. Außerdem mit dabei: Integrierte To-Do-Listen und ein intelligentes Dokumentenmanagement, um beispielsweise Bilder und Dateien mit einzelnen Lehrjahren, Standorten oder gezielten Ausbildungsberufen zu teilen.
4. Zentrale Kommunikationsplattform
Eine zentrale Kommunikationsplattform erleichtert den Austausch zwischen allen Beteiligten und ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit. Dies reduziert Missverständnisse und fördert eine offene Kommunikation. Solche Plattformen bieten oft Funktionen wie Chat, Videoanrufe und gemeinsame Dokumentenbearbeitung, die eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen. Durch die Nutzung solcher Tools kann die Kommunikation deutlich effizienter und zielgerichteter gestaltet werden.
Praxisnahe Tipps für die erfolgreiche Umsetzung
1. Einbeziehung aller Mitarbeiter:innen
Eine erfolgreiche Digitalisierung des Ausbildungsmanagements hängt maßgeblich von der Akzeptanz der Mitarbeiter:innen ab. Es ist daher wichtig, diese frühzeitig in den Prozess einzubeziehen und regelmäßig Feedback einzuholen. Schulungen und Informationsveranstaltungen können helfen, Berührungsängste abzubauen und die Vorteile der neuen Systeme aufzuzeigen. Gerade die GenZ wird häufig (zurecht!) als sehr technikaffin und technikbegeistert dargestellt. Nutzen Sie dieses Wissen Ihrer jungen Generation und entdecken Sie mit Ihnen gemeinsam die großen Chancen von digitalisierten Prozessen.
2. Kontinuierliche Weiterbildung
Die digitale Transformation ist ein fortlaufender Prozess, der kontinuierliche Weiterbildung erfordert. Stellen Sie sicher, dass sowohl Ausbilder:innen als auch Azubis regelmäßig Schulungen und Weiterbildungen zu den neuen digitalen Tools und Prozessen erhalten. Dies fördert nicht nur die Kompetenz, sondern auch die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter. Bei der aktuellen Erhebung des Deutschen Industrie- und Handelskammertags (DIHK) vom Frühsommer 2023 zeigte sich, dass lediglich ein knappes Drittel der Unternehmen (30 Prozent) aktuell keine besondere Herausforderung bei der beruflichen Weiterbildung wahrnimmt.
Exkurs: Seit dem 1. Januar 2024 stellt die Bundesagentur für Arbeit (BA) mit “mein NOW” ein nationales Weiterbildungsportal für Bildungsinteressierte, Weiterbildungsanbieter:innen und Arbeitgeber:innen zur Verfügung. Neben einer Suchfunktion für Weiterbildungen finden Nutzerinnen und Nutzer dort Tests zur beruflichen Orientierung sowie Informationen zu Fördermitteln, Beratungsmöglichkeiten und Berufen. Hier geht’s direkt zum Portal und allen weiteren Informationen: https://mein-now.de/
3. Nutzung von Datenanalysen
Durch die Digitalisierung des Ausbildungsmanagements stehen Ihnen umfangreiche Daten zur Verfügung. Nutzen Sie diese Daten, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die Ausbildungsprozesse kontinuierlich zu verbessern. Analysen zu Ausbildungsfortschritten, Feedback von Auszubildenden und Erfolgsquoten können wertvolle Einblicke bieten und helfen, die Ausbildungsprogramme gezielt zu optimieren.
4. Sammlung von Feedback
Melden Sie, wenn möglich, Ihr Feedback und Ihre Verbesserungsideen und Featurevorschläge auch an das Softwareunternehmen – sodass Ihre Punkte es hier vielleicht bald schon in neue Updates schaffen.
Ihr nächster Schritt in die Zukunft des Ausbildungsmanagement
Wenn Sie jetzt neugierig sind, welcher Return on Invest bei so einer Implementierung zu erwarten ist, dann melden Sie sich bei uns – und wir rechnen das Ganze konkret für Sie durch. Hier können Sie einen entsprechenden Termin buchen.
