Das neue Ausbildungsjahr steht vor der Tür. Im August und September starten in ganz Deutschland wieder viele junge Menschen in die Ausbildung. Laut aktuellen Statistiken beginnen in Deutschland jedes Jahr rund 500.000 junge Menschen eine Ausbildung.
Die ersten Wochen sind dabei besonders entscheidend: Für die neuen Azubis, aber auch für ihre Unternehmen. Denn hier geht es darum, den Grundstein für eine gute Zukunft zu legen. Eine gute Einarbeitung kann die Bindung an das Unternehmen stärken, die Zufriedenheit erhöhen und die Abbruchquote senken. Unternehmen, die ihre Auszubildenden von Anfang an optimal unterstützen, profitieren von motivierten und engagierten Mitarbeitern. Im Zeitalter des Fachkräftemangels ist ein gutes Onboarding enorm viel wert!
Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Aspekte eines erfolgreichen Onboardings für Auszubildende. Von der Vorbereitung und Planung der Ausbildung über den Start in den ersten Tagen bis hin zu bewährten Praktiken und kreativen Ideen – wir geben Ihnen praktische Tipps und Handlungsempfehlungen, wie Sie in den ersten Wochen punkten können. Erfahren Sie, wie Sie Ihre neuen Azubis optimal begrüßen, unterstützen und langfristig in Ihr Unternehmen integrieren.
Vor der Ausbildung: Das steckt hinter “Pre-Boarding”
Den Begriff “Onboarding” haben die meisten schon einmal gehört: Gemeint ist hier alles, was in den ersten Tagen und Wochen passiert, in denen neue Mitarbeitende im Unternehmen begrüßt werden. Weniger bekannt ist der Begriff “Pre-Boarding” (auch “Preboarding”), dabei ist er mindestens genauso wichtig.
Pre-Boarding bezeichnet die Phase zwischen der Unterzeichnung des Ausbildungsvertrags und dem ersten offiziellen Arbeitstag eines Auszubildenden. Dieser Zeitraum bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre neuen Mitarbeiter schon vor dem eigentlichen Start in die Unternehmenskultur zu integrieren und ihnen wichtige Informationen zu vermitteln. Ein gut durchdachtes Pre-Boarding kann die Vorfreude der Auszubildenden steigern, Ängste und Unsicherheiten abbauen und den Einstieg erheblich erleichtern.
Ein gutes Pre-Boarding ist natürlich bei allen neuen Mitarbeitenden wichtig, aber gerade bei Azubis wirklich von zentraler Bedeutung. Hier ist es nämlich häufig so, dass Ausbildungsverträge schon bis zu ein Jahr vor dem eigentlichen Ausbildungsstart unterschrieben werden. In diesem Jahr passiert gerade im Leben junger Menschen viel und so kann es sein, dass sie sich die Sache mit dem Ausbildungsstart möglicherweise in ihrem letzten Schuljahr doch noch einmal anders überlegen – und in eine andere Ausbildung wechseln, sich auf Studienplätze bewerben oder doch erstmal ein Jahr reisen wollen.
Für Unternehmen ist es daher essentiell, sich bereits vor dem ersten Arbeitstag Gedanken über den Einstieg neuer Auszubildender zu machen. Durch frühzeitige Kommunikation und gezielte Maßnahmen können sich die Azubis besser vorbereitet fühlen, was wiederum die Motivation und Bindung an das Unternehmen erhöht. Ein positives Pre-Boarding-Erlebnis schafft Vertrauen und stärkt das Gefühl der Zugehörigkeit von Anfang an.
Drei Ideen für ein erfolgreiches Pre-Boarding
- Willkommensschreiben oder -paket: Senden Sie den neuen Auszubildenden ein persönliches Willkommensschreiben oder ein kleines Willkommenspaket mit nützlichen Informationen, Unternehmensmerchandise und vielleicht sogar ein paar süßen Überraschungen. Dies zeigt, dass Sie sich auf sie freuen und wertschätzen.
- Virtuelle Treffen mit dem Team: Biwten Sie zeitnah zum Ausbildungsstart virtuelle Treffen an, bei denen die neuen Azubis ihr zukünftiges Team kennenlernen können. Dies schafft erste Kontakte und erleichtert den Einstieg. Ein lockeres Kennenlernen kann helfen, die Nervosität zu mindern. Vielleicht haben Sie ja sogar ein Sommerfest o.ä., zu dem Sie die neuen Azubis schon vorab einladen können?
- Mentoring: Wenn Ihre Kapazitäten es hergeben, können Sie jedem neuen Auszubildenden bereits vorab eine:n Mentor:in zuweisen. Diese:r sollte bereits im Vorfeld Kontakt aufnehmen und sich als Unterstützung anbieten. Diese Rolle muss nicht zwingend die Ausbildungsleitung oder jemand aus dem HR-Team übernehmen – es eignen sich alle Teammitglieder, die Zeit und Lust haben, die neuen Azubis bei ihrem Start zu begleiten.
Sollten Sie jetzt das Gefühl haben, dass das alles ganz schön viel Aufwand sein kann, dann möchten wir Sie an dieser Stelle beruhigen. Es geht nicht darum, gleich alle Ideen umzusetzen und mit großem Personalaufwand an das Thema zu gehen. Viel eher möchten wir hier dafür sensibilisieren, dass eine gute Ausbildungsbegleitung nicht erst mit dem ersten Ausbildungstag beginnt bzw. beginnen muss. Weitere Ideen dazu, wie das Pre-Boarding gelingen kann, gibt’s beim Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA).
Testen Sie im kleinen Rahmen erste Ideen und schauen Sie dann, was gut funktioniert hat, was ggf. noch fehlt und was man verbessern kann. Fragen Sie dafür ganz offen bei Ihren neuen Azubis nach, wie sie das Pre-Boarding empfunden haben und nutzen Sie die neuen Erkenntnisse dann direkt für den nächsten Azubi-Jahrgang.
Start der Ausbildung: Die ersten Tage und Wochen
Der tatsächliche Start der Ausbildung ist dann die nächste entscheidende Phase, in der die Weichen für die zukünftige Zusammenarbeit und Entwicklung der Auszubildenden gestellt werden. Eine gut strukturierte und sorgfältig geplante Einarbeitung kann den Azubis helfen, sich schnell zurechtzufinden und motiviert in ihre neuen Aufgaben einzusteigen. Hier sind einige wesentliche Schritte, die in den ersten Tagen und Wochen beachtet werden sollten.
Der erste Tag
Der erste Tag eines neuen Azubis ist oft mit Nervosität und Unsicherheit verbunden. Eine herzliche Begrüßung und eine gut durchdachte Einführung können helfen, diese Unsicherheiten zu mindern.
Begrüßung und Einführung durch das Team: Es ist vermutlich das Allerwichtigste, dass die Azubis das Gefühl haben, willkommen zu sein. Eine kurze Vorstellungsrunde, in der sich Kollegen und Vorgesetzte vorstellen, hilft, erste Kontakte zu knüpfen. Wenn möglich, holen Sie auch alle anderen Auszubildende höherer Jahrgänge mit dazu – so können sich die Azubis auch gleich untereinander austauschen und kennenlernen.
Rundgang durch das Unternehmen: Ein Rundgang durch die Räumlichkeiten des Unternehmens gibt den neuen Azubis einen Überblick über ihre neue Arbeitsumgebung. Hierbei sollten nicht nur die Arbeitsbereiche, sondern auch Räume wie die Kantine oder Pausenräume gezeigt werden. Besonders aufmerksam ist es, wenn der neue Arbeitsbereich der Azubis ansprechend vorbereitet ist (z.B. mit kleinen Willkommensgeschenken auf dem Schreibtisch oder Firmenartikeln an der Werkbank).
Vorstellung der Mentor:innen oder Ansprechpartner:innen: Mentor:innen oder Ansprechpartner:innen, die dem Azubi bei Fragen zur Seite stehen, sind von unschätzbarem Wert. Sie können gerade in den ersten Wochen als Vertrauenspersonen fungieren und dabei helfen, dass man sich schnell und gut zurechtfindet.
Erste Aufgaben und Projekte
Neben der allgemeinen Orientierung und dem Kennenlernen des neuen Teams geht es in den ersten Tagen auch darum, in die ersten Aufgaben und Projekte einzusteigen. Diese ersten Aufgaben, die ein Azubi übernimmt, sollten gut durchdacht und sinnvoll sein, um einen guten Einstieg zu ermöglichen. Hier geht es häufig um ein gutes Fingerspitzengefühl der Ausbilder:innen, um das richtige Maß zwischen Unter- und Überforderung zu finden.
Aus unserer Erfahrung sind vor allem die folgenden Punkte beim Onboarding wichtig:
Zuweisung einfacher, aber bedeutungsvoller Aufgaben: Es ist ratsam, mit einfacheren Aufgaben zu beginnen, die dennoch relevant und sinnvoll sind. Dies gibt dem Azubi das Gefühl, von Anfang an einen wertvollen Beitrag zu leisten, ohne ihn gleich unter Druck zu setzen. Fragen Sie hier gern bei älteren Azubijahrgängen nach, was sie in den ersten Tagen und Wochen sinnvoll fanden und was sie empfehlen würden.
Einführung in die Abteilung und die täglichen Abläufe: Ein Überblick über die Abläufe in der Abteilung und die täglichen Aufgaben hilft, ein Verständnis für die Arbeitsprozesse zu entwickeln. Hierbei sollten auch die wichtigsten Ansprechpartner:innen und deren Aufgaben vorgestellt werden. Dieser Schritt ist in der Regel nicht nur in den ersten Tagen relevant, sondern immer wieder, wenn Azubis während ihrer Ausbildungszeit durch verschiedene Abteilungen, Teams und ggf. sogar Standorte rotieren.
Möglichkeit für Fragen und Feedback: Regelmäßige Gelegenheiten für Fragen und Feedback sind ein entscheidender Schlüssel, um Unsicherheiten zu klären und Missverständnisse zu vermeiden. Offene Kommunikationswege tragen dazu bei, dass sich die Azubis von Anfang an wohl und unterstützt fühlen.
Soziales Einbinden
Ein gutes Arbeitsklima und ein starkes Teamgefühl sind wesentliche Faktoren für die Zufriedenheit und Motivation im Team. Für viele Azubis ist die Arbeitswelt komplett neu und nur schwer mit der Schulzeit zu vergleichen. Routinierte Treffen mit Freund:innen fallen weg, man sieht sich auf einmal nicht mehr täglich und nach Feierabend sind viele in der ersten Zeit erstmal ko. Daher ist es umso wichtiger, neben allen fachlichen Themen auch die soziale Interaktion im Unternehmen in den Vordergrund zu rücken. Dabei geht es nicht (primär) darum, dass alle Azubis gleich neue Freund:innen im Team finden, sondern vielmehr darum, dass sie das Gefühl haben Teil eines großen Ganzen zu sein.
So kann das Ganze aussehen:
Organisation eines Team-Lunches oder einer Begrüßungsveranstaltung: Gemeinsame Mittagessen oder Begrüßungsveranstaltungen fördern das Kennenlernen und den Austausch zwischen den Mitarbeiter:innen und den neuen Azubis. Solche informellen Treffen tragen dazu bei, Hemmschwellen abzubauen und das Zugehörigkeitsgefühl zu stärken. Außerdem bieten diese Treffen die Möglichkeit, sich bewusst über Team- und Funktionsgrenzen hinweg auszutauschen. Davon können nicht nur die Azubis profitieren.
Förderung von Interaktionen mit Kolleg:innen: Regelmäßige Treffen und der Austausch mit Kolleg:innen helfen den neuen Auszubildenden, sich schneller zu integrieren und ein Netzwerk aufzubauen. Teamarbeiten und gemeinsame Projekte können diesen Prozess unterstützen und können gerade zu Beginn der Ausbildung auch gern so interdisziplinär wie möglich angelegt sein.
Azubi-Netzwerke: Viele Fragen, die sich Ihre neuen Azubis zum Ausbildungsstart stellen, haben sich ihre Vorgängergenerationen auch gestellt. Hier kann es helfen, wenn sie sich bewusst überlegen, wie sie die Azubis untereinander vernetzen können – über Ausbildungsbereiche und -jahrgänge hinweg. Sollte es noch kein selbstorganisiertes Azubi-Netzwerk in Ihrem Betrieb geben, dann sprechen Sie gern mit Auszubildendenvertretung:innen o.ä. dazu und zeigen Sie, dass Sie so etwas sehr gern unterstützen.
Vorbereitung und Planung der Ausbildung: 10 wertvolle Tipps
Wenn die ersten Tage und Wochen geschafft sind, sind Ihre neuen Azubis bestenfalls gut im Unternehmen, in ihren jeweiligen Teams und im groben Ausbildungsthema angekommen. Im weiteren Verlauf der Ausbildung geht es nun darum, diese fachliche und persönliche Entwicklung weiter zu begleiten. Eine gründliche Vorbereitung und Planung der Ausbildung ist für den Erfolg und die Zufriedenheit der Azubis sehr wichtig, daher gibt’s hier unsere zehn Tipps für eine gelungene Ausbildung:
- Erstellung eines detaillierten Ausbildungsplans: Ein detaillierter Ausbildungsplan bildet das Fundament einer erfolgreichen Ausbildung. Der Ausbildungsplan sollte klare Ziele und Inhalte festlegen, die im Laufe der Ausbildungszeit vermittelt werden. Dieser Plan sollte immer wieder individuell auf die Bedürfnisse und Fähigkeiten des Auszubildenden abgestimmt sein, um eine bestmögliche Entwicklung zu gewährleisten. Wie genau das aussehen kann, haben wir uns hier im Blog bereits angeschaut.
- Integration von Schulungen und Weiterbildungen: Neben den praktischen Aufgaben im Arbeitsalltag sollten auch regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen eingeplant werden. Diese können sowohl interne als auch externe Seminare umfassen, die das Fachwissen und die sozialen Kompetenzen der Azubis erweitern. Wenn Ihre Ressourcen es erlauben, fragen Sie gern auch direkt bei Ihren Azubis, in welchen “ausbildungsnahen” Bereichen Sie sich gern weiterbilden würden. Warum “lebenslanges Lernen” schon in der Ausbildung ein Pflichtthema sein sollte, haben wir für Sie hier schon einmal zusammengetragen.
- Regelmäßige Meilensteine und Leistungsüberprüfungen: Um den Fortschritt der Auszubildenden kontinuierlich zu verfolgen, sollten regelmäßige Meilensteine und Leistungsüberprüfungen im Ausbildungsplan integriert werden. Diese bieten die Möglichkeit, den Lernfortschritt zu bewerten und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Kennen Sie schon unseren Artikel zu Entwicklungsgesprächen in der Ausbildung?
- Regelmäßige Check-ins und Feedbackgespräche: Durch regelmäßige Check-ins und Feedbackgespräche können Ausbilder den Azubis wertvolle Rückmeldungen geben und ihre Fortschritte besprechen. Diese Gespräche sollten in einer offenen und konstruktiven Atmosphäre stattfinden, um eine positive Lernumgebung zu schaffen.
- Anpassung des Ausbildungsplans bei Bedarf: Der Ausbildungsplan sollte flexibel genug sein, um bei Bedarf angepasst werden zu können. Wenn sich die Anforderungen ändern oder ein Auszubildender in bestimmten Bereichen zusätzliche Unterstützung benötigt, sollte der Plan entsprechend modifiziert werden.
- Unterstützung bei Herausforderungen und Problemen: Auszubildende werden während ihrer Ausbildungszeit unweigerlich auf Herausforderungen und Probleme stoßen. Eine proaktive Unterstützung durch Ausbilder und Mentoren kann helfen, diese Hürden zu überwinden und die Azubis zu ermutigen, kontinuierlich zu lernen und sich weiterzuentwickeln.
- Karriereplanung und Entwicklungsmöglichkeiten aufzeigen: Ein wichtiger Aspekt der Ausbildungsplanung ist die Karriereplanung. Unternehmen sollten den Azubis mögliche Entwicklungsmöglichkeiten und Karrierewege im Unternehmen aufzeigen. Dies motiviert die Auszubildenden und gibt ihnen eine klare Perspektive für ihre berufliche Zukunft. Was genau ein Chief Learning Officer damit zu tun hat, und was sich hinter dieser Rolle wirklich verbirgt, haben wir für Sie in folgendem Artikel aufgeschrieben.
- Förderung der Eigenverantwortung und Selbstständigkeit: Ein wesentlicher Bestandteil der Ausbildung sollte die Förderung der Eigenverantwortung und Selbstständigkeit sein. Indem Auszubildende schrittweise mehr Verantwortung übernehmen, entwickeln sie die notwendigen Fähigkeiten und das Selbstvertrauen, um eigenständig zu arbeiten und Entscheidungen zu treffen.
- Vorbereitung auf zukünftige Aufgaben und Rollen: Die Ausbildung sollte die Azubis auch auf zukünftige Aufgaben und Rollen im Unternehmen vorbereiten. Dies kann durch die Übernahme von Projekten, die Teilnahme an bereichsübergreifenden Aufgaben und die Vermittlung von Führungsqualitäten erfolgen.
Unser letzter Tipp steht bewusst außerhalb der Aufzählung, denn darauf wollen wir nochmal etwas näher eingehen: Best Practices sammeln.
Wenn es um ein durchdachtes Pre-Boarding, ein gutes Onboarding und eine sinnvolle Ausbildungsplanung geht, müssen Sie das Rad in aller Regel nicht neu erfinden. Viele Unternehmen stellen sich ähnliche Fragen, und viele Azubis haben ähnliche Vorstellungen und Hoffnungen.
Unser letzter Tipp ist daher: Reden Sie miteinander!
Reden Sie mit Ihren Azubis darüber, was für sie wichtig ist, was sie sich wünschen, was sie anders und was genau so erwartet hatten und was sie beim nächsten Mal anders machen würden.
Reden Sie mit Ihren Teams darüber, wie die neuen Azubis aufgenommen wurden, wie man eine gute Teamdynamik schafft, welche Teamaktivitäten besonders gut funktioniert haben und was vielleicht auch keine so gute Idee war.
Und gehen Sie auch in den Austausch mit anderen Unternehmen, tauschen Sie sich mit anderen HRler:innen aus, sprechen Sie auf Messen mit anderen Ausbildungsleiter:innen und knüpfen Sie über lokale Netzwerke, die IHK, Ausbildungsveranstaltungen oder Weiterbildungen neue Kontakte. So merken Sie bestenfalls schnell, dass sich Ihre Mitstreiter:innen in anderen Unternehmen ähnliche Fragen stellen, und vielleicht sogar schon gute Antworten gefunden haben.
Melden Sie sich gern jederzeit bei uns für diesen Austausch und wir schauen gemeinsam, wie Sie Ihr Onboarding mit Talent2Go gestalten können. Hier können Sie unverbindlich einen Termin mit uns vereinbaren. Wir freuen uns auf das Kennenlernen!
