„Haben Sie Ihr Berichtsheft diese Woche ausgefüllt?“ – Eine Frage, die Sie als Ausbildungsverantwortliche:r wahrscheinlich öfter stellen als Ihnen lieb ist.

Das Berichtsheft – ein Thema, das viele Azubis als lästige Pflicht empfinden, aber für Sie als Ausbildungsverantwortliche:r ein unverzichtbarer Bestandteil der Ausbildung ist.

Einerseits ist es eine gesetzliche Vorgabe, andererseits bietet es Ihnen eine hervorragende Möglichkeit, die Lernfortschritte Ihrer Azubis strukturiert zu überprüfen.

Doch mal ehrlich …

Wie oft wird das Berichtsheft erst auf den letzten Drücker ausgefüllt? Wie oft fehlen Einträge, oder es landet sogar unvollständig in der Abschlussprüfung? Wie oft fehlt Ihnen der Überblick?

Damit das nicht passiert, gibt es hier alle wichtigen Infos – inklusive praktischer Vorlagen, Muster und digitalen Lösungen für Ausbildungsnachweise, die Ihnen und Ihren Azubis das Leben erleichtern.

Ist das Führen eines Berichtsheftes oder Ausbildungsnachweises Pflicht?

Ja, das Führen eines Berichtsheftes ist Pflicht und gesetzlich vorgeschrieben. Ohne ein ordentlich geführtes Berichtsheft kann sogar die Zulassung zur Abschlussprüfung gefährdet sein. Und das wäre suboptimal für Sie als Ausbildungsbetrieb, aber vor allem für Ihre Azubis, die lieber einen Abschluss haben als keinen.

Sogar das Gesetz sagt: Du musst das Berichtsheft bitte ausfüllen.

Denn laut § 13 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) sind Azubis dazu verpflichtet, ihre Ausbildung schriftlich zu dokumentieren.

Das Berichtsheft dient eigentlich bloß als Absicherung für den Staat, der prüft, ob alles, was im Ausbildungsrahmenplan steht, auch tatsächlich vermittelt wird.

Jetzt fragen Sie sich vermutlich: Und wer muss das Berichtsheft führen und kontrollieren?

Ganz einfach:

• Azubis müssen es führen und regelmäßig ausfüllen.
• Ausbilder:innen müssen es regelmäßig kontrollieren, unterschreiben und sicherstellen, dass es ordnungsgemäß geführt wird.

Auch wenn es auf den ersten Blick wie eine lästige Aufgabe vom Gesetzgeber wirkt, bietet es eigentlich nur Vorteile – auch für Sie:

• Lerndokumentation: Azubis reflektieren regelmäßig, was sie gelernt haben, und Sie können das nachlesen.
• Qualitätskontrolle: Sie behalten den Überblick über den Ausbildungsfortschritt und die Entwicklung der Azubis.

Prüfungsvorbereitung: Azubis reflektieren täglich und fassen Gelerntes zusammen. Dadurch festigen sie Wissen und können strukturiert auf Prüfungen hinarbeiten.

Wie oft muss das Berichtsheft geführt werden?

Nichts ist in Stein gemeißelt – aber die Vorgaben zur Frequenz der Berichtsheftführung sind in den jeweiligen Regelungen der Industrie- und Handelskammern (IHK) sowie der Handwerkskammern (HWK) festgelegt.

 Auch der jeweilige Ausbildungsberuf selbst spielt dabei eine Rolle.

• In den meisten Ausbildungsberufen wird ein wöchentlicher Bericht gefordert, der die wichtigsten Lerninhalte und Aufgaben zusammenfasst.
• In einigen handwerklichen und technischen Berufen ist es üblich, dass das Berichtsheft täglich geführt wird.

Deshalb empfiehlt es sich, sich direkt bei der zuständigen IHK oder HWK über die spezifischen Vorgaben zu informieren.Denn eines ist sicher: Die regelmäßige Führung des Berichtsheftes ist essenziell!

1. Die meisten Kammern fordern ein vollständiges Berichtsheft als Voraussetzung für die Abschlussprüfung.

2. Regelmäßiges Schreiben hilft Azubis, das Gelernte besser zu verinnerlichen.

3. Wer das Berichtsheft regelmäßig überprüft, erkennt frühzeitig Wissenslücken oder Probleme.

Wie lange muss ich ein Berichtsheft aufbewahren?

Stellen Sie sich vor, Ihr ehemaliger Azubi ruft Sie an – drei Jahre nach seiner bestandenen Abschlussprüfung.

 „Ich brauche dringend mein Berichtsheft, die neue Firma möchte es sehen!“ 

Und jetzt? Liegt es noch irgendwo im Schrank, oder wurde es längst aussortiert?

Die gute Nachricht: Sie müssen als Ausbilder:in das Berichtsheft nicht selbst aufbewahren. Diese Pflicht liegt beim Azubi. 

Die schlechte Nachricht: Viele wissen das nicht – und wenn es dann verloren geht, kann es problematisch werden.

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist

Laut den Vorgaben der IHKs und HWKs gibt es keine offizielle gesetzliche Verpflichtung, das Berichtsheft nach der Ausbildung aufzubewahren. Dennoch wird empfohlen, es mindestens bis zur bestandenen Abschlussprüfung sorgfältig zu sichern.

⚠️ Für den Azubi wichtig:
Viele Arbeitgeber fragen noch Jahre später nach Ausbildungsnachweisen – ein verlorenes Berichtsheft kann da zum Problem werden.

⚠️ Für Betriebe sinnvoll:
Auch wenn keine Pflicht besteht, kann es hilfreich sein, Berichtshefte mindestens 1-2 Jahre aufzubewahren, um im Zweifelsfall auf eine vollständige Dokumentation der Ausbildung zurückgreifen zu können.

Berichtsheft verloren – was jetzt?

Ein verlorenes Berichtsheft kann nicht einfach nachgereicht werden. 

In manchen Fällen kann das sogar den Nachweis der Ausbildung erschweren. Deshalb: Lieber auf Nummer sicher gehen!

Was genau muss in das Berichtsheft eingetragen werden?

Das Berichtsheft ist nicht einfach nur eine Sammlung von Notizen – es ist der offizielle Ausbildungsnachweis und dokumentiert den gesamten Verlauf der Ausbildung.

Doch was genau muss eigentlich eingetragen werden? Und wie detailliert sollte das Ganze sein?

Einfache Grundregel: Alles, was gelernt und getan wurde, sollte eingetragen werden!

Das Berichtsheft soll zeigen, welche Aufgaben, Tätigkeiten und Lerninhalte im Betrieb vermittelt wurden. 

Dabei gilt: Je konkreter, desto besser!

Folgende Inhalte müssen enthalten sein (Checkliste):

Inhalt	Info	Check
Datum & Zeitraum	Wann wurde der Bericht geschrieben? (z. B. Woche oder einzelner Tag)	✔️
Tätigkeiten & Aufgaben	Was genau wurde gemacht? (z. B. „Kundenanfragen bearbeitet, Wareneingang kontrolliert“)	✔️
Erlernte Fähigkeiten & Wissen	Was wurde Neues gelernt? (z. B. „Erstellung eines Angebots mit Excel geübt“)	✔️
Berufsschul-Inhalte	Falls parallel Unterricht stattfand, sollten auch dort vermittelte Themen kurz notiert werden.	✔️
Besondere Ereignisse oder Projekte	Gibt es etwas, das aus dem normalen Ablauf heraussticht? (z. B. „Teilnahme an einem Team-Meeting“)	✔️

Und wie ausführlich sollten die Einträge sein?

Die Berichte sollten prägnant, aber aussagekräftig sein. Ein Beispiel:

❌ Zu knapp: „Kundenaufträge bearbeitet.“
✅ Besser: „Eingehende Kundenaufträge geprüft, Rückfragen mit dem Vertrieb geklärt und Bestellungen im System erfasst.“

Ziel ist es, dass auch Außenstehende nachvollziehen können, was während der Ausbildung tatsächlich gelernt wurde.

💡 Hinweis: Damit das Berichtsheft vollständig ist, muss es regelmäßig vom Ausbilder / von der Ausbilderin kontrolliert und unterschrieben werden.

Wie führt man das Berichtsheft richtig?

Das Berichtsheft ist mehr als eine Pflicht – es ist ein Spiegel der Ausbildung. 

Doch in der Praxis wissen Sie: Viele Azubis füllen es unregelmäßig oder erst kurz vor der Prüfung aus.

Das Geheimnis lautet: Kontrolle – Motivation – Konsequenz

Kontrolle ✅ Wöchentliche oder monatliche Prüfung vermeidet böse Überraschungen. ✅ Wer erst kurz vor der Prüfung checkt, hat ein Chaos zu erwarten.

Motivation 💡 Lernfortschritt sichtbar machen: „Siehst du, was du in drei Monaten gelernt hast?“ 🎯 Verbindliche Termine setzen: Regelmäßige Abgabe = bessere Disziplin.

Konsequenz ❌ Fehlt das Berichtsheft oder ist es unvollständig, kann die IHK/HWK die Prüfungszulassung verweigern. ✅ Wer es frühzeitig führt, vermeidet Stress und unnötige Verzögerungen.

Berichtsheft – Welche Muster und Vorlagen gibt es?

Mit Sicherheit warten Sie schon gespannt auf die Vorlagen und Muster – und die gute Nachricht ist: Es gibt zahlreiche Optionen. Allerdings ist nicht jede Vorlage für jeden Ausbildungsberuf geeignet. Hier finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Varianten:

1. Klassische Berichtsheft-Vorlagen

Je nach Ausbildungsberuf und Kammer gibt es unterschiedliche Standardvorlagen:

→ Wochenberichte: Ideal für kaufmännische Berufe

→ Tagesberichte: Häufig im Handwerk verwendet

→ Kombinierte Vorlagen: Mit Platz für betriebliche und schulische Inhalte

2. Offizielle Berichtsheft Kammer-Vorlagen

Die Kammern selbst stellen verschiedene Vorlagen zur Verfügung:

IHK-Vorlagen:

→ Standardisierte Ausbildungsnachweise

→ Branchenspezifische Formulare

→ Prüfungsorientierte Dokumentationsbögen

HWK-Vorlagen:

→ Handwerksspezifische Berichtshefte

→ Projektdokumentationen

→ Spezielle Nachweise für einzelne Gewerke

3. Branchenspezifische Vorlagen

Viele Branchen haben ihre eigenen, angepassten Vorlagen entwickelt:

→ Spezialvorlagen für IT-Berufe

→ Angepasste Muster für den Einzelhandel

→ Besondere Formate für technische Berufe

💡 Tipp: Eine Vorlage ist nur so gut wie ihre praktische Anwendbarkeit. Achten Sie besonders darauf, dass sie:

→ den Anforderungen Ihrer Kammer entspricht
→ einfach auszufüllen ist
→ alle wichtigen Ausbildungsinhalte abdeckt

Berichtsheft – Muster und Vorlagen im Vergleich: Welche ist die beste für Ihre Ausbildung?

Das Berichtsheft ist ein Pflichtbestandteil jeder Ausbildung, doch nicht alle Vorlagen sind gleich. Im Internet gibt es zahlreiche Muster und Vorlagen – von kostenlosen PDFs bis zu speziellen Formaten der IHK oder HWK. Doch welche eignet sich am besten für Ihr Unternehmen und Ihre Azubis? 

Offizielle IHK/HWK Berichtsheft-Vorlagen (PDF/Word)

✅ Vorteile:
✔️ Erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen
✔️ Einheitliches Format, von den Prüfstellen anerkannt
✔️ Kostenlos verfügbar

❌ Nachteile:

• Oft statisch und nicht individuell anpassbar
• Handschriftliches Ausfüllen notwendig

💡 Empfehlung: Ideal, wenn Sie eine rechtssichere Vorlage ohne große Anpassungen suchen. Perfekt für Betriebe, die auf die klassische Papierform setzen.

Allgemeine Berichtsheft-Vorlagen als PDF/Word zum Download

✅ Vorteile:
✔️ Kostenlose und flexible Formate
✔️ Individuell anpassbar für verschiedene Berufe
✔️ Wochen- oder Tagesbericht wählbar

❌ Nachteile:

• Qualität und Struktur variieren stark
• Möglicherweise nicht immer 100% konform mit den Vorgaben der Kammern

💡 Empfehlung: Eine gute Wahl, wenn Sie mehr Freiheit bei der Gestaltung des Berichtshefts möchten und eine druckbare Lösung bevorzugen. Achten Sie darauf, eine Vorlage zu wählen, die den IHK-Vorgaben entspricht.

Digitales Berichtsheft – Die moderne Alternative

✅ Vorteile:
✔️ Zeitersparnis: Kein lästiges Einsammeln oder Blättern durch Papierstapel
✔️ Automatische Erinnerungen: Azubis vergessen keine Einträge mehr
✔️ Digitale Freigabe & Kontrolle: Ausbilder:innen können Berichte einfach prüfen
✔️ Nachhaltig & sicher: Keine verlorenen oder zerknitterten Seiten

❌ Nachteile:

• Erfordert eine digitale Lösung und Internetzugang
• Anfangs Umstellung für Betriebe mit Papier-Berichtsheften

💡 Empfehlung: Ideal für Unternehmen, die ihre Ausbildungsdokumentation effizienter, nachhaltiger und stressfreier gestalten wollen. Besonders empfehlenswert für größere Ausbildungsbetriebe oder Unternehmen mit mehreren Azubis.

Der digitale Ausbildungsnachweis: Warum ist er die bessere Alternative?

Am Ende leben wir in 2025, und es gibt Möglichkeiten, dem zukünftigen Papier-Chaos durch all die Berichtshefte zu entgehen. Viele alteingesessene Ausbildungsbetriebe scheuen sich noch davor.

„Das haben wir immer so gemacht, das bleibt so“ ist hier leider meist die Devise, die nur fast unumstößlich scheint.

Dabei bleibt aber so viel an Klarheit für all die Ausbildungsverantwortlichen auf der Strecke, die sich noch solch veralteter Denkweise hingeben müssen.

Denn die Vorteile sind ziemlich offensichtlich:

1. Ihre Azubis gehören zu einem Großteil der berüchtigten Gen Z an, die mögen digital.
2. Sie haben alles immer übersichtlich zur Hand.
3. Sie haben noch mehr Klarheit über die Leistung und Wohlbefinden ihrer Azubis.

Kriterium	Berichtsheft (Papier)	Berichtsheft (Digital)
Zugänglichkeit	Nur auf Papier, kann verloren gehen	Jederzeit und überall abrufbar, keine Verluste
Zeitaufwand	Manuelles Schreiben, Einsammeln & Archivieren kosten Zeit	Automatische Erinnerungen & strukturierte Ablage
Kontrolle & Unterschrift	weitergereicht und abgezeichnet werden	Digitale Freigabe per Klick, schneller & effizienter
Sicherheit & Archivierung	Risiko von Verlust oder Beschädigung	Cloud-Speicherung mit Backups

FAQ: Häufige Fragen zum Thema Berichtsheft

Wie oft muss das Berichtsheft eigentlich kontrolliert werden?

Mike: Aus meiner Erfahrung mit hunderten Ausbildungsbetrieben rate ich zu einem wöchentlichen Rhythmus. Warum? Ganz einfach: Wer häufiger kontrolliert, hat weniger Stress. In der Praxis sehe ich leider oft, dass Berichtshefte erst kurz vor der Prüfung durchgesehen werden – und dann wird’s hektisch.

Mein Tipp: Legen Sie einen festen Termin fest, zum Beispiel Freitag vor Feierabend. Mit einem digitalen System bekommen Sie automatisch eine Erinnerung, wenn neue Einträge zur Kontrolle bereitstehen.

Was passiert, wenn das Berichtsheft unvollständig ist?

Mike: Das ist eine Frage, die mir ehrlich gesagt zu oft gestellt wird. Im schlimmsten Fall verweigert die Kammer die Zulassung zur Abschlussprüfung. Ich habe das in meiner Karriere mehrfach erlebt – und glauben Sie mir, das sind keine angenehmen Gespräche mit den Azubis.

Was viele nicht wissen: Ein unvollständiges Berichtsheft kann auch rechtliche Konsequenzen haben. Bei Streitigkeiten dient es als wichtiges Dokument, um den Ausbildungsverlauf nachzuweisen.

Digitales Berichtsheft – ist das überhaupt erlaubt?

Mike: Diese Frage höre ich fast täglich, und die Antwort ist ein klares: Ja! Alle Kammern akzeptieren mittlerweile digitale Berichtshefte. Die rechtliche Grundlage dafür wurde bereits 2017 geschaffen. Talent2Go ist natürlich IHK/HWK-konform – darauf lege ich persönlich größten Wert.

Meine Azubis schreiben das Berichtsheft immer erst auf den letzten Drücker. Was kann ich tun?

Mike (schmunzelt): Das kenne ich aus meiner eigenen Ausbilderzeit nur zu gut. Die Lösung liegt in der richtigen Motivation und den passenden Tools. Mit einem digitalen System können Azubis ihre Einträge direkt nach der Arbeit per Smartphone machen – das dauert keine 5 Minuten. Und Sie als Ausbilder:in sehen sofort, wer seine Einträge macht und wer nicht. Klingt gut?

Was ist, wenn meine Azubis mit einem digitalen Berichtsheft nicht klarkommen?

Mike (lacht): In meiner gesamten Karriere habe ich noch keinen Azubi erlebt, der mit einer digitalen Lösung nicht klarkam. Die größeren Bedenken haben meist die Ausbilder – aber nach spätestens einer Woche möchte niemand mehr zurück zum Papier.

Welche Berichtsheft-Vorlagen können Sie empfehlen?

Mike: Nach über 10 Jahren in der Ausbildung kann ich Ihnen sagen: Die „perfekte“ Vorlage gibt es nicht – aber die perfekte Lösung für Ihre Situation schon.

Klar, Sie können die Standard-Vorlagen der Kammern nehmen. Die sind kostenlos und erfüllen die Mindestanforderungen. 

Aber mal ehrlich: Die sind etwa so modern wie ein Faxgerät. 

In der Praxis würde ich Ihnen ganz ehrlich empfehlen auf eine digitale Variante zu wechseln und Standard Vorlagen, Standard Vorlagen sein lassen.