Warum Recruitingkennzahlen in der Ausbildung wichtig sind
Recruitingkennzahlen spielen eine wichtige Rolle im Personalwesen und sind unverzichtbar für die effiziente Planung und Steuerung von Personalbeschaffungsprozessen. In vielen Unternehmen werden diese Kennzahlen aber entweder nicht explizit für die Ausbildung berechnet oder der gesamte Ausbildungsbereich wird komplett ausgeschlossen von Berechnungen und strategischen Plänen. Gerade im Bereich der Ausbildung ist es aber – wie in vielen anderen Unternehmensbereichen – von entscheidender Bedeutung, geeignete Kandidat:innen schnell und effektiv zu identifizieren und zu gewinnen.
Doch was sind Recruitingkennzahlen genau? Unter Recruitingkennzahlen versteht man in der BWL messbare Größen, die im Rahmen des Personalrecruitings erfasst und ausgewertet werden. Diese Kennzahlen geben Aufschluss über die Wirksamkeit von Recruiting-Maßnahmen und die Effizienz der eigenen HR-Prozesse. Zu den wichtigsten Kennzahlen zählen zum Beispiel die Time to Hire, Cost per Hire oder auch die Applicant-to-Hire Ratio. Mehr dazu später.
Gerade im Ausbildungsbereich kommt den Recruitingkennzahlen eine besondere Bedeutung zu. Denn in der Regel stehen Personalverantwortliche hier unter hohem Zeit- und Kostendruck. Es gilt, geeignete Bewerber:innen schnell zu finden und zu rekrutieren, um den künftigen Fachkräftebedarf des Unternehmens sicherzustellen. Dazu kommt, dass eine Ausbildung in der Regel nicht ganzjährig gestartet werden kann, sondern nur zu festen Startterminen ein- oder zweimal im Jahr. Hierbei spielen nicht nur quantitative Kennzahlen wie die Anzahl der eingehenden Bewerbungen eine Rolle, sondern auch qualitative Faktoren wie beispielsweise die Passgenauigkeit von Bewerber:innen für eine bestimmte Ausbildungsstelle.
In diesem Blogartikel möchten wir uns daher eingehend mit dem Thema Recruitingkennzahlen in der Ausbildung beschäftigen. Wir werden die wichtigsten Kennzahlen vorstellen, ihre Berechnung erläutern und ihre Relevanz für Personalverantwortliche aufzeigen. Und natürlich wollen wir auch hier möglichst praxisnah arbeiten und ein paar Erfahrungswerte und Tipps teilen.
Die wichtigsten Recruitingkennzahlen
Es gibt eine Vielzahl von Kennzahlen, die für Personalverantwortliche wichtig sind. Wir haben hier fünf zentrale Kennzahlen herausgenommen, die wir uns etwas genauer anschauen wollen:
Time to Hire
Time to Hire ist eine wichtige Kennzahl, die misst, wie lange es dauert, eine offene Stelle zu besetzen. Das ist sowohl für Stellen relevant, die besetzt waren und nun vakant werden (z.B. weil Personen in den Ruhestand gehen oder das Unternehmen wechseln), als auch für ganz neu geschaffene Stellen. Die Berechnung erfolgt, indem der Zeitraum zwischen der Veröffentlichung der Stellenanzeige (auf der eigenen Website, über Social Media oder “klassisch” in der Zeitung) und dem Datum, an dem ein:e neue:r Mitarbeiter:in offiziell seinen bzw. ihren Arbeitsplatz antritt, ermittelt wird.
Time to Hire = (Datum des Arbeitsbeginns der neuen Person) – (Datum der Veröffentlichung der Stellenanzeige).
Die Kennzahl ist wichtig, um die Effizienz des Recruiting-Prozesses zu messen. Personalverantwortliche können den Prozess u.a. verbessern, indem sie frühzeitig aufkommende Engpässe identifizieren und dann bei Bedarf schnelle Entscheidungen treffen. Time to Hire ist auch ein wichtiger Indikator dafür, wie lange eine Position vakant bleibt. Je länger eine Stelle unbesetzt bleibt, desto höher ist das Risiko, dass die Produktivität sinkt und wichtige Projekte verzögert werden. Bleibt eine Stelle über längere Zeit unbesetzt, kann es helfen sich noch einmal die Stellenanzeige anzuschauen und hier ggf. Anpassungen vorzunehmen.
| Bei Talent2Go haben wir eine innovative und einzigartige Lösung entwickelt, welche die Time to Hire nachweislich senkt: Zahlreiche Gespräche mit Expertinnen und Experten und eine tiefgreifende Marktanalyse haben gezeigt, wie komplex, vielschichtig und vor allem auch unterschiedlich Bewerbungsprozesse in Unternehmen derzeit ablaufen. Gerade junge Bewerber:innen, die sich teilweise im Rahmen der Ausbildungssuche zum allerersten Mal bewerben, sind häufig überfordert von den verschiedenen Anforderungen und stellen zahlreiche Male immer ähnliche, aber doch irgendwo verschiedene Bewerbungsunterlagen zusammen. Das kostet Zeit, ist häufig demotivierend und führt im Zweifel sogar dazu, dass erst gar keine Bewerbung abgeschickt wird. Das ändern wir – und sorgen so dafür, das Stellen gut, unkompliziert und vor allem schnell besetzt werden! |
Cost per Hire
Cost per Hire ist eine Kennzahl, die die Kosten misst, die mit der Einstellung von neuen Mitarbeitenden verbunden sind. Die Berechnung erfolgt, indem alle Kosten, die mit dem Recruiting-Prozess verbunden sind, einschließlich der Ausgaben für Anzeigen, Reisekosten und Personalbeschaffung, summiert werden.
Cost per Hire = Gesamtkosten des Einstellungsprozesses / Anzahl der eingestellten Mitarbeitenden.
Die Kennzahl hilft im Personalbereich, die Kosten des Einstellungsprozesses zu reduzieren, indem sie ineffiziente Prozesse identifiziert und verbessert.
Cost per Hire kann auch dabei helfen, Budgets besser zu planen und zu verwalten, da Personalverantwortliche ein besseres Verständnis dafür haben, wie viel eine Neueinstellung tatsächlich kostet.
Applicant-to-Hire Ratio
Die Applicant-to-Hire Ratio ist eine Kennzahl, die misst, wie viele Bewerber:innen den eigenen Bewerbungsprozess durchlaufen müssen, um eine:n geeignete:n Mitarbeiter:in einzustellen. Die Berechnung erfolgt, indem die Anzahl der Bewerber:innen durch die Anzahl der Neueinstellungen geteilt wird.
Applicant-to-Hire Ratio = Anzahl der Bewerber:innen / Anzahl der Neueinstellungen.
Wenn dieser Wert hoch ist, kann das bedeuten, dass das Unternehmen zu viele ungeeignete Bewerber:innen anzieht. In diesem Fall können Personalverantwortliche ihre Recruiting-Strategie optimieren, um besser bzw. passender qualifizierte Bewerber:innen zu erreichen. Die Applicant-to-Hire Ratio ist auch ein Indikator für die Zeit- und Kosteneffizienz des Recruiting-Prozesses. Je höher die Ratio ist, desto länger und teurer ist der Einstellungsprozess. Ziel ist es daher immer, diese Zahl zu minimieren.
Quality of Hire
Quality of Hire ist eine Kennzahl, die die Qualität der neu eingestellten Mitarbeiter:innen misst. Die Berechnung erfolgt durch eine Kombination von Faktoren, wie der Leistung des neuen Mitarbeiters, der Passung zur eigenen Unternehmenskultur und der Dauer der Beschäftigung.
Die Formel zur Berechnung kann je nach Unternehmen und Position variieren, da es hier weniger um quantitativ-messbare Faktoren geht, sondern mehr um den sogenannten “Fit” einer Person zur Stelle bzw. zum Unternehmen.
Quality of Hire ist ein wichtiger Indikator dafür, wie gut der Einstellungsprozess funktioniert und wie gut das Unternehmen qualifizierte und geeignete Mitarbeitende auswählt. Eine hohe Qualität der Neueinstellungen kann langfristig zur Produktivität, Motivation und Loyalität der Mitarbeiter:innen beitragen.
| “Kunden die dieses Produkt gekauft haben, kauften häufig auch die folgenden Produkte”. Dieses Empfehlungs- und Vorschlagssystem kennt jede:r, der oder die schon mal online etwas eingekauft hat. Ein System im Hintergrund analysiert zahlreiche Daten zum Such- und Kaufverhalten, um dann passgenaue Vorschläge für die nächsten Einkäufe zu machen.Dank eines innovativen KI-Matching Algorithmus können wir bei Talent2Go genau das: Passgenaue, qualitativ hochwertige Profile genau den Unternehmen vorschlagen, die gerade suchen – und potenziellen Azubis aufzeigen, welche Unternehmen ein “Perfect Match” sein können. |
Cost of Vacancy
Die Cost of Vacancy ist eine Unternehmenskennzahl, die die Kosten misst, die durch eine offene Stelle im Unternehmen entstehen. Die Berechnung erfolgt durch eine Schätzung der Kosten, die durch den Verlust von Produktivität, Einnahmen und Kunden entstehen können, solange eine Stelle nicht (qualifiziert) besetzt ist.
Die Formel zur Berechnung kann, wie auch schon die vorherige Formel, je nach Unternehmen und Position variieren.
Die Kennzahl hilft Personalverantwortlichen, die Kosten des Einstellungsprozesses besser zu verstehen. Eine offene Stelle kann das Unternehmen in vielerlei Hinsicht beeinträchtigen, z.B. können Aufträge möglicherweise nicht angenommen werden, da sie nicht bearbeitet werden können.
Eine Cost of Vacancy-Berechnung kann helfen, Personalverantwortliche zu motivieren, den Einstellungsprozess zu beschleunigen und sicherzustellen, dass eine Stelle so schnell wie möglich besetzt wird, um potenzielle Kosten zu minimieren. Hierbei ist es jedoch immer wichtig nicht nur zu schauen, dass eine Stelle möglichst schnell besetzt wird, sondern dass sie v.a. auch möglichst passgenau besetzt wird.
Die beiden Kennzahlen “Cost of Vacancy” und “Quality of Hire” sollten daher immer gemeinsam betrachtet werden, da man offene Stellen nicht nur zeitnah besetzen möchte, sondern vor allem auch mit passenden Personen, die möglichst lange im Unternehmen bleiben.
5 Tipps zur Senkung der Time to Hire in der Ausbildung
Unter all den genannten Kennzahlen ist die Zeit, die benötigt wird, um eine offene Stelle zu besetzen, ist einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg des Einstellungsprozesses. Je länger die Time to Hire ist, desto höher sind die Kosten und desto schwieriger wird es, die richtigen Kandidat:innen zu finden. Gerade im Azubirecruiting ist es wichtig gute Leute schnell zu finden, da der Konkurrenzdruck im Zeitalter des Fachkräftemangels sehr hoch ist und eine Ausbildung immer auch ein (zeitliches und finanzielles) Investment in potenzielle Fach- und Führungskräfte ist und man sich hier schnell die besten Talente sichern möchte.
Hier sind daher unsere fünf Tipps, die alle Personaler:innen und Ausbildungsleiter:innen in ihrem Alltag umsetzen können, um die Time to Hire in der Ausbildung nachhaltig und effizient zu senken:
Tipp 1: Stellenprofile optimieren
Eine der besten Möglichkeiten, um die Time to Hire zu senken, besteht darin, die Stellenprofile der Ausbildungsstellen zu optimieren. Hierbei geht es darum, sicherzustellen, dass die Anforderungen der Stelle klar definiert sind und dass die Kandidat:innenprofile genau auf die Anforderungen abgestimmt sind. Gerade bei Stellenanzeigen für neue Azubis ist es wichtig, ein möglichst klares Bild der Ausbildung zu vermitteln, ohne zu komplex zu werden – denn die Bewerber:innen kommen hier i.d.R. direkt aus der Schule und haben noch keine (nennenswerte) Erfahrung in der Arbeitswelt und mit Stellenanzeigen.
So kann das aussehen: Personalverantwortliche sollten regelmäßig die Anforderungen der offenen Stellen überprüfen und sicherstellen, dass sie genau auf die Anforderungen der Position abgestimmt sind. Es kann sehr hilfreich sein, mit den aktuellen Azubis zu sprechen, was für sie bei Stellenanzeigen wichtig gewesen ist bzw. was sie ansprechend finden. So hat man direkt ein Stimmungsbild aus der relevanten Zielgruppe und kann die eigenen Anzeigen dahingehend optimieren.
Tipp 2: Gezielte Ansprache von Bewerber:innen
Eine gezielte Ansprache von potenziellen Bewerber:innen kann dazu beitragen, die Time to Hire zu senken. Durch die Verwendung von zielgerichteten Kampagnen können Personalverantwortliche potenzielle Bewerber:innen schneller identifizieren und sich auf qualifizierte Kandidaten konzentrieren. Für die junge “Generation Z” sind hier vor allem Social-Media-Kampagnen das Mittel der Wahl, da dort die gewünschte Zielgruppe direkt auf Plattformen erreicht werden kann, auf denen sie sich ohnehin viel aufhalten.
Zum Thema “Ausbildungsmarketing mit Social Media” haben wir einen eigenen Blogartikel geschrieben. Schauen Sie gerne rein!
Und für alle, die noch mehr wissen wollen, lohnt sich ein Blick in unser neues Whitepaper “5 Tipps zur erfolgreichen Gen Z-Rekrutierung”.
So kann das aussehen: Personalverantwortliche sollten in jedem Fall verschiedene (Social-Media-)Kanäle nutzen, um potenzielle Bewerber:innen zu erreichen. Auch hier hilft es, sich mit aktuellen Azubis auszutauschen, auf welchen Plattformen sie aktuell unterwegs sind und was hier gefragt und “in” ist. So ist man am Puls der Zeit und nutzt seine Energie direkt für die richtigen Plattformen.
Tipp 3: Automatisierung von Prozessen
Die Automatisierung von Prozessen kann in eigentlich jedem Unternehmensbereich dazu beitragen, Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Überprüfung von Lebensläufen und der Planung von Interviews können Personalverantwortliche im HR-Bereich effektiver arbeiten und den Einstellungsprozess neuer Azubis messbar beschleunigen.
So kann das aussehen: Personalverantwortliche sollten eine gute HR-Software nutzen, um den Einstellungsprozess zu automatisieren und den Arbeitsaufwand zu reduzieren. Die Software kann u.a. helfen Bewerber:innendaten zu sammeln und zu organisieren, automatische E-Mails zu senden und Interviews zu planen. Außerdem können so wichtige Datenschutzrichtlinien einfacher und vor allem rechtssicher umgesetzt werden, als mit einer Vielzahl an Tabellen, Notizheften und Post-Its im Büro.
Wir mit Talent2Go sind dann für Sie da, wenn Sie darauf aufbauend Ihre gesamte Berufsausbildung digitalisieren wollen. Denn eine gute Talententwicklung fängt schon in der Ausbildung an. Wir freuen uns auf den Austausch!
Tipp 4: Vereinfachte Bewerbungsprozesse
Auch ein vereinfachter Bewerbungsprozess kann dazu beitragen, die Time to Hire zu senken, indem er die Anzahl der Schritte reduziert, die erforderlich sind, um sich für eine Stelle zu bewerben. Ein einfacher, übersichtlicher und benutzerfreundlicher Bewerbungsprozess hilft, qualifizierte Bewerber:innen anzuziehen und den Einstellungsprozess zu verbessern.
So kann das aussehen: Personalverantwortliche sollten den Bewerbungsprozess auf der Karriereseite des Unternehmens regelmäßig testen und Feedback von Bewerber:innen einholen, um mögliche Engpässe im Prozess zu identifizieren und zu beheben. Und haben Sie schon einmal daran gedacht, eine Bewerbung über Social Media zuzulassen oder eine Videobewerbung anzubieten? Probieren Sie hier einfach mal aus, was bei Ihrer Zielgruppe besonders gut funktioniert und trauen Sie sich, für das Azubi-Recruiting von Ihren Standardprozessen für andere offene Stellen abzuweichen und neue Wege zu gehen.
Tipp 5: Verkürzung der Entscheidungsfindung durch ein strukturiertes Auswahlverfahren
Zuletzt kann ein strukturiertes Auswahlverfahren dazu beitragen, die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und die Time to Hire zu senken. Personalverantwortliche sollten sicherstellen, dass sie klare Kriterien für die Bewertung von Bewerber:innen haben und dass alle Beteiligten im Einstellungsprozess daran beteiligt sind. Durch ein strukturiertes Auswahlverfahren können Personalverantwortliche sicherstellen, dass sie eine fundierte Entscheidung treffen, ohne dabei Zeit zu verlieren.
Wir möchten hier noch einmal betonen, dass es nicht darum geht, “einfach nur schnell aus dem Bauch heraus” eine Entscheidung zu treffen, weil man so nicht lange nachdenken muss und Zeit spart. Unser Tipp zielt darauf ab, dass man sich vor einer neuen Recruitingrunde zum Ausbildungsstart einmal mit allen Verantwortlichen zusammensetzt und gemeinsam schaut, welche BEwerbungsschritte es gibt, wer an welcher Stelle eingebunden werden sollte und nach welchen Kriterien die neuen Azubis eingestellt werden sollen. Sind diese Dinge für alle transparent geklärt, kann der eigentliche Bewerbungs- und Entscheidungsprozess schnell und effizient ablaufen – ganz ohne spontane Entscheidungen aus dem Bauch.
So kann das aussehen: Personalverantwortliche sollten einheitliche Interviewfragen und Bewertungskriterien für alle Kandidat:innen verwenden. Es kann auch hilfreich sein, die Beteiligung von mehreren Personen im Auswahlprozess zu koordinieren, um sicherzustellen, dass jede:r eine klare Vorstellung von den Anforderungen der Stelle hat und dass die Entscheidungsfindung reibungslos verläuft.
P.S.: Bei der Konzeption unserer Talent2Go-Software haben selbstverständlich auch überlegt, an welcher Stelle man für Personalverantwortliche und Azubikoordinator:innen mehr Zeit schaffen kann. Auch hier wollten wir bewusst keine Abstriche bei der Qualität machen, sondern schaffen es durch eine übersichtliche Plattform und eine einfache Navigation alle wichtigen Fakten zu einzelnen Azubis, Lehrjahren oder Ausbildungsfächern auf einen Blick darzustellen, damit Entscheidungen nicht nur schnell, sondern vor allem auch datenbasiert, nachvollziehbar und damit gut getroffen werden können.
Interessiert? Dann melden Sie sich gerne für ein unverbindliches Gespräch und eine Demo.
