Digitales Berichtsheft –  Online Ausbildungsnachweise als Gamechanger

In einer Welt, in der die Digitalisierung nahezu alle Bereiche unseres Lebens und Arbeitens durchdringt, stehen auch die Ausbildungsprozesse in Unternehmen vor einem großen Wandel. Um das Thema “Digitalisierung der Ausbildung” möglichst konkret zu machen, haben wir uns für diesen Artikel ein konkretes Beispiel herausgesucht, das Teil jeder Ausbildung ist: Der Ausbildungsnachweis bzw. das Berichtsheft.

Haben Sie schon mal daran gedacht, digitale Berichtshefte einzuführen, um die Ausbildungsnachweise Ihrer Azubis online zu verwalten?

Wie genau das aussehen kann, haben wir in diesem Artikel zusammengestellt. Wir werfen einen Blick auf die rechtlichen Grundlagen digitaler Berichtshefte, schauen auf Vorteile und Chancen für Unternehmen und Azubis und zeigen, wie Ihr Online Berichtsheft zum Gamechanger in der Ausbildungslandschaft werden kann. Und natürlich haben wir bei Talent2Go ein tolles Tool dafür gebaut – aber dazu später mehr.

Rechtliche Grundlagen

Wann müssen Berichtshefte geführt werden?

Jede:r Auszubildende in Deutschland ist verpflichtet, ein Berichtsheft zu führen, das als Nachweis der erlernten Fähigkeiten und Kenntnisse während der Ausbildung dient. Die ordnungsgemäß geführten und von beiden Vertragsparteien unterzeichneten Ausbildungsnachweise sind Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung gemäß § 43 Abs. 1 Ziffer 2 Berufsbildungsgesetz – und sind auf Anforderung sowohl der IHK, als auch der zuständigen Berufsschule zur Einsicht vorzulegen. 

Sind digitale Berichtshefte erlaubt?

Die kurze Antwort lautet: Ja.

Was bis vor wenigen Jahren fast ausschließlich analog ablief, und so nicht selten zu einer Zettelwirtschaft führte, ist seit 2017, rechtlich abgesichert, digital möglich. Im Berufsbildungsgesetz heißt es nun in §13 Abs. 1 Ziffer 7, dass Azubis verpflichtet sind, “einen schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis zu führen.”

Unternehmen, die den Schritt in die Digitalisierung ihrer Ausbildungsnachweise gehen möchten, sollten sich in jedem Fall mit den Themen Datenschutz und Datensicherheit auseinandersetzen. Es ist entscheidend, dass die eingesetzten digitalen Lösungen in Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stehen, um den Schutz personenbezogener Daten sowie die Sicherheit der Datenübertragung und -speicherung zu gewährleisten.

Wie funktioniert das digitale Berichtsheft?

Die grundlegende Idee ist es, die bisher analogen Ausbildungsnachweise online abzubilden. Doch das ist erst der Anfang, denn der neue digitale Datenpool kann natürlich noch für eine Vielzahl weiterführender Analysen genutzt werden. 

Unser digitales Berichtsheft bei Talent2Go funktioniert über eine Cloud-basierte Plattform, die flexiblen Zugriff für Auszubildende, Ausbilder:innen und HR-Verantwortliche ermöglicht, unabhängig von ihrem Standort. Durch die intuitive Benutzeroberfläche wird der Berichtsprozess vereinfacht, was eine schnelle Eingewöhnung und effektives Arbeiten gewährleistet. Sicher und synchron ermöglicht es jederzeit Einblick in den Fortschritt und Status jedes Berichts, erleichtert Überprüfungen und Feedbackrunden und ist dabei deutlich effizienter als herkömmliche Word- oder PDF-Dateien. 

Mit einer integrierten Review-Funktion können Auszubildende und Ausbilder:innen in Echtzeit Feedback austauschen, was die Lernprozesse stärkt und die Entwicklung der Azubis kontinuierlich und nachhaltig unterstützt. Zusätzlich ist die Plattform IHK-anerkannt und bietet eine PDF-Exportfunktion sowie eine kostenlose App für Auszubildende.

Doch warum sollte man einen bekannten und bestenfalls bewährten analogen Prozess umstellen? Um diese Frage zu beantworten, möchten wir einen Blick auf einige zentrale Herausforderungen für Azubis und Unternehmen werfen, die Ihnen sicherlich aus der bisherigen Praxis bekannt sind.

Herausforderungen für Azubis und Unternehmen

Das Führen von traditionellen Berichtsheften kann für Auszubildende und Unternehmen Hürden und Herausforderungen mit sich bringen, die nicht sein müssen.

Herausforderungen für Unternehmen:

• Überwachung: Die kontinuierliche Überwachung des Fortschritts der Auszubildenden ist bei papierbasierten Berichtsheften oft komplex und zeitaufwendig. Führungskräfte müssen physische Dokumente durchsehen, was den Prozess verlangsamt und ineffizient macht. Kommen hier mehrere Personalverantwortliche ins Spiel, zum Beispiel aufgrund verschiedener Standorte oder durch Personalwechsel, wird das Ganze noch komplexer und schnell unübersichtlich.
• Bewertung: Die qualitative Bewertung der Einträge in traditionellen Berichtsheften kann aufgrund unterschiedlicher Formate schwierig sein. Die Beurteilung der Leistungen der Auszubildenden ist häufig eher ein bloßes Bauchgefühl, als eine fundierte und datenbasierte Entscheidung. Ein Vergleich verschiedener Azubis ist hier kaum möglich und auch eine mögliche Lernentwicklung eines Azubis über die Ausbildungsmodule und -monate hinweg kann nur mit größerem Dokumentations- und Analyseaufwand fundiert bewertet werden.
• Archivierung: Die Notwendigkeit, physische Berichtshefte zu archivieren, bedeutet für Unternehmen einen erheblichen Aufwand hinsichtlich Lagerung und Zugänglichkeit. Es besteht das Risiko, dass Dokumente beschädigt oder verloren gehen – und sollte man sie später doch noch einmal einsehen wollen, bedeutet das in der Regel einige Zeit zum Suchen.

Herausforderungen für Azubis:

Ziel einer jeden Ausbildung ist es, dass Azubis neues Wissen und neue Fertigkeiten auf- und ausbauen. Es ist in der Lernpsychologie unumstritten, dass es hilfreich ist, den eigenen Lernfortschritt zu dokumentieren – genau dafür gibt es das Berichtsheft. Ein digitales Berichtsheft greift das Wissen um eine kontinuierliche Dokumentation auf und verbindet es mit neuesten digitalen Lösungen. Die folgenden Herausforderungen können so passgenau adressiert werden:

• Zeitaufwand: Das handschriftliche Verfassen von Berichten kann sehr zeitintensiv sein. Azubis müssen oft Stunden investieren, um ihre täglichen oder wöchentlichen Aufgaben detailliert zu dokumentieren. Zeit, die besser zum Wiederholen und Vertiefen der Lerninhalte genutzt werden könnte.
• Sorgfalt und Genauigkeit: Traditionelle Berichtshefte erfordern ein hohes Maß an Sorgfalt, um Fehler zu vermeiden und die Lesbarkeit sicherzustellen. Dies kann besonders nach einem langen Arbeitstag mühsam sein. Natürlich sind Sorgfalt und Genauigkeit Eigenschaften, die in jeder Ausbildung vermittelt werden sollten – doch dafür gibt es ganz sicher bessere (und didaktisch fundiertere) Wege, als das analoge Berichtsheft.
• Regelmäßige Pflege: Die Notwendigkeit, das Berichtsheft kontinuierlich zu führen und auf dem neuesten Stand zu halten, kann eine zusätzliche Belastung darstellen. Viele Auszubildende kämpfen damit, diese Routine aufrechtzuerhalten. Gerade zu Beginn einer Ausbildung ist dieser Punkt nicht zu unterschätzen, da es hier auf einmal ganz viele neue Impulse gibt, die in ihrer Fülle überfordernd wirken können. Das digitale Berichtsheft als eine Art “Online Ausbildungstagebuch” kann hier helfen, die Komplexität zu reduzieren.

Vorteile digitaler Berichtshefte 

Die Führung von Ausbildungsnachweisen ist ein entscheidender Bestandteil des Ausbildungsprozesses, der wesentlich zur Qualitätssicherung beiträgt. Die Umstellung auf digitale Berichtshefte bietet zahlreiche Vorteile, sowohl für Auszubildende als auch für Ausbilder:in:

• Strukturierte Dokumentation: Digitale Tools ermöglichen eine übersichtliche und gut organisierte Dokumentation von Lerninhalten und praktischen Erfahrungen. Mit wenigen Suchbegriffen oder einer kalendarischen Übersicht braucht es nur wenige Klicks, um gezielt Inhalte, Themen und Lernmaterialien wiederzufinden.
• Überall verfügbar: Da digitale Berichtshefte online geführt werden, können Azubis jederzeit und überall auf sie zugreifen und sie aktualisieren – oft braucht man dafür nicht mal einen Laptop, sondern nur eine App. Dies bietet eine flexible Handhabung, die besonders für Auszubildende von Vorteil ist, die viel unterwegs sind, im Homeoffice arbeiten oder auf dem Arbeitsweg in der Bahn mit dem Berichtsheft arbeiten wollen.
• Selbstständiges Lernen: Die Azubis können ihren Lernfortschritt besser nachvollziehen und reflektieren, was das selbständige Lernen fördert. Sie sehen jederzeit, wo sie gerade im Ausbildungsverlauf stehen und welche Berichte ggf. noch offen sind.
• Individuelle Förderung: Eine transparente Übersicht über die Fortschritte ermöglicht es Ausbilder:innen, gezielt auf die Bedürfnisse jedes:r Einzelnen einzugehen. Feedback kann so wesentlich zielgerichteter und datengestützter gegeben werden, ohne dass es den Aufwand für die Ausbilder:innen maßgeblich erhöht.
• Qualitätskontrolle: Ausbildungsnachweise online zu führen, erleichtert die Identifikation von Lücken im Ausbildungsplan und unterstützt die kontinuierliche Verbesserung der Ausbildungsqualität.
• Effiziente Verwaltung: Die digitale Führung und Überwachung der Ausbildungsnachweise vereinfacht die Verwaltung und hilft, die eigenen Ausbildungsziele als Unternehmen zu erreichen.
• Benutzerfreundlichkeit: Mit intuitiven Oberflächen sind digitale Berichtshefte leicht zu bedienen – für Azubis und Ausbilder:innen. Die Eingabe von Informationen erfolgt oft schneller und weniger fehleranfällig als bei handschriftlichen Notizen, außerdem können hier schneller Änderungen vermerkt oder Inhalte korrigiert werden.
• Automatische Erinnerungen: Digitale Systeme können Auszubildende daran erinnern, ihr Berichtsheft regelmäßig zu aktualisieren. Dies hilft, die kontinuierliche Pflege zu vereinfachen und sicherzustellen, dass nichts vergessen wird. Der digitale Ausbildungsnachweis wird bestenfalls schon direkt zu Beginn der Ausbildung zu einer festen Routine.

Indem Sie den Prozess der Dokumentation vereinfachen, machen digitale Berichtshefte das Führen von Ausbildungsnachweisen weniger belastend und zeitaufwendig. Das ermöglicht es Ihren Azubis, sich mehr auf das Lernen und die praktische Anwendung ihrer Fähigkeiten zu konzentrieren, was letztendlich zu einer besseren und effizienteren Ausbildung führt.

Ihr Weg zum digitalen Berichtsheft

Digitale Berichtshefte stellen ohne Zweifel eine strategische Investition in die Qualität und Zukunftsfähigkeit der beruflichen Ausbildung dar. 

Bieten Sie Ihren Azubis ein kostenfreies, modernes Tool an, das dem Zeitgeist entspricht. Weniger Papierkram. Mehr Effizienz und Zufriedenheit in der Ausbildung. Verringern Sie den administrativen Aufwand, fördern Sie den digitalen Umgang und stellen Sie sicher, dass alle Berichte ordnungsgemäß und termingerecht erfasst werden.

Egal wie viele Standorte, Azubis und Ausbilder:innen – Wir unterstützen Sie bei der Transformation Ihrer Ausbildung.

Lassen Sie sich von unserem kostenfreien Tool für digitale Berichtshefte überzeugen: